Một trong những khía cạnh ít được thừa nhận nhất của dòng chảy kinh doanh ngày nay nhưng một trong những phần quan trọng nhất là hậu cần, đặc biệt là kho bãi. Các nhà kho lưu trữ một lượng hàng tồn kho thực tế của các sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp để bán hoặc phân phối trong tương lai. Các ngành cần các mặt hàng số lượng lớn sử dụng những thứ này để đặt lịch, sắp xếp và giao hàng sau đó.

Vì hôm nay nặng nề chuỗi cung ứng và nhu cầu kinh doanh, kho bãi đã mở rộng đáng kể trong nhiều thập kỷ. Việc cho phép lưu trữ các đơn đặt hàng số lượng lớn một cách an toàn trong các kho này giúp giao dịch kinh doanh hiệu quả hơn và đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh hơn.

Ba khía cạnh trong quản lý kho hàng

Quản lý một nhà kho có thể là một thách thức, như bạn cần một kế hoạch đòi hỏi kỹ năng thích hợp, lực lượng lao động, chấp nhận rủi ro, đổi mới liên tục và giữ các kết nối phù hợp. Để một nhà kho hoạt động chính xác cũng như tăng năng suất và hiệu quả, bạn cần quản lý ba khía cạnh quan trọng — quản lý, hệ thống và dịch vụ.

Thông thường, số lượng sản phẩm mà kho lưu giữ tùy thuộc vào loại sản phẩm và thời điểm trong năm. Nhiều doanh nghiệp có lượng đặt hàng cao trong những ngày lễ cao điểm. Các nhà kho đảm bảo lượng hàng tồn kho thích hợp và chuẩn bị sẵn sàng cho những trường hợp này để tránh tình trạng lộn xộn và không có sản phẩm trên thị trường cũng như theo kịp nhu cầu.

Để cải thiện năng suất và hiệu quả của kho, bạn phải giải quyết các vấn đề hiện tại hoặc có thể xảy ra trong ba điểm quan trọng của quản lý kho. Điều đó nói rằng, đây là hướng dẫn chuyên sâu về ba khía cạnh bạn phải tập trung vào trong việc quản lý kho hàng của mình và một số mẹo để cải thiện những lĩnh vực này nhằm mang lại năng suất và hiệu quả kho hàng.

Quản lý kho

Một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý kho thành công là công nhân và hiệu quả của họ. Mặc dù công nghệ hiện đại hiện nay đã sẵn sàng để hỗ trợ trong môi trường làm việc này, nhưng con người vẫn là những người hiệu quả nhất trong việc thực hiện các nhiệm vụ này. Nhu cầu này là lý do tại sao quản lý và nhân viên họ quan trọng trong việc tăng năng suất và hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể áp dụng để quản lý kho hàng hiệu quả:

Có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và nhà phân phối bên thứ ba

Nếu không có các mặt hàng được cung cấp bởi các nhà cung cấp, ngành kinh doanh sẽ không cần nhà kho. Một hệ thống quản lý hợp lý phải giữ mối liên hệ thích hợp và tốt với các nhà cung cấp của mình để họ có thể cung cấp cho nhà kho một cách nhất quán với nhu cầu của nó. Đồng thời, đảm bảo rằng các nhà phân phối bên thứ ba là đáng tin cậy và thiết thực để đảm bảo dòng chảy của các mặt hàng theo nhu cầu của thị trường.

Đào tạo chéo lực lượng lao động thay vì chuyên môn hóa

Một số thách thức mà các quản trị viên kho gặp phải bao gồm hoàn thành nhiều nhiệm vụ và đạt đến hạn ngạch năng suất hàng ngày. Các nhiệm vụ khác nhau cần lực lượng lao động hoàn thành mỗi ngày và đầu vào công việc của mọi người là bắt buộc để đạt được hạn ngạch năng suất. Rất có thể công nhân của bạn cần một ngày nghỉ hoặc nghỉ phép là cần thiết. Tuy nhiên, điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất vì có ít lực lượng lao động hơn cho một nhiệm vụ cụ thể. Kịch bản này là lúc đào tạo chéo trở nên cần thiết.

Giả sử các công nhân hiểu biết về các chức năng khác nhau. Trong trường hợp đó, họ có thể tiếp quản trong trường hợp thiếu hụt lực lượng lao động và việc chuyển giao có thể xảy ra. Ngoài ra, đào tạo chéo làm tăng hiệu quả vì bạn sẽ có nhiều công nhân đa dạng hơn. Bạn không cần phải tìm người thay thế ngay lập tức nếu một nhân viên chuyên môn rời công việc, giúp bạn tiết kiệm tài nguyên thay vì thuê lại.

Đo hiệu suất của công nhân

Để tăng năng suất, bạn cần nhận biết nhân viên nào đang hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và làm việc hiệu quả. Ngoài ra, trong trường hợp xấu nhất, có thể cần phải chuyển nhượng hoặc loại bỏ những sản phẩm hoạt động kém hiệu quả, điều này có thể ảnh hưởng đến công suất và hiệu quả của nhà kho. Những công nhân này có thể tính toán tổn thất lợi nhuận và các hạng mục trong quá trình này. Sử dụng hệ thống đánh giá hiệu quả và công bằng. Ghi nhận những nhân viên có thành tích tốt nhất đồng thời giải quyết các vấn đề mà những nhân viên có thành tích kém có thể gặp phải. Sau đó, hãy sắp xếp hợp lý, chẳng hạn như triển khai một hệ thống có cấu trúc tốt về cách thực hiện. sắp xếp ca làm việc cho nhân viên bán lẻ, để mang lại lợi ích cho việc quản lý kho và người lao động.

Có ưu đãi cho người lao động

Người lao động cần phải đáp ứng một mức năng suất thích hợp nhất định cho công việc hàng ngày của họ. Cấp độ này rất cần thiết trong việc đảm bảo các nhiệm vụ họ được giao và nhiệm vụ bắt buộc phải hoàn thành trong khung thời gian được yêu cầu. Tuy nhiên, nếu nhà kho cần tăng năng suất, thì việc khuyến khích người lao động có thể là một ý kiến hay.

Ưu đãi tại những nơi làm việc, đặc biệt là những nơi có nhiều nhân viên, làm tăng đáng kể số lượng và chất lượng đầu vào của công việc. Khuyến khích những người quản lý để đáp ứng và vượt quá công việc cần thiết của họ là có lợi nhất trong các mùa lễ hoặc mùa có nhu cầu, nơi cần đầu vào công việc đáng kể hơn.

An toàn là ưu tiên hàng đầu

Do nơi làm việc lớn, có nhiều mặt hàng, máy móc và con người trong nhà kho nên thường xảy ra tai nạn và thương tích, và các nhà kho nên cân nhắc các biện pháp để tránh những điều này và giảm thiểu rủi ro. Việc tuân thủ các quy định của Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) tại địa phương là điều bắt buộc, và đảm bảo các biển báo được đặt ở toàn bộ. Việc kiểm tra và đánh giá thiết bị định kỳ cũng cần thiết, đặc biệt là đối với máy móc như xe nâng. Quan trọng nhất, đảm bảo rằng người lao động được đào tạo cụ thể và đầy đủ cho các nhiệm vụ của họ và có kiến thức thích hợp về những rủi ro và nguy hiểm có thể xảy ra tại nơi làm việc như nhà kho.

Cho phép phản hồi từ người lao động

Vì công nhân của nhà kho là những người thực hành nhiều nhất trong tất cả các quy trình và nhiệm vụ, hãy đảm bảo rằng đầu vào của họ được thừa nhận một cách thích hợp. Ban quản lý kho cần ghi nhận các ý kiến và nhận xét cũng như những ý kiến của họ có thể hữu ích trong việc quản lý nhà ở hiệu quả và năng suất hơn. Các công nhân là những người ở trên mặt đất với quy trình. Họ có thể cung cấp thông tin đầu vào một cách chi tiết mà người giám sát và quản lý thường không nhìn thấy, từ những điều chỉnh thiết bị nhỏ đến hệ thống quy mô lớn. Có một cuộc họp định kỳ hoặc một hộp thả xuống để nghe và đọc các đề xuất và khuyến nghị của họ, mà ban quản lý có thể thảo luận và có thể thực hiện nếu thấy có thể và hữu ích.

Hệ thống kho hàng

Một nhà kho nên có một kế hoạch có tổ chức về nơi phân loại từng mặt hàng và nơi chúng nên đi, cũng như các tính năng khác như khả năng tiếp cận và bảo mật. Vì việc quản lý các mặt hàng số lượng lớn và đảm bảo chúng đáp ứng nhu cầu của thị trường có thể rất khắt khe, một nhà kho cần phải có một hệ thống thích hợp. Một số mẹo bạn có thể áp dụng để mang lại hiệu quả cao hơn bao gồm:

Sử dụng các phương pháp ghi nhãn thích hợp

Tùy thuộc vào nguồn cung cấp mặt hàng, một nhà kho có thể chứa nhiều mặt hàng số lượng lớn với nhiều phạm vi khác nhau. Với điều này, việc nhận biết cái nào có thể rất khó nếu không có nhãn thích hợp. Do đó, bạn nên sử dụng hệ thống tuần tự, dễ đọc và dễ tìm các nhãn chứa các chữ cái và số nhất quán. Các nhãn này cũng phải bao gồm các khu vực, lối đi, giá, giá đỡ, đóng gói và trạm vận chuyển. Hệ thống này có thể tiết kiệm thời gian và tài nguyên, tăng hiệu quả và năng suất tổng thể.

Thực hiện Kiểm soát Hàng tồn kho Chọn lọc hoặc Phân tích ABC

Thực hiện phân tích ABC là điều cần thiết để biết và đo lường mục nào là quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Vì một nhà kho có thể chứa nhiều mặt hàng nên việc vận chuyển, sắp xếp và di chuyển những thứ này ngay bây giờ và sau đó có thể là một công việc tẻ nhạt nếu không có sự ưu tiên thích hợp.

Đối với loại A, các mặt hàng phải đắt nhất và cần độ chính xác trong việc kiểm soát và xử lý. Chúng thường có số lượng sản phẩm tối thiểu. Đối với loại B, những mặt hàng này có giá trị vừa phải và yêu cầu độ chính xác trung bình. Chúng có một khối lượng đáng kể hơn so với loại đầu tiên. Và được xếp vào các mặt hàng loại C có chi phí thấp và cần sự kiểm soát và độ chính xác tối thiểu. Đây thường là số lượng lớn nhất, chủ yếu là hàng loạt. Phân tích ABC cho phép lực lượng lao động và ban quản lý nhận ra việc nào cần ưu tiên và chăm sóc.

Đo lường và theo dõi tỷ lệ thiệt hại trong các hạng mục

Việc mua lại các mặt hàng bị hư hỏng là không thể tránh khỏi trong bất kỳ hoạt động nào, nhưng những điều này có thể khiến nhà kho bị tổn thương nhiều. Ban quản lý trước tiên phải giải quyết và xác định nguồn gốc của thiệt hại và phạm vi trách nhiệm của kho hàng. Nếu thiệt hại được biết là nằm ngoài phạm vi của nhà kho, hãy nộp các báo cáo cần thiết về sự cố này. Nếu nó nằm trong nhà kho, một tài khoản cũng cần thiết, cùng với các thông tin chi tiết về thiệt hại.

Cần phải kiểm tra các loại thiết bị, cách xử lý và hiệu suất của lực lượng lao động để tìm nơi phát sinh vấn đề và nguyên nhân của tỷ lệ thiệt hại. Bằng cách khắc phục những vấn đề này và theo dõi tỷ lệ hư hỏng trong kho, ban quản lý có thể đo lường chi phí có thể được khấu trừ hoặc bị phạt, giảm thiểu những phát sinh trong tương lai.

Tạo và duy trì một quy trình chuẩn

Thời gian là một yếu tố cần thiết mà các cơ sở kinh doanh kho bãi cần quan tâm, vì thời hạn cụ thể theo nhu cầu thị trường cần được đáp ứng phù hợp và có độ chính xác cao nhất có thể. Có một quy trình tiêu chuẩn hiệu quả và năng suất và duy trì quy trình này có thể tiết kiệm hiệu quả thời gian, chi phí và nguồn nhân lực cho việc lưu kho. Đảm bảo rằng mọi người đều được thông tin đầy đủ về quá trình này; nhiệm vụ cần số lượng đầu vào công việc thiết yếu và sự trôi chảy của các hoạt động trong kho.

Đảm bảo một hệ thống an toàn trong kho

Vì mục đích chính của nhà kho là đảm bảo các mặt hàng được an toàn, có tổ chức và luôn sẵn sàng để chuyển đi, nên nhà kho phải luôn triển khai một hệ thống an ninh thích hợp. Sau khi mọi thứ chuyển từ nhà cung cấp để nhập kho, chúng chịu trách nhiệm và an ninh của nhà kho. Bất kỳ thiệt hại hoặc mất mát nào khi các mặt hàng được lưu trữ sẽ được tính phí và thuộc về quản lý kho. Những lần xuất hiện này có thể gây ra thêm chi phí kho bãi, kém hiệu quả và năng suất, và thậm chí có thể dẫn đến mất mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.

Một cách để làm điều này là sử dụng một hệ thống an ninh con người, chẳng hạn như bảo vệ đóng quân trong nhà kho. Ban quản lý kho cũng có thể lắp đặt các thiết bị công nghệ như camera, khóa, cảm biến. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng các mặt hàng được an toàn và chắc chắn khỏi bất kỳ thiệt hại nào mà chúng có thể gặp phải khi ở trong nhà kho.

3. Dịch vụ kho bãi

Quan trọng nhất, mục đích của nhà kho là giữ cho các mặt hàng được an toàn và lưu trữ chúng đúng cách và hiệu quả để đáp ứng nhu cầu. Một nhà kho cũng cần đảm bảo rằng cả công ty và khách hàng đều hài lòng với sản phẩm. Để cung cấp dịch vụ hiệu quả và phù hợp theo yêu cầu từ nhà kho, hãy cân nhắc áp dụng các mẹo sau để cải thiện dịch vụ kho hàng, từ đó tăng năng suất và hiệu quả:

Nhận biết và tổ chức chuỗi cung ứng có nhận thức

Quá trình này có thể là một công việc tẻ nhạt nếu chỉ được thực hiện bởi công nhân. Do đó, sự phụ thuộc vào công nghệ là cần thiết. Chuỗi cung ứng nhận thức là quá trình phân tích để nhận biết hệ sinh thái thị trường, chẳng hạn như điểm bán hàng, tồn kho của các mặt hàng, quá trình làm việc và giao hàng đến, dự báo thời tiết, tâm lý xã hội và xu hướng thị trường hiện tại.

Bằng cách nhận thức về chuỗi cung ứng có nhận thức, nhà kho có thể nhận ra những mặt hàng nào cần ưu tiên và đảm bảo và biết những mặt hàng nào hiện đang có nhu cầu. Kiến thức này cho phép họ xác định cái nào cần sự kiểm soát và chỉ đạo thích hợp từ nhà cung cấp và nhà phân phối bên thứ ba.

Tối ưu hóa không gian trong nhà kho

Đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa hơn nữa việc tổ chức kho và sử dụng không gian, hãy khám phá Thiết bị lưu trữ bờ biển phía đôngNhững cải tiến mới nhất của hệ thống xử lý vật liệu có thể nâng cao hiệu quả một cách đáng kể. Họ cung cấp nhiều loại thiết bị mới và đã qua sử dụng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu năng động của các nhà kho hiện đại, nhằm hợp lý hóa hoạt động và cải thiện quy trình làm việc. Chìa khóa để lưu kho thành công là sử dụng hiệu quả không gian có sẵn mà không phải hy sinh sự an toàn hoặc cân nhắc việc mở rộng, điều này có thể tốn kém . Sử dụng nhiều không gian nhất có thể đồng thời ghi nhớ những hạn chế của giá đỡ và khu vực cần thiết trên lối đi để nhân viên và máy móc đi qua cũng như giúp mọi vật dụng đều có thể tiếp cận được.

Bạn có thể mở rộng giá đỡ theo phương thẳng đứng miễn là khối lượng vẫn ở mức an toàn. Ngoài ra, việc xếp những thứ liên quan lại với nhau sẽ hạn chế không gian mà chúng sử dụng và giúp bạn dễ dàng lấy và lấy chúng ra hơn. Bạn cũng có thể thêm các vị trí nửa pallet để đặt các mặt hàng nhỏ hơn, tiết kiệm thêm chỗ cho các mặt hàng quá khổ hơn. Hãy nhớ rằng tất cả những điều này vẫn phải tuân thủ đúng các nguyên tắc an toàn.

Triển khai hệ thống lối đi mới

Một nhà kho có thể chọn các hệ thống lối đi khác nhau, và nếu cách tiếp cận tốt nhất được chọn, nó có thể làm tăng đáng kể tỷ lệ năng suất trong quy trình. Bố trí hình chữ I cho các nhà kho có khối lượng lớn được biết đến là hiệu quả nhất. Nó cho phép dễ dàng truy cập vào mọi mục và tiết kiệm không gian thích hợp cho một quy trình làm việc tốt. Khu vực lưu trữ nằm ở trung tâm, với các khu vực xếp dỡ hàng hóa ở hai đầu được bố trí. Nhà kho hình chữ L cũng được sử dụng rộng rãi, với khu vực xếp dỡ hàng hóa ở hai đầu và kho chứa hàng ở giữa. Thiết kế hình chữ U hiệu quả cho bất kỳ nhà kho nào, vì khu vực xếp dỡ hàng hóa tiếp theo. Một khoảng trống ở giữa cung cấp quyền truy cập để lưu trữ ở phần sau. Cho dù thiết kế lối đi nào mà nhà kho thực hiện, hãy vạch ra nó một cách chính xác trước và đảm bảo rằng các phương pháp có thể hoạt động hiệu quả cho hệ thống của bạn.

Kết luận

Quản lý một nhà kho có thể là một nhiệm vụ lớn. Tuy nhiên, việc duy trì dòng chảy hiệu quả và năng suất là điều cần thiết để cho phép các công ty và doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng các mặt hàng và sản phẩm mà họ cung cấp.

Để giải quyết thỏa đáng các vấn đề và phát triển nhà kho, ban quản lý phải xem xét tất cả các khía cạnh của việc lưu kho. Các phương pháp này bao gồm chính quyền hoặc những người trực tiếp làm việc để đảm bảo hiệu quả của quy trình. Hệ thống cũng rất quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ hiệu quả và an toàn, cũng như dịch vụ hoặc mục đích của chính kho hàng, đó là quản lý và cung cấp các nhu cầu của thị trường bằng cách làm việc với các mặt hàng từ các công ty. Xem xét tất cả các yếu tố này có thể hỗ trợ làm cho một nhà kho tăng năng suất và hiệu quả.