Thiết lập dịch vụ khách hàng cho cửa hàng Dropshipping của bạn

Bạn đang xử lý dịch vụ khách hàng tốt như thế nào cho cửa hàng dropshipping? Đây là một câu hỏi mà bạn nên thường xuyên tự hỏi mình, vì nó có thể gây ra hoặc phá vỡ công việc kinh doanh của bạn.

Người tiêu dùng thường sẵn sàng trả nhiều tiền hơn cho các sản phẩm và dịch vụ của một thương hiệu được biết đến là mang lại trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt. Nói cách khác, nếu khách hàng của bạn hài lòng với dịch vụ mà họ đang nhận được, thì họ có nhiều khả năng sẽ gắn bó hơn — và thậm chí còn chi nhiều tiền hơn.

Vì vậy, rõ ràng rằng dịch vụ khách hàng là quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào — nhưng nó đặc biệt quan trọng để điều hành kinh doanh trực tuyến thành công. Vì bạn không tự mình xử lý hoặc vận chuyển sản phẩm, khách hàng thường sẽ có câu hỏi hoặc vấn đề cần được giải quyết. Và nếu họ không nhận được sự trợ giúp cần thiết, họ sẽ đưa công việc kinh doanh của mình đi nơi khác.

Mặc dù ban đầu có vẻ khó khăn, nhưng có một số bước đơn giản bạn có thể thực hiện để thiết lập dịch vụ khách hàng cho cửa hàng dropshipping của mình sẽ giúp khách hàng của bạn hài lòng.

8 bước để thiết lập dịch vụ khách hàng cho cửa hàng Dropshipping của bạn

1. Thiết lập một địa chỉ email dịch vụ khách hàng chuyên dụng

Đảm bảo khách hàng của bạn có một địa chỉ email cụ thể mà họ có thể sử dụng để liên hệ với bạn khi có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu dịch vụ của khách hàng đều được chuyển đến đúng nơi và giúp tạo ra sự tách biệt giữa dịch vụ khách hàng và các khía cạnh khác của doanh nghiệp của bạn.

Một số mẹo để thiết lập địa chỉ email dịch vụ khách hàng của bạn:

• Sử dụng địa chỉ email có vẻ chuyên nghiệp, chẳng hạn như [email được bảo vệ] or [email được bảo vệ].
• Tránh sử dụng các địa chỉ email chung chung, chẳng hạn như Gmail hoặc Yahoo, vì điều này có thể khiến bạn tỏ ra thiếu chuyên nghiệp và khách hàng của bạn có thể không coi trọng bạn.
• Đảm bảo địa chỉ email dễ nhớ và dễ nhập để khách hàng của bạn sẽ không gặp khó khăn khi tìm kiếm.

2. Sử dụng hệ thống CRM để quản lý các thắc mắc của khách hàng

A Hệ thống CRM có thể là một công cụ có giá trị để quản lý các yêu cầu dịch vụ khách hàng. Nó sẽ giúp bạn theo dõi tất cả các cuộc trò chuyện và đảm bảo rằng mỗi yêu cầu đều được giải quyết kịp thời.

Giả sử bạn đang bán sản phẩm trên nhiều nền tảng, chẳng hạn như Amazon và Shopify. Cũng giống như bạn sử dụng Tích hợp hệ thống ERP của Shopify để quản lý khoảng không quảng cáo của bạn, một Hệ thống CRM có thể được sử dụng để quản lý các yêu cầu dịch vụ khách hàng từ tất cả các kênh ở một nơi. Bằng cách này, bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất dấu bất kỳ cuộc trò chuyện nào hoặc quên theo dõi khách hàng.

3. Trả lời các thắc mắc của khách hàng kịp thời

Đừng để khách hàng chờ đợi hơn một vài giờ để nhận được phản hồi cho yêu cầu của họ. Nếu bạn không thể trả lời nhanh chóng, hãy cho họ biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi. Với suy nghĩ này, hãy cân nhắc việc sử dụng một chatbot để trả lời các câu hỏi cơ bản về dịch vụ khách hàng ngoài giờ làm việc bình thường.

Giả sử bạn là một công ty dropshipping đang bán hàng hệ thống điện thoại dựa trên đám mây. Chatbot có thể trả lời các câu hỏi phổ biến mà khách hàng có thể có, chẳng hạn như “Các tính năng của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây của bạn là gì?” hoặc “Cái gì là ưu và nhược điểm của hệ thống điện thoại dựa trên đám mây?". 

Điều này sẽ giải phóng nhóm dịch vụ khách hàng của bạn để giải quyết các vấn đề phức tạp hơn và giúp đảm bảo rằng tất cả các thắc mắc của khách hàng được giải quyết kịp thời.

4. Lịch sự và chuyên nghiệp trong mọi giao tiếp

Hãy nhớ rằng, cách bạn giao tiếp với khách hàng phản ánh tổng thể thương hiệu của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là phải luôn lịch sự và chuyên nghiệp khi trả lời các yêu cầu của khách hàng.

Một số mẹo khi trả lời các câu hỏi của khách hàng:

• Hãy rõ ràng và ngắn gọn trong câu trả lời của bạn.
• Sử dụng ngôn ngữ tích cực. Điều này rất quan trọng, bất kể khách hàng có không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ hay không.
• Tránh sử dụng tiếng lóng hoặc biệt ngữ mà khách hàng có thể không hiểu.

5. Dành thời gian để hiểu vấn đề của khách hàng

Trước khi trả lời câu hỏi của khách hàng, hãy dành thời gian để hiểu đầy đủ vấn đề đang gặp phải. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra câu trả lời chính xác và hữu ích. Một số câu hỏi tuyệt vời cần đặt ra khi cố gắng hiểu vấn đề của khách hàng là:

• Vấn đề là gì?
• Vấn đề bắt đầu từ khi nào?
• Bạn đã thực hiện những bước nào?
• Kết quả mong muốn của bạn là gì?

6. Đưa ra giải pháp công bằng cho cả hai bên

Khi soạn thảo câu trả lời cho câu hỏi của khách hàng, hãy đảm bảo đưa ra giải pháp công bằng cho cả hai bên. Ví dụ: nếu khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm của bạn, bạn có thể đề nghị gửi sản phẩm thay thế hoặc hoàn lại tiền. 

Tuy nhiên, nếu khách hàng không hài lòng với màu sắc của sản phẩm mà họ nhận được, bạn có thể không hoàn lại tiền nhưng có thể đề nghị gửi một màu khác.

Hãy nhớ rằng, mục tiêu là đi đến một giải pháp công bằng cho cả hai bên và khiến khách hàng cảm thấy hài lòng. Sau đó, họ sẽ có nhiều khả năng hợp tác kinh doanh lại với bạn trong tương lai và thậm chí để lại dấu hiệu tích cực đánh giá trên danh sách của bạn.

7. Liên hệ với khách hàng sau khi vấn đề đã được giải quyết

Khi bạn đã giúp giải quyết thắc mắc của khách hàng, hãy nhớ liên hệ với họ sau đó để đảm bảo rằng họ hài lòng với cách giải quyết. Điều này có thể giúp tăng cường lòng trung thành của khách hàng.

Giả sử bạn bán nước hoa và bạn đã thay đổi nước hoa dropshipping nhà cung cấp sau rất nhiều phản hồi không tốt của khách hàng. Bạn muốn liên hệ với từng khách hàng đã có trải nghiệm tồi tệ và xin lỗi vì sự bất tiện này. 

Bạn cũng có thể muốn giảm giá cho họ trong lần mua hàng tiếp theo. Điều này sẽ cho khách hàng của bạn thấy rằng bạn cam kết cung cấp cho họ trải nghiệm tuyệt vời và sẽ cố gắng hết sức để mọi thứ trở nên đúng đắn.

8. Sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi các nhiệm vụ dịch vụ khách hàng

Một công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như Bitrix24, có thể là tài sản quý giá để quản lý các nhiệm vụ dịch vụ khách hàng. MỘT công cụ quản lý dự án cho phép bạn tạo danh sách nhiệm vụ, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt ngày đến hạn và theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu dịch vụ khách hàng được giải quyết một cách kịp thời và hiệu quả. Ngoài ra, tích hợp phần mềm trung tâm liên lạc với công cụ quản lý dự án của bạn có thể hợp lý hóa các hoạt động dịch vụ khách hàng của bạn bằng cách cung cấp các tính năng như định tuyến cuộc gọi, hệ thống bán vé và lịch sử tương tác với khách hàng trong một nền tảng tập trung.

Một số các lựa chọn thay thế cho Bitrix24 để quản lý dự án bao gồm Asana, Trello và Basecamp.

Cách đọc được đề nghị: Đại lý Dropshipping tốt nhất tại Trung Quốc

Cách đọc được đề nghị: Làm thế nào để bắt đầu kinh doanh Dropshipping 1688?

Lời cuối

Vì vậy, bạn có nó. Đây là một số bước giúp bạn thiết lập dịch vụ khách hàng cho cửa hàng dropshipping của mình. Thực hiện theo các mẹo mà chúng tôi đã nêu ở đây để giúp đảm bảo rằng khách hàng của bạn luôn hài lòng với dịch vụ mà họ nhận được. Những khách hàng hạnh phúc có nhiều khả năng ở lại hơn — và thậm chí chi nhiều tiền hơn.

Chúc may mắn và dropshipping vui vẻ!

Tác giả Bio

Jenna Bunnell - Quản lý cấp cao, Tiếp thị nội dung, Bàn phím số

Jenna Bunnell là Giám đốc cấp cao về Tiếp thị Nội dung tại Dialpad, một hệ thống truyền thông hợp nhất được lưu trữ trên đám mây được kết hợp với AI cung cấp cho các chủ doanh nghiệp và đại diện bán hàng các chi tiết cuộc gọi hữu ích bằng cách sử dụng Hệ thống điện thoại VoIP. Cô ấy được thúc đẩy và đam mê truyền đạt sự nhạy cảm trong thiết kế của một thương hiệu và hình dung cách trình bày nội dung theo những cách sáng tạo và toàn diện. Jenna cũng đã viết cho các miền khác như Tại chỗ trên và LênThành Phố. Kiểm tra cô ấy LinkedIn Hồ sơ.