Wat is een offerteaanvraag (RFQ)

In de huidige competitieve markt worden artikelen ontworpen, geprijsd en geciteerd om ervoor te zorgen dat ze de juiste mix van functies hebben voor elke persoon die ze koopt. Websites kunnen aangeven hoeveel hun oplossing zal kosten, maar serieuze kopers zullen altijd om een ​​offerte vragen om een ​​nauwkeuriger cijfer te krijgen.

Nu vraagt ​​u zich af wat RFQ is en of het voordelig voor u is? We werken met honderden scenario's en klanten als doorgewinterde inkoopexperts en met een decennium aan inkoopkennis, hebben we er alle vertrouwen in dat we u kunnen helpen bij het vinden van de beste bron voor elk specifiek product. 

Dit artikel helpt u bij het schrijven van een uitstekende RFQ en het invullen van de volledige procedure en evaluatiecriteria met minimale inspanning.

Wat is een offerteaanvraag?

Offerteaanvraag (RFQ) is een proces waarbij een bedrijf leveranciers en verkopers vraagt ​​om te bieden op specifieke producten of diensten die ze willen kopen of verkopen. Het is meestal een vraag over de prijs van wat je weet dat je wilt.

Toch omvat een aanvraag voor een offerte meestal meer dan de prijs van de dingen. Het kan ook specifieke informatie over het project en zijn behoeften bevatten. Als iemand om een ​​offerte vraagt, moet hij dus alles weten over het product of project.

Om een ​​betere offerte te krijgen dan andere bedrijven, moet u zoveel mogelijk relevante informatie verstrekken. Een andere reden om prijsopgaven duidelijk te maken, is dat ze om juridische redenen kunnen worden gebruikt.

Wanneer moet u een offerteaanvraag (RFQ) gebruiken?

Als u overweegt een Offerteaanvraag (RFQ) te gebruiken om goederen of diensten te kopen, moet u weten wanneer dit proces geschikt voor u is. Wanneer u een offerteaanvraagproces moet gebruiken:

• U moet goederen of diensten kopen die complex of technisch zijn.
• U moet goederen of diensten kopen van een nieuwe leverancier.
• De hoeveelheid goederen of diensten die u nodig heeft, is aanzienlijk.
• U heeft tijd om een ​​meer gedetailleerde evaluatie van leveranciers uit te voeren.

Wanneer u een offerteaanvraag verstuurt, zullen leveranciers u vertellen over hun prijzen en hoe goed ze aan uw behoeften kunnen voldoen. Als resultaat van deze methode kunt u leveranciers vergelijken en de beste voor uw bedrijf kiezen. Het is beter om een ​​vooraf gemaakt sjabloon te hebben om ze allemaal te verzenden. Kijk eens wie snel antwoordt. Het betekent dat hij liever eerder zaken doet. Wacht echter 24 uur om een ​​vervolgbericht te sturen. 

4 soorten offerteaanvragen

Er zijn vier soorten offerteaanvragen en de voorbereidingsperiode voor offertes in het offerteaanvraagproces is van cruciaal belang.

1. Open bod:

Een open bieding is een offerteaanvraag waarbij alle partijen de antwoorden op een offerte kunnen zien. Leveringen kunnen wijzigingen aanbrengen in hun ingediende biedingen. Het openbaar maken van prijzen kan meer concurrentie tussen leveranciers in de hand werken. In die scenario's krijg je veel biedingen van laag naar HOOG. Vraag naar hun kwaliteit terwijl u biedingen met een lage prijs selecteert. 

De offerteaanvraag kan beschikbaar worden gesteld aan alle potentiële bieders. Het is beter om het bod op uw website te adverteren, aangezien veel leveranciers het zullen ontdekken. Maar ook op Marktplaatsen kondigt u uw biedingen aan. 

2. Verzegeld bod:

De offerteaanvraag staat open voor alle gekwalificeerde bieders die een verzegeld bod gebruiken. De koper ziet reacties nadat alle biedingen zijn ingediend. Verzegelde biedingen zijn betrouwbaarder dan open biedingen. Het is misschien niet zo goed voor de verkopers, omdat ze misschien niet zo gedreven zijn.

3. Uitgenodigd bod:

Gekwalificeerde biedingen moeten privé worden gehouden om een ​​eerlijk resultaat te garanderen. De beste praktijk is om het bieden op de vervaldatum te beëindigen en alle biedingen te openen. Analyseer tussentijds de biedingen en bereid uw monsteraanvragen voor. Organiseer hun contactgegevens om vervolgberichten te sturen. 

4. Omgekeerde veiling:

Bij een omgekeerde veiling worden verkopers gevraagd hun laagste biedingen in te dienen. Wanneer geen enkele leverancier voldoet aan het gespecificeerde prijsdoel, kan een omgekeerde veiling worden gebruikt als de tweede fase in het selectieproces van de offerteaanvraag.

5 stappen RFQ-proces

Stap 1: voorbereidingsfase van het offerteaanvraagdocument

Begin uw offerteaanvraag door de benodigde documenten te verzamelen. Om er zeker van te zijn dat je alle basissen hebt behandeld, moet je feedback krijgen van interne belanghebbenden over wat ze nodig hebben. Dit zou zaken moeten omvatten als:

Definitie van de benodigde items, inclusief exacte specificaties

• Specificaties voor levering
• hoeveelheden
• Betalingstermijnen
• De voorgestelde evaluatietechniek
• Tijdlijn voor besluitvorming en de herzieningsprocedure
• Voorwaarden van het bindend contract
• Vooraf gedefinieerde criteria voor indiening
• Kleinste kwalificatiecriteria
• Maak een leverancierslijst

De offerteaanvraag kan beschikbaar worden gesteld aan alle potentiële bieders. 

Stap 2: Stuur een offerteaanvraag

De offerteaanvraag moet duidelijke instructies en een uiterste indieningsdatum bevatten. Geef een bieder voldoende tijd om te reageren. De algemene voorwaarden van de koper moeten bij de RFQ-sjablonen worden gevoegd. Elke potentiële aanbieder moet vragen kunnen stellen en uitleg krijgen. 

Stap 3: Ontvang antwoorden en analyseer de resultaten

Gekwalificeerde biedingen moeten privé worden gehouden om een ​​eerlijk resultaat te garanderen. Het beste is om het bieden op de vervaldatum te beëindigen en alle aanbiedingen te openen.

Stap 4: Kies de meest winstgevende leverancier in betalingsvoorwaarden.

Kies de bieder die de laagste prijs biedt voor de gespecificeerde producten of diensten terwijl hij aan alle selectiecriteria voldoet. Een verhelderende procedure en kleine discussies kunnen nodig zijn om tot het gewenste resultaat te komen. De transactie is pas voltooid als het contract is ondertekend.

Stap 5: Informeer niet-succesvolle leveranciers na het inkoopproces

Informeer de resterende biedingen dat het contract is gegund. Bedank hen voor hun tijd; misschien heb je ze in de toekomst weer nodig.

Aanbevolen lectuur: Beste 7 manieren om Alibaba RFQ te gebruiken

Verzoek om offerte versus aanvraag voor voorstel

Veel mensen die op het gebied van business-to-business werken, sturen en ontvangen verzoeken om voorstellen en offertes wanneer ze praten met mensen die uw producten en diensten willen kopen.

Het belangrijkste onderscheid is het doel tussen het RFQ- en RFP-proces. Een RFQ wordt ingediend wanneer u weet welk product of dienst u wilt en nodig heeft prijsstelling. Een verzoek om voorstel wordt aangeboden wanneer de situatie complexer is en u veel andere variabelen dan de prijs wilt overwegen voordat u een keuze maakt.

Voorstellen omvatten welke strategie/functies hij aanbiedt. Hoe zij u zouden helpen bij uw zakelijke aangelegenheden. Een offerteaanvraag wordt vaak eerst gebruikt en vervolgens een offerteaanvraag voor de definitieve prijsstelling. 

De voordelen van een offerteaanvraag (RFQ) 

Het gebruik van een offerteaanvraag in het inkoopproces heeft verschillende voordelen:

1. Een RFQ kan ervoor zorgen dat u concurrerende biedingen ontvangt van geïnteresseerde leveranciers. Je filtert eruit welke leveranciers geïnteresseerd zijn in zaken. Als een eerste stap in het filtratieproces. 

2. Een offerteaanvraag kan u helpen leveranciers te controleren op hun vermogen om aan uw specifieke vereisten te voldoen.

3. Een RFQ kan u helpen eventuele problemen met een leverancier te identificeren voordat u een contract aangaat.

4. Een offerteaanvraag kan uw bedrijf beschermen tegen prijsopdrijving door leveranciers te dwingen op prijs te concurreren.

5. Een RFQ kan worden gebruikt als onderhandelingsinstrument om de best mogelijke voorwaarden van een leverancier te krijgen. Onderhandelen over prijs of kwantiteit/kwaliteit en zelfs over eventuele extra service. Het is altijd beter om op zoek te gaan naar iets extra's. 

Hoe RFQ-documenten te schrijven?

Bij het schrijven van een RFQ-document is het essentieel om duidelijk en beknopt te zijn bij het beschrijven van het product of de dienst die moet worden gedaan. 

1. De offerteaanvraag moet betrekking hebben op:

• Doelstellingen
• Betaalvoorwaarden
• Benodigde hoeveelheden
• Geschatte werkuren
• Project lengte
• Contractuele voorwaarden
• Vereisten voor het indienen van offertes:
• Deadlines
• Evaluatiecriteria
• Toekennings- en sluitingsproces

2. Stuur de RFQ naar verschillende leveranciers.

In de volgende fase maak je een lijst van gerenommeerde andere leveranciers waarmee je eerder hebt samengewerkt. Stuur het RFQ-document naar alle geïnteresseerde partijen nadat u alle contactgegevens hebt verzameld. Maak van tevoren een FAQ aan om herhaalde vragen te voorkomen. Integreer administratieve hulpmiddelen en procedures om het biedings- en beoordelingsproces te ondersteunen.

3. Krijg en controleer feedback.

Inspecteer en bekijk alle inzendingen. Het klinkt misschien eenvoudig, maar het kan een tijdrovende en cruciale stap zijn in het hele rfq-proces. Zie welke prijzen en kwaliteit ze in welke hoeveelheid aanbieden. Kijk of ze een MOQ of betalingsvoorwaarden hebben. Filter ze en sluit er slechts een paar in uw uiteindelijke beslissing. Breng alle leveranciers op de hoogte na ontvangst en evaluatie.

4. De beste leverancier kiezen

Na analyse van alle inzendingen moet elke leverancier voldoen aan de beoordelingsvereisten of het laagste bod uitbrengen. Onderteken het definitieve contract na het selecteren van de winnende leverancier en het bedanken van alle deelnemers.

Voorbeelden voor RFQ 

Offerteaanvraag van het Internationaal Agentschap voor Hernieuwbare Energie (IRENA) is een groep landen die samenwerken om landen te helpen bij de overgang naar hernieuwbare energie. IRENA heeft ook veel belangrijke documenten, beleidsregels en educatief materiaal. In mei 2021 heeft IRENA een Request for Proposals (RFP) uitgebracht voor het raadplegen van dienstverleners om te helpen met specifieke taken, zoals het raadplegen van belanghebbenden en het maken van een handboek met praktisch advies. De paper bevat veel informatie over het project, inclusief exacte data, opdrachtvoorwaarden en evaluatiecriteria.

Hoe moet ik een offerteaanvraag verzenden?

Er zijn een paar verschillende manieren om een ​​RFQ te verzenden. U kunt dit doen via e-mail, fax of post. U kunt ook een online formulier of RFQ-sjabloon gebruiken. 

Neem bij het opstellen van uw offerteaanvraag alle relevante informatie op die de geselecteerde leverancier nodig heeft om u een nauwkeurige offerte te geven. Deze bestaat uit een gedetailleerde beschrijving van uw wensen, specificaties of hoeveelheden en uw deadline. Het versturen van een offerteaanvraag kan veel werk lijken, maar het is het waard om de beste prijs voor uw bedrijf te krijgen.

Veelgestelde vragen over offerteaanvraag

Conclusie

Het is een van de beste manieren voor kopers om meer te weten te komen over de producten en diensten van leveranciers en om meer informatie te krijgen over hun prijzen en betalingsvoorwaarden. Het is een must voor kleine bedrijven om te weten hoe ze het RFQ-proces goed kunnen uitvoeren. Deze relatie kan jarenlang goed zijn, dus het is van cruciaal belang om de juiste leverancier voor uw bedrijf te vinden. Voor beiden moet deze vriendschap in stand worden gehouden.

LeelineSourcing heeft een scala aan verschillende diensten. Onze vakmensen sourcing agenten zal u helpen wanneer u iets van leveranciers koopt. Wij zorgen voor het gecompliceerde proces en bieden op maat gemaakte kwaliteitsinspectiediensten op basis van uw behoeften. Als u gerelateerde diensten nodig heeft, alstublieft deze link.