Τι είναι ένα αίτημα για προσφορά (RFQ)

Στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά, τα είδη σχεδιάζονται, τιμολογούνται και δίνονται προσφορές για να διασφαλίζεται ότι έχουν το σωστό συνδυασμό χαρακτηριστικών για κάθε άτομο που τα αγοράζει. Οι ιστότοποι μπορεί να δίνουν πόσο θα κοστίσει η λύση τους, αλλά οι σοβαροί αγοραστές θα ζητούν πάντα μια προσφορά για να λάβουν πιο ακριβή αριθμό.

Τώρα αναρωτιέστε τι είναι το RFQ και αν είναι επωφελές για εσάς; Δουλεύοντας με εκατοντάδες σενάρια και πελάτες ως έμπειρους ειδικούς στις προμήθειες και με μια δεκαετία γνώσης στις προμήθειες, είμαστε σίγουροι για την ικανότητά μας να σας βοηθήσουμε να ανακαλύψετε την καλύτερη πηγή για οποιοδήποτε συγκεκριμένο προϊόν. 

Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να γράψετε ένα εξαιρετικό RFQ και να ολοκληρώσετε την πλήρη διαδικασία και τα κριτήρια αξιολόγησης με ελάχιστη προσπάθεια.

Τι είναι ένα αίτημα για προσφορά;

Το αίτημα για προσφορά (RFQ) είναι μια διαδικασία κατά την οποία μια εταιρεία ζητά από προμηθευτές και πωλητές να υποβάλουν προσφορές για συγκεκριμένα προϊόντα ή υπηρεσίες που θέλουν να αγοράσουν ή να πουλήσουν. Είναι συνήθως μια ερώτηση σχετικά με την τιμή αυτού που ξέρετε ότι θέλετε.

Ωστόσο, ένα αίτημα για προσφορά συνήθως περιλαμβάνει περισσότερα από την τιμή των πραγμάτων. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει συγκεκριμένες πληροφορίες για το έργο και τις ανάγκες του. Ως αποτέλεσμα, όταν κάποιος ζητά μια προσφορά, πρέπει να γνωρίζει τα πάντα για το προϊόν ή το έργο.

Για να λάβετε καλύτερη προσφορά από άλλες εταιρείες, πρέπει να δώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες σχετικές πληροφορίες. Ένας άλλος λόγος για να γίνουν σαφείς οι τιμές είναι ότι θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για νομικούς λόγους.

Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε το αίτημα για προσφορά (RFQ);

Εάν σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε ένα αίτημα για προσφορά (RFQ) για να αγοράσετε αγαθά ή υπηρεσίες, πρέπει να γνωρίζετε πότε αυτή η διαδικασία είναι κατάλληλη για εσάς. Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διαδικασία RFQ:

• Πρέπει να αγοράσετε αγαθά ή υπηρεσίες που είναι πολύπλοκα ή τεχνικά.
• Πρέπει να αγοράσετε αγαθά ή υπηρεσίες από ένα νέο προμηθευτής.
• Η ποσότητα των αγαθών ή των υπηρεσιών που χρειάζεστε είναι σημαντική.
• Έχετε χρόνο να κάνετε μια πιο λεπτομερή αξιολόγηση των προμηθευτών.

Όταν στέλνετε ένα RFQ, οι προμηθευτές θα σας πουν για τις τιμές τους και πόσο καλά μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες σας. Ως αποτέλεσμα αυτής της μεθόδου, μπορείτε να συγκρίνετε προμηθευτές και να επιλέξετε τον καλύτερο για την επιχείρησή σας. Καλύτερα να έχετε ένα προκατασκευασμένο πρότυπο για να τα στείλετε όλα. Δείτε ποιος απαντά γρήγορα. Σημαίνει ότι προτιμά να κάνει επιχειρήσεις νωρίτερα. Ωστόσο, περιμένετε 24 ώρες για να στείλετε ένα επόμενο μήνυμα. 

4 Τύποι RFQ

Υπάρχουν τέσσερις τύποι RFQ και η περίοδος προετοιμασίας της προσφοράς στη διαδικασία RFQ είναι κρίσιμη.

1. Ανοιχτή Προσφορά:

Μια ανοιχτή προσφορά είναι μια RFQ όπου όλα τα μέρη μπορούν να δουν τις απαντήσεις σε μια προσφορά. Οι προμήθειες ενδέχεται να κάνουν αλλαγές στις υποβληθείσες προσφορές τους. Η δημοσιοποίηση των τιμών μπορεί να ενθαρρύνει περισσότερο ανταγωνισμό μεταξύ των προμηθευτών. Σε αυτά τα σενάρια, λαμβάνετε πολλές προσφορές από τη χαμηλότερη έως την ΥΨΗΛΗ. Ρωτήστε για την ποιότητά τους επιλέγοντας προσφορές σε χαμηλή τιμή. 

Το RFQ μπορεί να διατεθεί σε όλους τους πιθανούς πλειοδότες. Καλύτερα να διαφημίσετε την προσφορά στον ιστότοπό σας καθώς πολλοί προμηθευτές θα την ανακαλύψουν. Ωστόσο, ανακοινώνετε επίσης τις προσφορές σας στα Marketplaces. 

2. Σφραγισμένη Προσφορά:

Το RFQ είναι ανοιχτό σε όλους τους κατάλληλους πλειοδότες που χρησιμοποιούν σφραγισμένη προσφορά. Ο αγοραστής βλέπει απαντήσεις μετά την κατάθεση όλων των προσφορών. Οι σφραγισμένες προσφορές είναι πιο αξιόπιστες από τις ανοιχτές προσφορές. Μπορεί να μην είναι τόσο καλό για τους πωλητές αφού μπορεί να μην είναι τόσο οδηγημένοι.

3. Προσκεκλημένη Προσφορά:

Οι εγκεκριμένες προσφορές πρέπει να διατηρούνται ιδιωτικές για να διασφαλίζεται ένα δίκαιο αποτέλεσμα. Η βέλτιστη πρακτική είναι να τερματίσετε την υποβολή προσφορών στην προθεσμία και να ανοίξετε όλες τις προσφορές. Αναλύστε τις προσφορές στο μεταξύ και προετοιμάστε τα δείγματα των αιτημάτων σας. Οργανώστε τα στοιχεία επικοινωνίας τους για να στείλετε μηνύματα παρακολούθησης. 

4. Αντίστροφη δημοπρασία:

Σε μια αντίστροφη δημοπρασία, οι πωλητές καλούνται να υποβάλουν τις χαμηλότερες προσφορές τους. Όταν κανένας προμηθευτής δεν ανταποκρίνεται στον καθορισμένο στόχο τιμής, μια αντίστροφη δημοπρασία μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως το δεύτερο στάδιο στη διαδικασία επιλογής RFQ.

5 Βήματα Διαδικασία RFQ

Βήμα 1: Φάση προετοιμασίας εγγράφων RFQ

Ξεκινήστε το RFQ σας συγκεντρώνοντας τα απαραίτητα έγγραφα. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε καλύψει όλες τις βάσεις, λάβετε σχόλια από εσωτερικούς ενδιαφερόμενους σχετικά με το τι χρειάζονται. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει πράγματα όπως:

Καθορισμός των απαραίτητων ειδών, συμπεριλαμβανομένων των ακριβών προδιαγραφών

• Προδιαγραφές για την παράδοση
• Ποσότητες
• Οροι ΠΛΗΡΩΜΗΣ
• Η προτεινόμενη τεχνική αξιολόγησης
• Χρονοδιάγραμμα για τη λήψη αποφάσεων και τη διαδικασία αναθεώρησης
• Προϋποθέσεις της δεσμευτικής σύμβασης
• Προκαθορισμένα κριτήρια υποβολής
• Τα μικρότερα κριτήρια καταλληλότητας
• Δημιουργήστε μια λίστα προμηθευτών

Το RFQ μπορεί να διατεθεί σε όλους τους πιθανούς πλειοδότες. 

Βήμα 2: Αποστολή RFQ

Το RFQ πρέπει να παρέχει σαφείς οδηγίες και προθεσμία υποβολής. Δώστε αρκετό χρόνο στον πλειοδότη να απαντήσει. Οι όροι και οι προϋποθέσεις του αγοραστή θα πρέπει να επισυνάπτονται στα πρότυπα RFQ. Κάθε πιθανός πάροχος πρέπει να μπορεί να κάνει ερωτήσεις και να λαμβάνει εξηγήσεις. 

Βήμα 3: Λάβετε απαντήσεις και αναλύστε τα αποτελέσματα

Οι εγκεκριμένες προσφορές πρέπει να διατηρούνται ιδιωτικές για να διασφαλίζεται ένα δίκαιο αποτέλεσμα. Η καλύτερη πρακτική είναι να τερματίσετε την υποβολή προσφορών στην ημερομηνία λήξης και να ανοίξετε όλες τις προσφορές.

Βήμα 4: Επιλέξτε τον πιο κερδοφόρο προμηθευτή από όρους πληρωμής.

Επιλέξτε τον πλειοδότη που προσφέρει τη χαμηλότερη τιμή για τα συγκεκριμένα προϊόντα ή υπηρεσίες, ενώ πληροί όλα τα κριτήρια επιλογής. Ενδέχεται να απαιτηθούν μια διευκρινιστική διαδικασία και μικρές συζητήσεις για να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα. Η συναλλαγή δεν έχει ολοκληρωθεί μέχρι να υπογραφεί η σύμβαση.

Βήμα 5: Ενημερώστε τους ανεπιτυχείς προμηθευτές μετά τη διαδικασία προμήθειας

Ενημερώστε τις υπόλοιπες προσφορές ότι η σύμβαση έχει κατακυρωθεί. Τους ευχαριστούμε για τον χρόνο τους. μπορεί να τα χρειαστείτε ξανά στο μέλλον.

Προτεινόμενη ανάγνωση: Οι καλύτεροι 7 τρόποι για να χρησιμοποιήσετε το Alibaba RFQ

Αίτημα για προσφορά έναντι αιτήματος για πρόταση

Πολλοί άνθρωποι που εργάζονται στον τομέα της επιχείρησης με την επιχείρηση στέλνουν και λαμβάνουν αιτήματα για προτάσεις και προσφορές όταν μιλούν με άτομα που θέλουν να αγοράσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας.

Η κύρια διάκριση είναι ο στόχος μεταξύ της διαδικασίας RFQ και RFP. Ένα RFQ υποβάλλεται όταν γνωρίζετε ποιο προϊόν ή υπηρεσία θέλετε και χρειάζεστε τιμολόγηση. ΈΝΑ αίτηση για την πρόταση προσφέρεται όταν η κατάσταση είναι πιο περίπλοκη και θέλετε να λάβετε υπόψη πολλές μεταβλητές εκτός από την τιμολόγηση πριν την επιλέξετε.

Οι προτάσεις περιλαμβάνουν τη στρατηγική/τις δυνατότητες που προσφέρει. Πώς θα σας βοηθούσαν στις επαγγελματικές σας υποθέσεις. Το αίτημα για προτάσεις χρησιμοποιείται συχνά πρώτα και μετά το αίτημα για προσφορά για την τελική τιμολόγηση. 

Τα οφέλη μιας Αίτησης για Προσφορά (RFQ) 

Υπάρχουν πολλά οφέλη από τη χρήση ενός RFQ στη διαδικασία προμήθειας:

1. Μια RFQ μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι λαμβάνετε ανταγωνιστικές προσφορές από ενδιαφερόμενους προμηθευτές. Φιλτράρετε ποιοι προμηθευτές ενδιαφέρονται για τις επιχειρήσεις. Σαν ένα πρώτο βήμα στη διαδικασία φιλτραρίσματος. 

2. Ένα RFQ μπορεί να σας βοηθήσει να ελέγξετε τους προμηθευτές με βάση την ικανότητά τους να ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας.

3. Ένα RFQ μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν προβλήματα με έναν προμηθευτή πριν συνάψετε μια σύμβαση.

4. Ένα RFQ μπορεί να σας βοηθήσει να προστατεύσετε την επιχείρησή σας από τις αυξομειώσεις τιμών, αναγκάζοντας τους προμηθευτές να ανταγωνίζονται ως προς την τιμή.

5. Ένα RFQ μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο διαπραγμάτευσης για να λάβετε τους καλύτερους δυνατούς όρους από έναν προμηθευτή. Διαπραγματευτείτε για την τιμή ή την ποσότητα/ποιότητα και ακόμη και για οποιαδήποτε επιπλέον υπηρεσία. Είναι πάντα καλύτερο να αναζητάτε κάτι επιπλέον. 

Πώς να γράψετε έγγραφα RFQ;

Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου RFQ, είναι σημαντικό να είστε σαφής και συνοπτικός όταν περιγράφετε το προϊόν ή την υπηρεσία που πρέπει να γίνει. 

1. Το RFQ θα πρέπει να αφορά:

• Στόχοι
• Όροι πληρωμής
• Απαιτούμενες ποσότητες
• Εκτιμώμενες ώρες εργασίας
• Διάρκεια έργου
• Συμβατικοί όροι και προϋποθέσεις
• Απαιτήσεις υποβολής προσφορών
• Προθεσμίες
• Κριτήρια αξιολόγησης
• Διαδικασία απονομής και κλεισίματος

2. Στείλτε το RFQ σε διαφορετικούς προμηθευτές.

Στην επόμενη φάση, θα περιγράψετε μια λίστα με άλλους αξιόπιστους προμηθευτές με τους οποίους έχετε συνεργαστεί στο παρελθόν. Στείλτε το έγγραφο RFQ σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη αφού συγκεντρώσετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας. Εκ των προτέρων, δημιουργήστε ένα FAQ για να αποφύγετε επαναλαμβανόμενα ερωτήματα. Ενσωματώστε διοικητικά εργαλεία και διαδικασίες για να βοηθήσετε τη διαδικασία υποβολής προσφορών και αναθεώρησης.

3. Λάβετε και ελέγξτε σχόλια.

Επιθεωρήστε και ελέγξτε όλες τις υποβολές. Μπορεί να ακούγεται απλό, αλλά μπορεί να είναι ένα χρονοβόρο και κρίσιμο βήμα σε όλη τη διαδικασία rfq. Δείτε τι τιμή και ποιότητα προσφέρουν σε ποια ποσότητα. Δείτε αν έχουν MOQ ή όρους για πληρωμές. Φιλτράρετε τα και κλείστε μόνο μερικά από αυτά στην τελική σας απόφαση. Ειδοποιήστε όλους τους προμηθευτές μετά την παραλαβή και την αξιολόγηση.

4. Επιλογή του καλύτερου πωλητή

Μετά την ανάλυση όλων των υποβολών, κάθε πωλητής πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις αξιολόγησης ή να παραδώσει τη χαμηλότερη προσφορά. Υπογράψτε το τελικό συμβόλαιο αφού επιλέξετε τον νικητή πωλητή και ευχαριστήσετε όλους τους συμμετέχοντες.

Παραδείγματα για RFQ 

Αίτημα για προσφορά του Διεθνούς Οργανισμού Ανανεώσιμων Πηγών Ενέργειας (IRENA) είναι μια ομάδα χωρών που συνεργάζονται για να βοηθήσουν τις χώρες να μεταβούν στην ανανεώσιμη ενέργεια. Το IRENA διαθέτει επίσης πολλά σημαντικά έγγραφα, πολιτικές και εκπαιδευτικό υλικό. Τον Μάιο του 2021, η IRENA υπέβαλε Αίτημα για Προτάσεις (RFP) για παροχή συμβουλών σε παρόχους υπηρεσιών για να βοηθήσει σε συγκεκριμένες εργασίες, όπως η διαβούλευση με τα ενδιαφερόμενα μέρη και η δημιουργία ενός εγχειριδίου με πρακτικές συμβουλές. Το έγγραφο έχει πολλές πληροφορίες για το έργο, συμπεριλαμβανομένων των ακριβών ημερομηνιών, των όρων και προϋποθέσεων ανάθεσης και των κριτηρίων αξιολόγησης.

Πώς πρέπει να στείλω ένα RFQ;

Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι αποστολής RFQ. Μπορείτε να το κάνετε μέσω email, φαξ ή αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ηλεκτρονική φόρμα ή ένα πρότυπο RFQ. 

Κατά τη σύνταξη της RFQ σας, συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες που χρειάζεται ο επιλεγμένος προμηθευτής για να σας δώσει μια ακριβή προσφορά. Αυτό αποτελείται από μια λεπτομερή περιγραφή των αναγκών, των προδιαγραφών ή των ποσοτήτων σας και της προθεσμίας σας. Η αποστολή ενός RFQ μπορεί να φαίνεται σαν πολλή δουλειά, αλλά αξίζει τον κόπο να αποκτήσετε την καλύτερη τιμή για την επιχείρησή σας.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με RFQ

Συμπέρασμα

Είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για τους αγοραστές να μάθουν περισσότερα για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες των προμηθευτών και να λάβουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τιμές και τους όρους πληρωμής τους. Είναι απαραίτητο για τις μικρές επιχειρήσεις να γνωρίζουν πώς να εκτελούν σωστά τη διαδικασία RFQ. Αυτή η σχέση θα μπορούσε να είναι καλή για χρόνια, επομένως είναι κρίσιμο να βρείτε τον κατάλληλο προμηθευτή για την επιχείρησή σας. Και στους δύο, αυτή η φιλία πρέπει να διατηρηθεί.

LeelineSourcing έχει μια σειρά από διαφορετικές υπηρεσίες. Οι ικανοί μας πράκτορες προμήθειας θα σας βοηθήσει όταν αγοράζετε κάτι από προμηθευτές. Θα φροντίσουμε για την περίπλοκη διαδικασία και θα προσφέρουμε εξατομικευμένες υπηρεσίες ποιοτικού ελέγχου με βάση τις ανάγκες σας. Εάν χρειάζεστε σχετικές υπηρεσίες, παρακαλούμε επικοινωνηστε μαζί μας.