Layanan pengadaan dan pengadaan merupakan bagian integral dari supply chain pengelolaan. Ini adalah dua proses bisnis yang penting.
Pengadaan dan pengadaan adalah dua departemen terpisah yang bekerja sama untuk memperoleh persediaan bagi perusahaan.
Sementara kedua departemen mendapatkan persediaan, mereka bekerja secara berbeda. Mengetahui bagaimana keduanya berbeda dapat membantu departemen yang sesuai berkoordinasi lebih efisien.
Anda kemudian dapat memastikan perusahaan Anda mengadopsi strategi yang tepat untuk meningkatkan pengadaan vs pengadaan.
Apa perbedaan sumber dan pengadaan? Sepanjang artikel ini, kita akan memeriksanya sumber vs pengadaan.
Anda akan mengetahui perbedaan utama antara keduanya.
Apa itu Sumber?
Sumber melibatkan mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan menemukan pemasok baru.
Selain itu, terdiri dari pengembangan jaringan vendor alternatif. Sumber daya Anda akan bergantung pada tingkat detail yang dapat Anda dedikasikan untuk sumber.
Memahami kebutuhan perusahaan sumber adalah langkah pertama dalam pengadaan. Manajer sumber kemudian menetapkan ideal pemasok daftar kualitas.
Setelah mengevaluasi semua pemasok, perusahaan menghubungi pemasok potensial dan meminta informasi lebih lanjut tentang bahan baku.
Selanjutnya, mereka meminta pemasok untuk mengirimi mereka penawaran.
Ketika tim sumber memiliki informasi yang tepat, mereka mempersempit pilihan mereka dan menandatangani kontrak dengan pemasok yang tepat.
Perjanjian ditandatangani dengan vendor yang paling memenuhi kebutuhan perusahaan. Dari sana, perusahaan mulai menjalin hubungan yang sehat dengan pemasok.
Proses Sumber
- Pemilihan vendor
- Penilaian biaya vendor
- Dapatkan informasi vendor
- Evaluasi pemasok awal
- Penelitian dan pengembangan vendor
- Analisis anggaran dan penetapan target
Bacaan yang disarankan: 30 situs web sumber terbaik
Apa itu Pengadaan?
Pengadaan adalah seluruh proses memperoleh barang dan jasa dari pemasok.
Pesanan pembelian diberikan kepada vendor berdasarkan kontrak sumber. Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan pengiriman barang dan jasa dan pembayaran tepat waktu.
Pengadaan mengacu pada segala sesuatu yang membantu perusahaan untuk membeli barang. Jika tidak ada strategi pengadaan yang baik, sulit untuk mendapatkan produk esensial.
Kemampuan perusahaan untuk mengelola semua proses ini secara efektif memberikan keuntungan dari waktu ke waktu. Perencanaan strategis dapat membantu organisasi berkembang. Selain itu, setiap langkah proses dapat berjalan secara harmonis.
Proses pengadaan
- Kegiatan pengadaan dan sumber strategis.
- Manajemen dan negosiasi vendor.
- Jaminan kualitas pemasok
- Memilih produk dan layanan yang tepat.
- Mengeluarkan pesanan pembelian.
- Melacak penerimaan material.
Bacaan yang disarankan: Sumber produk
Sumber & Pengadaan: Perbedaan Utama
Keduanya berurusan dengan pasokan material yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnis mereka.
Proses pengadaan menyederhanakan pengadaan. Sumber menyediakan organisasi dengan daftar pemasok yang diperlukan. Sebaliknya, pengadaan menangani memperoleh persediaan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan bisnis.
Saya SANGAT MEMAHAMI mekanisme kerja keduanya. Sourcing memberikan EDGE pemasok yang andal dan memenangkan kesepakatan.
Proses pengadaan terjadi sebelum pengadaan. Ini melibatkan mengidentifikasi pemasok. Proses ini juga mengumpulkan informasi vendor dan produk.
Menemukan keseimbangan yang tepat antara di harga dan margin keuntungan adalah kunci untuk sumber strategis. Secara komparatif, pengadaan memerlukan pencarian informasi tentang produk, membelinya, dan mengirimkannya.
Strategi yang efektif diperlukan untuk pengadaan yang sukses.
Departemen pengadaan memastikan bahwa perusahaan mendapatkan semua produk dan bahan yang dibutuhkan. Sementara itu, sumber membuatnya tersedia.
Departemen pengadaan menandatangani kontrak dengan pembeli dengan syarat dan ketentuan tertentu. Berlawanan dengan ini, pengadaan memastikan bahwa pengiriman dikonfirmasi sesuai dengan pesanan pembelian.
Tim sumber melacak pemasok alternatif sementara tim pengadaan memantau tanggal dan kualitas pengiriman. Tim sumber mencari pemasok dengan harga lebih rendah.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memilih vendor hemat biaya sesuai dengan kesesuaian mereka untuk menghemat uang. Ini memfasilitasi hubungan jangka panjang dengan produsen.
Sebaliknya, pengadaan memperhatikan persediaan yang mereka butuhkan. Ini melibatkan pengadaan produk atau layanan dan melepaskan pembayaran setelah pengiriman.
Kedua fungsi biasanya bekerja bersama, tetapi tidak selalu demikian.
Menemukan dan memeriksa pemasok tidak selalu membutuhkan tim sumber. Departemen pengadaan dapat mengelola vendor tidak langsung.
Bacaan yang disarankan: Agen pembelian
Bagaimana Mengkoordinasikan Sourcing & Procurement?
Keberhasilan rantai pasokan tergantung pada komunikasi yang efektif. Namun, ini adalah salah satu area terbesar untuk perbaikan. Baik departemen pengadaan maupun pengadaan dapat mengalami masalah komunikasi.
Saya telah menghadapi masalah besar seperti keterlambatan materi, mendapatkan materi yang salah, dll. Lebih baik BERKOMUNIKASI tepat waktu dan mendapatkan hasil yang efektif.
Sumber membutuhkan data pengadaan untuk memastikan bahwa perusahaan bekerja dengan pemasok yang sesuai.
Sebaliknya, pengadaan membutuhkan sumber statistika untuk secara akurat memperkirakan pengeluaran dan memotong biaya.
Oleh karena itu, profesional pengadaan dan departemen pengadaan harus berkomunikasi. Anda akan menuai manfaat dari tim-tim ini yang berkoordinasi dengan baik. Fitur yang harus dimiliki antara lain:
Meningkatkan komunikasi
Koordinasi yang tepat melibatkan komunikasi yang efektif antara tim pengadaan dan pengadaan. Koordinasi yang efektif dapat mencapai hasil yang positif.
Ketika koordinasi antara tim pengadaan dan pengadaan baik, tidak ada kemungkinan kesalahan terjadi
Mendorong Produktivitas
Komunikasi yang tidak dapat diprediksi dan kurangnya kohesi menghambat produktivitas. Menjaga sikap profesional sangat penting untuk meningkatkan produktivitas Anda.
Mencari Perusahaan Sumber Terbaik?
Sumber Leeline membantu pembeli mendapatkan produk yang tepat dengan biaya terbaik.
Apa Metode E-sourcing & E-procurement Terbaik?
Proses eSourcing digunakan untuk mengidentifikasi dan menyetujui kebutuhan pengadaan secara elektronik.
Penggunaan platform e-Sourcing meningkatkan proses tender.
Dalam eSourcing, semua proses pengadaan dilakukan secara elektronik, dan penawaran, penawaran, dan proposal dari beberapa vendor dikumpulkan dan diproses.
Saya lebih suka eSourcing karena saya bekerja dari jarak jauh. Saat berada di kantor saya di CALIFORNIA, tim sumber melakukan segalanya. Menghemat waktu dan uang.
Sebaliknya, eProcurement dimulai dengan kontrak yang sebenarnya. eProcurement terdiri dari mengelola proses pengadaan secara elektronik dan memastikan kepatuhan.
Pengadaan elektronik sangat mirip dengan pengadaan manual tetapi jauh lebih cepat.
Bisnis sekarang harus berurusan dengan banyak pemasok dan pembelian. E-sourcing telah menjadi bagian penting dari pengadaan strategis bagi perusahaan.
Metode e-sourcing melibatkan pengumpulan informasi di bawah ini.
RFI – Permintaan Informasi
Biasanya, sumber online dimulai dengan RFI terperinci. Kuesioner prakualifikasi (PQQs) biasanya digunakan untuk permintaan informasi.
Penawar diwajibkan untuk menyerahkan RFI atau PQQ sebelum diundang secara publik ke acara tender.
eSourcing menyimpan semua data, memungkinkan Anda menemukan detail pemasok dengan cepat dan mempelajari lebih lanjut tentang tawaran Anda. Untuk memasuki sesi eSourcing Anda, pemasok harus menyerahkan kuesioner mereka untuk persetujuan Anda.
Ini membantu Anda mengidentifikasi calon penawar yang mungkin tidak sesuai.
RFQ – Permintaan Penawaran
Requests for Quotation (RFQ) mungkin berguna saat akan melakukan tender untuk menentukan harga pasar saat ini.
Menggunakan platform eSourcing Anda, Anda dapat mengirim RFQ ke pemasok yang sebelumnya telah mengisi RFI. Kutipan berguna untuk menetapkan titik awal untuk sesi eSourcing.
Menggunakan sistem ini bermanfaat bagi perusahaan dengan anggaran yang ketat dan tender yang tidak rumit.
Bacaan yang disarankan: 7 Cara Terbaik Menggunakan Alibaba RFQ
RFP – Permintaan Proposal
Permintaan proposal mungkin lebih disukai daripada RFQ. Biasanya, permintaan ini adalah untuk dokumen yang merinci relevansi proposal dengan proyek.
RFP menjelaskan bagaimana pemasok akan menyediakan layanan yang ditentukan. Manfaat utamanya adalah RFP dapat dihosting di platform eSourcing.
Pertanyaan RFP dibagikan dalam ruang kolaboratif, memungkinkan perbandingan yang lebih sederhana antara tanggapan.
Karena RFQ tidak serumit RFP, banyak bisnis lebih menyukainya.
eLelang
Setelah mendapatkan penawaran pemasok, Anda mungkin ingin mempertimbangkan eAuction. Penawar bersaing untuk mendapatkan kontrak melalui lelang elektronik yang dinamis dan kompetitif.
Adalah umum untuk menggunakan eAuctions untuk menemukan harga terbaik yang tersedia di pasar.
Sebaliknya, Siklus eProcurement mirip dengan siklus pengadaan tradisional.
Selama proses pengadaan, ada beberapa langkah:
Produk Kebutuhan Pelanggan
Proses pembelian dimulai dengan mengidentifikasi atau mengantisipasi apa yang diinginkan pelanggan.
Untuk menentukan kebutuhan, mereka mengandalkan dokumen elektronik. Misalnya, permintaan pembelian, pemeriksaan berhenti, dan rutinitas pemesanan ulang.
Persetujuan Pembelian
Berbagai langkah dapat dilakukan pada tahap ini berdasarkan ukuran dan sifat pembelian.
Pembelian dalam jumlah kecil diperbolehkan menggunakan sistem e-procurement tanpa persetujuan.
Pengajuan Elektronik
Beberapa organisasi menggunakan pengiriman elektronik, sementara yang lain mengandalkan surat atau faks untuk rilis materi.
Penggunaan pertukaran data elektronik (EDI) dapat memperpendek siklus pemesanan Lead time.
Menggunakan Perangkat Lunak Pengadaan
Jual beli barang dan jasa dapat dilakukan secara online dengan software pengadaan.
Perangkat lunak pengadaan menyediakan alat pengambilan keputusan digital dan otomatis. Perangkat lunak e-procurement memudahkan untuk menyelesaikan semua proses pengadaan.
Bacaan yang disarankan: 20 agen sumber teratas kami
Pertanyaan Umum (FAQ)
Apa pentingnya proses pengadaan dalam rantai pasokan?
Operasi bisnis terkait erat dengan pengadaan dan manajemen rantai pasokan.
Kedua fungsi ini tidak dapat dipisahkan. Pengadaan yang efektif memainkan peran penting dalam keberhasilan setiap perusahaan.
Rantai pasokan tidak dapat berfungsi dengan lancar jika pengadaan diabaikan, atau sebaliknya.
Oleh karena itu, pengadaan menjadi lebih penting.
Apakah bermanfaat untuk mengurangi biaya dalam rantai pasokan?
Biaya rantai pasokannya sering menaikkan harga jual produk atau layanan.
Biaya yang lebih rendah diteruskan ke pelanggan. Laba bersih akan berlipat ganda ketika biaya rantai pasokan dikurangi dari 9% menjadi 4%.
Meningkatkan keuntungan tanpa meningkatkan penjualan adalah daya tarik besar pengurangan biaya dalam rantai pasokan.
Oleh karena itu, sangat penting untuk fokus pada pengurangan biaya rantai pasokan.
Apa yang dimaksud dengan sumber ganda?
Pada dasarnya, sumber ganda bekerja dengan lebih dari satu pemasok untuk produk yang sama.
Dua pemasok digunakan untuk bahan baku, produk, layanan, atau komponen yang sama.
Karena sumber ganda memerlukan bekerja dengan banyak perusahaan, biasanya lebih hemat biaya.
Selain itu, sumber ganda memungkinkan proses sumber yang lebih mudah. Sumber ganda harus dibenarkan untuk mengelola risiko dan menyederhanakan proses.
Perusahaan menggunakan pendekatan dua sumber untuk mengurangi risiko pergi dengan satu sumber.
Namun, manajer pengadaan membuat keputusan sadar untuk mengejar sumber tunggal.
Perangkat lunak pengadaan dan sumber mana yang tersedia?
Di pasar, berbagai perangkat lunak tersedia untuk pengadaan dan pengadaan.
Dengan integrasi yang mudah, perangkat lunak ini dapat meroket seluruh proses pengadaan Anda.
Selain itu, Anda dapat menerima laporan real-time tentang pengadaan Anda.
Namun, memilih perangkat lunak yang tepat untuk mengelola sumber Anda adalah pilihan yang kritis. Jadi tentukan pilihan Anda dengan hati-hati.
Jika Anda memerlukan bantuan untuk menentukan pilihan, Anda dapat menanyakan pertanyaan standar pemasok Anda seperti jumlah pesanan minimum, persyaratan, dan kualitas bahan.
Bagaimana proses pengadaan dapat membantu mengelola rantai pasokan?
Langkah penting dalam rantai pasokan adalah proses pengadaan.
Anda dapat mengoptimalkan proses pengadaan dan rantai pasokan dengan memilih pemasok terbaik dan menegosiasikan kontrak terbaik.
Akibatnya, waktu dan biaya produksi akan berkurang.
Bacaan yang disarankan: Agen sumber
Pesan terakhir
Sebagai bagian dari rantai pasokan yang sukses, sumber dan pengadaan berjalan beriringan.
Satu tanpa yang lain tidak memiliki dampak yang sama. Rantai pasokan berfungsi dengan baik jika keduanya tersedia.
Dengan kemajuan teknologi, perusahaan sekarang mencari bahan melalui layanan elektronik. Strategi pengadaan dan pengadaan elektronik menghemat waktu dan tenaga perusahaan.
Selain itu, ini membantu mengurangi biaya, merampingkan hubungan vendor, dan meningkatkan pencatatan.
