כיצד לכתוב בקשה למידע （RFI）

RFI הוא השלב הראשון בתהליך הרכש כדי להבטיח עסקה עסקית הוגנת ואיכותית עם עסקים אחרים. לכן, חברות מגישות בקשה למידע לספקים פוטנציאליים כשהן זקוקות לשותף אמין.

אבל מהי בעצם בקשה למידע, ולמה היא חשובה?

כמומחה מקורות מנוסה, שלחנו מאות RFIs בקריירה בת העשור שלנו. לפיכך, אנו יודעים בדיוק כיצד לכתוב RFIs המבטיחים תגובות מהספקים. 

מאמר זה יסביר מדוע וכיצד עליך להכין מסמך RFI עבור הפרויקטים שלך. המשך לקרוא!

מהי בקשה למידע?

בקשת מידע ידועה גם בשם RFI. חברה משתמשת במסמך זה כדי לבקש מידע מפורט בכתב מספקים פוטנציאליים. RFI הוא החלק הראשון בכל תהליכי הרכש. הוא משמש בעיקר כדי לבקש מידע כדי להחליט מה לעשות הלאה עבור פרויקט ספציפי.

קבלת מידע רלוונטי מספקים פוטנציאליים שונים מאפשרת לעסק להשוות RFIs. קיום יותר ספקים להשוואה מקל לדעת איזה ספק הכי מתאים לפרויקט.

מדוע אנשי מקצוע משתמשים בבקשות למידע?

אנשי מקצוע משתמשים ב-RFI כדי לשאול פרטים ולשאול שאלות ספציפיות לחברה לגבי המוצרים והשירותים שהם מספקים. הוא משמש לעתים קרובות במחקר שוק, וזהו החלק הראשון בכל תהליך רכש.

חלק מהמידע שאנשי מקצוע מבקשים ב-RFI הם: 

• ניסיון של הספק לפרויקטים דומים
• שאלות לגבי השירות שמציעה החברה המספקת 
• לוח זמנים שבו הם יכולים לספק שירותים לפרויקט
• תהליך ניהול הפרויקט של הספק

אנשי מקצוע משתמשים לעתים קרובות בתבנית RFI רגילה. תבנית RFI שימושית לפרויקטי רכש חוזרים. זה מקל על צוותי רכש למצוא פרופילי ספקים המתאימים לפרויקטים דומים בעתיד. אני שומר את תבנית ה-RFI שלי ב-google docs ופשוט מעתיק ומדביק אותה כדי לשלוח לכל ספק. פשוט תעשה שינוי קטן כדי להתאים למצב. 

איך עובד RFI?

להלן ארבעת השלבים של תהליך ה-RFI: 

שלב 1: קונה מפתח RFI.

RFI הוא מסמך כתוב המספק תהליך סטנדרטי של מציאת מידע ספציפי. כאן, הקונה שואל את הספקים שאלות תמציתיות או פרטים בפורמט ברור. אם המסמך הראשוני נוצר ב-Word, ממיר Word ל-PDF משמש לסיום הקובץ. RFI מאפשר לספק להבין את צרכי הקונה בקלות. 

שלב 2: ספק מגיב ל-RFI.

קונים בדרך כלל מקצים מועד אחרון לספקים לענות על ה-RFI. קונים משווים את התגובות שנאספו של RFI זה לזה. שלב זה עוזר לעסקים להחליט איזה ספק ושירותים המתאימים ביותר לפרויקט. 

שלב 3: הקונה סוקר את תגובות הספק.

לאחר המועד האחרון, העסק סוקר את תגובת ה-RFI שנשלחה על ידי כל ספק. הקונה מחפש מידע כללי על כל חברה וקונפליקטים פוטנציאליים שעלולים להיווצר מהעבודה עמה. חלק זה עוסק כולו בחקר מידע הרקע של הספקים. אני בודק את המידע הזה ממאגרי מידע זמינים לציבור, כמו מספרי רישיון ונתוני רישום מאתרי ממשלה. 

סקירת תגובות הספק עוזרת לקונה להחליט איזו תגובת RFI תקבל כדי להמשיך לשלב הבא.

שלב 4: השלב הבא בתהליך הרכש: תהליך RFP

לאחר בחירת ספק אחד מהספקים המתאימים, הקונה עובר ל-RPP, Request for Proposal.

הצעה לקריאה: בקשה להצעה (RFP)

יתרונות השימוש בבקשת מידע

בקשה למידע יכולה לספק הטבות שונות לחברה. 

כאשר עובדים עם פרויקטי רכש חוזרים, קונים תמיד יכולים לחזור לספקים הפוטנציאליים שהם מצאו באמצעות תבניות RFI. יתרונות נוספים של שימוש ב-RFI הם:

• RFI מראה לספקים שיש תחרות בעסק שלך. 

איסוף תגובות RFI גורם לספקים להבין שיש תחרות על העסק שלך. יצירת RFI גורמת לפרויקט שלך להיראות נחשק יותר. זה גם נותן לספקים את הדחיפות להיות קשובים כדי להיבחר להצעה. זה גם מגביר את האמון בין הספק לקונה. מכיוון שהקונה מבקש RFI, הם רציניים בניהול עסקים, לא רק אדם אקראי שמבקש הצעות מחיר. 

• אתה מקבל סקירה מפורטת של כל ספק. 

RFIs מאפשר לקונים לתקשר ישירות עם ספקים. בהשוואה למידע שלהם הזמין לתצוגה פומבית באינטרנט, תגובות הספקים למסמך ה-RFI שלך יהיו הרבה יותר אמינות. זה מבטיח שתקבלו את השירות שהספקים עצמם הבטיחו שהם יכולים לספק.

איך לכתוב בקשה למידע (RFI)?

ישנן תבניות RFI רבות לפרויקטים זמינים באינטרנט. אבל, אנו נספק לך תבנית בקשה למידע פשוטה אך יעילה כדי להתחיל את תהליך הרכש עבור הפרויקט שלך. הנה מה שאתה צריך לכלול ב-RFI שלך:

 1. סקירה כללית

עליך לספק את ההקשר של העסק שלך במסמך ה-RFI. כתיבה בצורה כזו תעודד את הספקים לשאוף להיות השותף הפוטנציאלי שלך באופן פעיל. זה גם יודיע להם אם הם יכולים לספק פתרונות זמינים לצרכים הנוכחיים שלך או לא.

זכרו, בעסקים, חברות בונות מערכות יחסים כדי לייצר רווח. הספקים צריכים להבין שההצעה שלך בשלב הבא יכולה להועיל להם בדיוק כמו שהיא יכולה להועיל לך. ספק את האישורים שלך לכל ספק פוטנציאלי והגדל את הסיכוי שלך לקבל תגובות. 

 2. כשירות

בחלק זה של טופס בקשת מידע, ספק לספקים את הפרטים הספציפיים של השירותים שאתה מחפש. ספק תקשורת ברורה לגבי המוצרים, השירותים ושיטות המשלוח שאתה רוצה להשיג. התגובה בחלק זה תהפוך לגורם העיקרי בקבלת ההחלטות שלך. לכן, שימו לב לחלק הזה של מסמך תבנית המידע. 

אם תעשה את החלק הזה היטב, תהיה לך השוואה מפורטת של כל תגובה שתקבל. 

 3. מידע מבוקש

בחלק זה של תבנית הבקשה למידע יש לאסוף מידע על אמינות הספק, יכולתו, בקרת האיכות וכו'. שאלו שאלות ספציפיות. התשובות לשאלות אלו יעזרו לך לקבל את ההחלטות המושכלות שלך כקונה. יש אנשים ששואלים לגבי מספר רישיון העסק שלהם כדי לבדוק פעמיים את הרשומות שלהם ממאגרי מידע ציבוריים. זה גם נותן לך את תאריך ההרשמה שלהם, מה שאומר שככל שהם מבוגרים יותר, כך הם יהיו אמינים יותר. 

 4. ציפיות לתגובה

רשום את ציפיות התגובה שלך גם בתבנית ה-RFI שלך. תנו לספקים מספיק זמן להגיב, אך אל תשכחו לקבוע מועד אחרון. אם אתה מתכוון להשתמש בקריטריונים להערכה, ציין זאת בחלק זה, כדי שהספקים יידעו מה אתה מחפש. 

תוכל גם להוסיף כאן סעיף סודיות כחלק מהקבצים המצורפים הכלולים.

7 טיפים להגשת בקשה למידע

1. למד היטב את הפרויקט שלך

הצעד הראשון בהגשת RFI הוא להבין תחילה את הפרויקט שלך. דע כל פרט בפרויקט שלך והשלם פערים במידע שלך. לא תוכל לציין כראוי את הצרכים שלך לספקים אם אינך יודע מה הם. 

כמו כן, תיאור מוצק של הפרויקט שלך יבטיח לספקים שהעבודה איתך תהיה שווה את זה.

      2. נסח שאלות מכריעות 

שאל שאלות רלוונטיות לפרויקט שלך במסמך ה-RFI שלך. להלן כמה עצות שכדאי לזכור בעת ניסוח שאלות:

• תהיה ספציפי. 

לפני שאתה שואל את השאלה שלך, ספק הקשר לגבי איזה חלק של הפרויקט השאלה קשורה. אל תוסיף שורות בלוף ומילים מיותרות בתבנית שלך. היו מדויקים וזהירים בעת השימוש במילים.

• לספק מסמכים תומכים. 

אם אתה צריך תמונות כדי להבהיר את השאלות שלך, אל תהסס לכלול את המסמכים המצורפים ב-RFI שלך. 

    3. עקוב אחר הפורמט המתאים

חלק מהספקים מספקים את תבנית הבקשה למידע שלהם שהם מצפים מלקוחות פוטנציאליים להשתמש. לפני שליחת RFI גנרי, ודא שלחברות אין תחילה את הפורמט הצפוי שלהן. לחלופין, ספקים קפדניים עלולים להתעלם מה-RFI שלך. 

    4. עיין במסמך ה-RFI שלך

סקור ביקורתית את כל תבנית ה-RFI וודא שאתה כולל את כל מה שאתה רוצה לדעת. שאל שאלות נחוצות, אך כמו כן, וודא שאינך שואל שאלות שאתה יכול לענות בעצמך. בדוק את המבנה, הדקדוק והבהירות של המסמך שלך. 

פעולה זו תציג אותך כעסק אמין ומקצועי. 

    5. שלח את השאילתה שלך

לאחר שווידאת שהמסמך שלך כולל ומבקש את כל המידע הדרוש, שלח את ה-RFI שלך. ספקים מסוימים מגדירים מרווחי זמן ספציפיים לשאילתות מתמשכות שהם רוצים שתשתמש בהם בעת שליחת השאילתה. לכן, ודא שאתה מכבד את המרווח המבוקש שלהם. אל תשלח שאילתה בכל פעם שיש לך שאלה. רכז שאלות לשאילתה אחת ושלח אותן בעיתוי המתאים להן.

   6. נהל שאילתות RFI מתמשכות

יש תוכנית לניהול שאילתות ה-RFI שלך. חלק מהספקים יענו מיד, וחלק לא יענה כלל. ספקים יכולים גם לשאול שאלות המשך. ודא שיש לך תוכנית לכל התרחישים האפשריים כדי שתהליך ה-RFI של הפרויקט שלך יעבור בצורה חלקה. 

    7. השב לשאלות בזמן ובפירוט

כאשר ספקים שולחים חזרה שאילתות בניסיון להבהיר משהו, אל תקח יותר מדי זמן להגיב. אם תעשה זאת, הספקים עלולים לתפוס את האיחור שלך כלא מקצועי. זכרו לכתוב תמיד בפירוט ובפירוט רב. ערפול יכול לגרום לתקשורת שגויה שיכולה להזיק לפרויקט. 

דוגמה ל-RFI

נניח נייק צריך עיצובי ODM מספקים בסין. אז, הם החליטו לשלוח RFI לספקים סיניים שונים שהם מכירים.

הנה המידע שהם צריכים לכלול ב-RFI שלהם.

סקירה עסקית: בדוגמה זו, נייקי מזכירה שהם צריכים עיצובי נעליים חדשים לקולקציית סוף השנה שלהם. 

כישורים: נייקי מציינת את הצרכים המדויקים שלהם מהספקים. נניח שהם צריכים עשרה עיצובי נעליים חדשים. הם כוללים זאת במסמך ה-RFI כדי שהספקים ידעו מה השירות הצפוי של החברה מהם.

שאלות: בדוגמה זו, ה-NIKE יכול לשאול ספקים שאלות כמו:

• האם יש לך כרגע עיצובי מותג פרטי לנעליים זמינים? 
• כמה זמן זמן ההובלה שלך לארצות הברית? 
• כמה זוגות נעליים אתה יכול לייצר ביום?

ציפיות: בדוגמה זו, נייקי יכולה לצרף את הקריטריונים לעיצובי הנעליים שהם צריכים. לחלופין, הם יכולים גם לצרף קריטריונים עבור הספק שהם מחפשים. 

שאלות נפוצות לגבי בקשה למידע

מה הלאה

עליך לתכנן ולעצב בקפידה את מסמך ה-RFI שלך כדי לקבל את הסיכוי הטוב ביותר שלך למצוא ספקים אמינים. כמו בכל שלב בכל פרויקט עסקי, לא צריך למהר RFI. ודא שה-RFI שלך מפורט, ישר לעניין ותמציתי. אל תהיה מעורפל כדי שספקים יעודדו להמשיך לעבוד איתך.

אם אתה מתקשה למצוא ספקים פוטנציאליים לשלוח אליהם RFIs, אנחנו יכולים לעזור. Leelinesourcing נמצא בקשר עם מאות ספקים סיטונאיים, אז צור קשר, ואנו נעזור לך.