정보 요청(RFI) 작성 방법

RFI는 다른 비즈니스와의 공정하고 고품질 비즈니스 거래를 보장하기 위한 조달 프로세스의 첫 번째 단계입니다. 따라서 회사는 신뢰할 수 있는 파트너가 필요할 때 잠재적인 공급업체에 정보 요청을 제출합니다.

그러나 정보 요청이란 정확히 무엇이며 왜 중요한가요?

경험 많은 소싱 전문가로서 우리는 XNUMX년 간의 경력 동안 수백 건의 RFI를 보냈습니다. 따라서 우리는 공급업체의 응답을 보장하는 RFI를 작성하는 방법을 정확히 알고 있습니다. 

이 기사에서는 프로젝트를 위해 RFI 문서를 준비해야 하는 이유와 방법을 설명합니다. 계속 읽으십시오!

정보 요청이란 무엇입니까?

정보 요청은 RFI라고도 합니다. 회사는 이 문서를 사용하여 잠재적 공급업체로부터 자세한 서면 정보를 요청합니다. RFI는 모든 조달 프로세스의 첫 번째 부분입니다. 특정 프로젝트에 대해 다음에 수행할 작업을 결정하기 위해 정보를 요청하는 데 주로 사용됩니다.

다양한 잠재적 제공자로부터 관련 정보를 얻으면 기업은 RFI를 비교할 수 있습니다. 비교할 공급업체가 많으면 어떤 공급업체가 프로젝트에 가장 적합한지 쉽게 알 수 있습니다.

전문가가 정보 요청을 사용하는 이유는 무엇입니까?

전문가들은 RFI를 사용하여 그들이 제공하는 제품과 서비스에 대해 회사에 세부 사항을 묻고 특정 질문을 합니다. 시장 조사에 자주 사용되며 모든 조달 프로세스의 첫 번째 부분입니다.

일부 정보 전문가가 RFI에서 요구하는 사항은 다음과 같습니다. 

• 유사한 프로젝트에 대한 공급업체의 경험
• 공급업체에서 제공하는 서비스에 대한 질문 
• 프로젝트에 서비스를 제공할 수 있는 시기
• 공급업체의 프로젝트 관리 프로세스

전문가들은 종종 일반 RFI 템플릿을 사용합니다. RFI 템플릿은 반복되는 조달 프로젝트에 유용합니다. 조달 팀이 향후 유사한 프로젝트에 적합한 공급업체 프로필을 쉽게 찾을 수 있습니다. 내 RFI 템플릿을 Google 문서에 보관하고 복사하여 붙여넣기만 하면 모든 공급업체에 보낼 수 있습니다. 상황에 맞게 약간만 변경하십시오. 

RFI는 어떻게 작동합니까?

다음은 RFI 프로세스의 XNUMX단계입니다. 

1 단계 : 구매자가 RFI를 개발합니다.

RFI는 특정 정보를 찾는 표준화된 프로세스를 제공하는 서면 문서입니다. 여기서 구매자는 공급자에게 명확한 형식으로 간결한 질문이나 세부 사항을 질문합니다. 초기 문서가 Word에서 작성된 경우 Word에서 PDF로 변환기 파일을 마무리하는 데 사용됩니다. RFI를 통해 공급업체는 구매자의 요구 사항을 쉽게 이해할 수 있습니다. 

2 단계 : 공급업체가 RFI에 응답합니다.

구매자는 일반적으로 공급업체가 RFI에 응답할 기한을 할당합니다. 구매자는 수집된 RFI 응답을 서로 비교합니다. 이 단계는 기업이 프로젝트에 가장 적합한 공급업체와 서비스를 결정하는 데 도움이 됩니다. 

3 단계 : 구매자가 공급업체의 응답을 검토합니다.

기한이 지나면 기업은 각 벤더가 보낸 RFI 응답을 검토합니다. 구매자는 각 회사에 대한 일반적인 정보와 함께 작업할 때 발생할 수 있는 잠재적 충돌을 찾습니다. 이 부분은 벤더의 배경 정보를 조사하는 것입니다. 저는 이 정보를 Govt 사이트의 라이선스 번호 및 등록 데이터와 같이 공개적으로 사용 가능한 데이터베이스에서 확인합니다. 

공급업체 응답을 검토하면 구매자가 다음 단계로 진행할 RFI 응답을 결정하는 데 도움이 됩니다.

4 단계 : 조달 프로세스의 다음 단계: RFP 프로세스

적절한 공급업체 중에서 하나의 공급업체를 선택한 후 구매자는 RFP(제안 요청서)로 이동합니다.

추천 독서: 제안요청서(RFP)

정보요구 이용 혜택

정보 요청은 회사에 다양한 혜택을 제공할 수 있습니다. 

반복되는 조달 프로젝트로 작업할 때 구매자는 항상 RFI 템플릿을 사용하여 찾은 잠재적 공급업체로 돌아갈 수 있습니다. RFI 사용의 다른 이점은 다음과 같습니다.

• RFI는 공급업체에 귀하의 비즈니스에 경쟁이 있음을 보여줍니다. 

RFI 응답을 수집하면 공급업체는 귀하의 비즈니스에 대한 경쟁이 있음을 깨닫게 됩니다. RFI를 작성하면 프로젝트가 더 바람직해 보입니다. 또한 공급업체가 제안에 대해 선택되기 위해 응답해야 하는 긴급성을 제공합니다. 또한 공급자와 구매자 간의 신뢰를 높입니다. 구매자가 RFI를 요청하는 것이므로 견적을 요청하는 임의의 사람이 아닌 비즈니스 수행에 대해 진지하게 생각합니다. 

• 각 공급업체에 대한 자세한 개요를 볼 수 있습니다. 

RFI를 통해 구매자는 공급업체와 직접 통신할 수 있습니다. 인터넷에 공개적으로 표시할 수 있는 정보와 비교할 때 RFI 문서에 대한 공급업체의 응답은 훨씬 더 신뢰할 수 있습니다. 이렇게 하면 공급업체가 제공할 수 있다고 약속한 서비스를 받을 수 있습니다.

정보요청서(RFI)는 어떻게 작성하나요?

온라인에서 사용할 수 있는 많은 프로젝트 RFI 템플릿이 있습니다. 그러나 귀하의 프로젝트에 대한 조달 프로세스를 시작하기 위해 간단하면서도 효과적인 정보 요청 템플릿을 제공할 것입니다. RFI에 포함해야 하는 내용은 다음과 같습니다.

 1. 개요

RFI 문서에 비즈니스 컨텍스트를 제공해야 합니다. 이러한 방식으로 글을 작성하면 공급업체가 잠재적인 파트너를 적극적으로 목표로 삼을 수 있습니다. 또한 현재 요구 사항에 대한 사용 가능한 솔루션을 제공할 수 있는지 여부를 알려줍니다.

비즈니스에서 기업은 이익을 창출하기 위해 관계를 구축한다는 것을 기억하십시오. 공급업체는 다음 단계의 제안이 귀하에게 이익이 되는 것처럼 그들에게도 이익이 될 수 있음을 인식해야 합니다. 각 잠재적 공급업체에 자격 증명을 제공하고 응답을 받을 가능성을 높입니다. 

 2. 자격

정보 요청 양식의 이 부분에서 공급업체에 귀하가 찾고 있는 서비스의 구체적인 세부 정보를 제공하십시오. 달성하고자 하는 제품, 서비스 및 전달 방법에 대한 명확한 커뮤니케이션을 제공하십시오. 이 부분의 응답은 의사 결정의 주요 요소가 됩니다. 따라서 정보 템플릿 문서의 이 부분에 많은 주의를 기울이십시오. 

이 부분을 잘 수행하면 받은 모든 응답을 자세히 비교할 수 있습니다. 

 3. 요청된 정보

정보 요청 템플릿의 이 부분에서는 공급업체의 신뢰성, 능력, 품질 관리 등에 대한 정보를 수집합니다. 구체적인 질문을 합니다. 이러한 질문에 대한 답변은 구매자로서 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 될 것입니다. 어떤 사람들은 공공 데이터베이스에서 자신의 기록을 다시 확인하기 위해 사업자 등록 번호를 묻습니다. 또한 등록 날짜를 알려줍니다. 즉, 나이가 많을수록 더 신뢰할 수 있습니다. 

 4. 응답 기대

RFI 템플릿에도 응답 기대치를 기록하십시오. 공급업체에 응답할 충분한 시간을 주되 마감일을 설정하는 것을 잊지 마십시오. 평가 기준을 사용하려는 경우 이 부분에 명시하여 공급자가 귀하가 찾고 있는 것을 알 수 있도록 하십시오. 

여기에 포함된 첨부 파일의 일부로 기밀 유지 조항을 추가할 수도 있습니다.

정보 요청 제출을 위한 7가지 팁

1. 프로젝트를 철저히 연구하십시오

RFI 제출의 첫 번째 단계는 먼저 프로젝트를 이해하는 것입니다. 프로젝트의 모든 세부 사항을 알고 정보의 공백을 채우십시오. 공급업체가 무엇인지 모르는 경우 공급업체에 대한 요구 사항을 적절하게 설명할 수 없습니다. 

또한 프로젝트에 대한 확실한 설명이 있으면 공급업체가 귀하와 협력할 가치가 있음을 보증할 것입니다.

      2. 중요한 질문을 공식화 

RFI 문서에서 프로젝트와 관련된 질문을 하십시오. 다음은 질문을 공식화할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 지침입니다.

• 구체적으로 말하십시오. 

질문을 하기 전에 질문과 관련된 프로젝트 부분에 대한 컨텍스트를 제공하십시오. 템플릿에 블러프 라인과 불필요한 단어를 추가하지 마세요. 단어를 사용하는 동안 정확하고 주의하십시오.

• 증빙서류를 제공합니다. 

질문을 더 명확하게 하기 위해 이미지가 필요한 경우 주저하지 말고 첨부 문서를 RFI에 포함시키십시오. 

    3. 적절한 형식을 따르십시오.

일부 공급업체는 잠재 고객이 사용할 정보 요청 템플릿을 제공합니다. 일반 RFI를 보내기 전에 먼저 회사에 예상 형식이 없는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 엄격한 공급업체에서 RFI를 무시할 수 있습니다. 

    4. RFI 문서 검토

전체 RFI 템플릿을 비판적으로 검토하고 알고 싶은 모든 것을 포함했는지 확인하십시오. 필요한 질문을 하되 마찬가지로 스스로 대답할 수 있는 질문은 하지 마십시오. 문서의 구조, 문법 및 명확성을 확인하십시오. 

이렇게 하면 신뢰할 수 있고 전문적인 비즈니스가 될 것입니다. 

    5. 쿼리 보내기

문서에 필요한 모든 정보가 포함되어 있는지 확인한 후 RFI를 보내십시오. 일부 공급업체는 쿼리를 보낼 때 사용하기를 원하는 진행 중인 쿼리에 대해 특정 간격을 설정합니다. 따라서 요청한 간격을 준수해야 합니다. 질문이 있을 때마다 질문을 보내지 마십시오. 질문을 하나의 쿼리로 컴파일하고 적절한 타이밍에 보냅니다.

   6. 진행 중인 RFI 쿼리 관리

RFI 쿼리를 관리하기 위한 계획을 세우십시오. 일부 공급업체는 즉시 응답하고 일부 공급업체는 전혀 응답하지 않습니다. 공급업체는 후속 질문을 할 수도 있습니다. 프로젝트의 RFI 프로세스가 원활하게 진행될 수 있도록 가능한 모든 시나리오에 대한 계획이 있는지 확인하십시오. 

    7. 질의에 적시에 상세하게 응답

공급자가 무언가를 명확히 하기 위해 질문을 다시 보낼 때 응답하는 데 너무 오래 걸리지 마십시오. 그렇게 하면 공급업체에서 귀하의 지각을 프로답지 못한 것으로 인식할 수 있습니다. 항상 구체적으로 매우 자세하게 작성하는 것을 잊지 마십시오. 모호함은 프로젝트에 해로울 수 있는 잘못된 의사소통을 초래할 수 있습니다. 

RFI 예

의 말을하자 나이키 중국 공급업체의 ODM 설계가 필요합니다. 그래서 그들은 그들이 알고 있는 다양한 중국 공급업체에 RFI를 보내기로 결정했습니다.

다음은 RFI에 포함해야 하는 정보입니다.

사업 개요 : 이 예에서 Nike는 연말 컬렉션을 위한 새로운 신발 디자인이 필요하다고 언급합니다. 

자격 : Nike는 공급업체의 정확한 요구 사항을 명시합니다. XNUMX개의 새로운 신발 디자인이 필요하다고 가정해 보겠습니다. RFI 문서에 이를 포함하여 공급업체가 회사에서 예상하는 서비스가 무엇인지 알 수 있습니다.

질문 : 이 예에서 NIKE는 공급업체에 다음과 같은 질문을 할 수 있습니다.

• 현재 사용 가능한 신발에 대한 개인 상표 디자인이 있습니까? 
• 미국으로의 리드 타임은 얼마나 됩니까? 
• 하루에 몇 켤레의 신발을 생산할 수 있습니까?

기대 : 이 예에서 Nike는 필요한 신발 디자인에 대한 기준을 첨부할 수 있습니다. 또는 찾고 있는 공급업체에 대한 기준을 첨부할 수도 있습니다. 

정보 요청에 대한 FAQ

무엇 향후 계획

신뢰할 수 있는 공급업체를 찾을 수 있는 최상의 기회를 얻으려면 RFI 문서를 신중하게 계획하고 작성해야 합니다. 모든 비즈니스 프로젝트의 모든 단계와 마찬가지로 RFI는 서두르면 안 됩니다. 귀하의 RFI가 상세하고 요점에 직접적이고 간결한지 확인하십시오. 공급업체가 귀하와 협력하도록 권장할 수 있도록 모호하지 마십시오.

RFI를 보낼 잠재적 공급업체를 찾는 데 문제가 있는 경우 도움을 드릴 수 있습니다. Leelinesourcing은 수백 개의 도매 공급업체와 접촉하고 있으므로 여기를 클릭해주세요., 그리고 도와드리겠습니다.