Hvordan skrive en forespørsel om informasjon （RFI）

En RFI er det første trinnet i anskaffelsesprosessen for å sikre en rettferdig og høykvalitets forretningstransaksjon med andre virksomheter. Så bedrifter sender en forespørsel om informasjon til potensielle leverandører når de trenger en pålitelig partner.

Men hva er egentlig en forespørsel om informasjon, og hvorfor er den viktig?

Som en erfaren innkjøpsekspert har vi sendt hundrevis av RFI-er i vår tiår lange karriere. Dermed vet vi nøyaktig hvordan vi skal skrive RFI-er som garanterer svar fra leverandører. 

Denne artikkelen vil forklare hvorfor og hvordan du bør utarbeide et RFI-dokument for prosjektene dine. Fortsett å lese!

Hva er en forespørsel om informasjon?

Forespørsel om informasjon er også kjent som RFI. Et selskap bruker dette dokumentet til å be om detaljert skriftlig informasjon fra potensielle leverandører. En RFI er den første delen av alle anskaffelsesprosesser. Den brukes først og fremst til å be om informasjon for å bestemme hva du skal gjøre videre for et bestemt prosjekt.

Å få relevant informasjon fra ulike potensielle leverandører gjør det mulig for en bedrift å sammenligne RFI-er. Å ha flere leverandører til sammenligning gjør det lettere å vite hvilken leverandør som er best egnet for prosjektet.

Hvorfor bruker fagfolk forespørsler om informasjon?

Fagfolk bruker RFI til å stille detaljer og stille spesifikke spørsmål til et selskap om produktene og tjenestene de tilbyr. Det brukes ofte i markedsundersøkelser, og det er den første delen av hver anskaffelsesprosess.

Noen informasjon fagfolk ber om i en RFI er: 

• Erfaringer fra leverandør for lignende prosjekter
• Spørsmål om tjenesten som tilbys av leverandøren 
• En tidslinje for når de kan yte tjenester til prosjektet
• Leverandørens prosjektstyringsprosess

Fagfolk bruker ofte en vanlig RFI-mal. En RFI-mal er nyttig for tilbakevendende innkjøpsprosjekter. Det gjør det lettere for innkjøpsteam å finne leverandørprofiler som passer for lignende prosjekter i fremtiden. Jeg beholder RFI-malen min i google docs og kopierer og limer den inn for å sende den til hver leverandør. Bare gjør en liten endring for å passe situasjonen. 

Hvordan fungerer en RFI?

Her er de fire trinnene i RFI-prosessen: 

Trinn 1: En kjøper utvikler en RFI.

RFI er et skriftlig dokument som gir en standardisert prosess for å finne spesifikk informasjon. Her stiller kjøperen leverandørene kortfattede spørsmål eller detaljer i et tydelig format. Hvis det første dokumentet er opprettet på Word, vil en Word til PDF-konvertering brukes til å fullføre filen. En RFI lar leverandøren forstå kjøperens behov enkelt. 

Trinn 2: En leverandør svarer på RFI.

Kjøpere tildeler vanligvis en frist for leverandører til å svare på RFI. Kjøpere sammenligner de innsamlede svarene fra RFI med hverandre. Dette trinnet hjelper bedrifter med å bestemme hvilken leverandør og tjenester som passer best for prosjektet. 

Trinn 3: Kjøperen vurderer leverandørens svar.

Etter fristen gjennomgår virksomheten RFI-svaret sendt av hver leverandør. Kjøperen ser etter generell informasjon om hvert enkelt selskap og potensielle konflikter som kan oppstå ved samarbeid med dem. Denne delen handler om å undersøke bakgrunnsinformasjonen til leverandørene. Jeg sjekker denne informasjonen fra offentlig tilgjengelige databaser, som lisensnumre og registreringsdata fra statlige nettsteder. 

Gjennomgang av leverandørsvar hjelper kjøperen med å bestemme hvilket RFI-svar som skal gå videre til neste trinn.

Trinn 4: Neste trinn i anskaffelsesprosessen: RFP-prosess

Etter å ha valgt én leverandør fra de aktuelle leverandørene, går kjøperen videre til RFP, Request for Proposal.

Foreslått lesing: Forespørsel om forslag (RFP)

Fordeler med å bruke forespørsel om informasjon

En forespørsel om informasjon kan gi ulike fordeler for en bedrift. 

Når du arbeider med tilbakevendende innkjøpsprosjekter, kan kjøpere alltid gå tilbake til de potensielle leverandørene de har funnet ved å bruke RFI-maler. Andre fordeler med å bruke RFI er:

• RFI viser leverandører at det er konkurranse i virksomheten din. 

Innsamling av RFI-svar får leverandører til å innse at det er konkurranse om virksomheten din. Å lage en RFI gjør at prosjektet ditt fremstår som mer attraktivt. Det gir også leverandører det haster å være lydhøre for å bli valgt for forslaget. Det øker også tilliten mellom leverandør og kjøper. Ettersom kjøperen ber om RFI, er de seriøse med å drive forretning, ikke bare en tilfeldig person som ber om tilbud. 

• Du får en detaljert oversikt over hver leverandør. 

RFIer lar kjøpere kommunisere direkte med leverandører. Sammenlignet med informasjonen som er tilgjengelig for offentlig visning på internett, vil leverandørenes svar på RFI-dokumentet ditt være mye mer troverdig. Dette sikrer at du får den tjenesten som leverandørene selv lovet at de kunne tilby.

Hvordan skrive en forespørsel om informasjon (RFI)?

Det er mange prosjekt RFI-maler tilgjengelig online. Men vi vil gi deg en enkel, men effektiv mal for forespørsel om informasjon for å starte anskaffelsesprosessen for prosjektet ditt. Her er hva du bør inkludere i din RFI:

 1. Oversikt

Du bør angi konteksten til virksomheten din i RFI-dokumentet. Å skrive på en slik måte vil oppmuntre leverandører til å sikte på å være din potensielle partner aktivt. Det vil også fortelle dem om de kan tilby tilgjengelige løsninger til dine nåværende behov eller ikke.

Husk at i næringslivet bygger bedrifter relasjoner for å generere fortjeneste. Leverandører må innse at forslaget ditt i neste trinn kan være til nytte for dem akkurat som det kan være til nytte for deg. Gi legitimasjonen din til hver potensiell leverandør og øk sjansene dine for å få svar. 

 2. Kvalifikasjoner

I denne delen av Request for Information-skjemaet gir du leverandører de spesifikke detaljene for tjenestene du leter etter. Gi tydelig kommunikasjon om produktene, tjenestene og leveringsmetodene du ønsker å oppnå. Responsen i denne delen vil bli hovedfaktoren i beslutningsprosessen din. Vær derfor oppmerksom på denne delen av informasjonsmaldokumentet. 

Hvis du gjør denne delen bra, vil du få en detaljert sammenligning av hvert svar du mottar. 

 3. Forespurt informasjon

I denne delen av malen for forespørsel om informasjon samler du informasjon om leverandørens troverdighet, kapasitet, kvalitetskontroll osv. Still spesifikke spørsmål. Svarene på disse spørsmålene vil hjelpe deg med å ta informerte beslutninger som kjøper. Noen spør om bedriftslisensnummeret deres for å dobbeltsjekke postene sine fra offentlige databaser. Det gir deg også registreringsdatoen deres, noe som betyr at jo eldre de er, jo mer pålitelige vil de være. 

 4. Respons forventninger

Skriv ned svarforventningene dine i RFI-malen også. Gi leverandørene god tid til å svare, men ikke glem å sette en frist. Hvis du skal bruke et evalueringskriterie, oppgi det i denne delen, slik at leverandørene vet hva du leter etter. 

Du kan også legge til en konfidensialitetsklausul her som en del av de inkluderte vedleggene.

7 tips for å sende inn en forespørsel om informasjon

1. Studer prosjektet ditt grundig

Det første trinnet i å sende inn en RFI er å forstå prosjektet ditt først. Kjenn hver detalj i prosjektet ditt og fyll ut hull i informasjonen din. Du vil ikke kunne oppgi dine behov til leverandørene på riktig måte hvis du ikke vet hva de er. 

Å ha en solid beskrivelse av prosjektet vil også garantere leverandører at det vil være verdt det å jobbe med deg.

      2. Formuler avgjørende spørsmål 

Still spørsmål som er relevante for prosjektet ditt i ditt RFI-dokument. Her er noen tips å huske på når du formulerer spørsmål:

• Vær spesifikk. 

Før du stiller spørsmålet ditt, gi kontekst om hvilken del av prosjektet spørsmålet er relatert til. Ikke legg til bløfflinjer og unødvendige ord i malen din. Vær presis og forsiktig når du bruker ord.

• Gi støttedokumenter. 

Hvis du trenger bilder for å gjøre spørsmålene dine klarere, ikke nøl med å inkludere de vedlagte dokumentene i RFI-en. 

    3. Følg riktig format

Noen leverandører oppgir malen for forespørsel om informasjon som de forventer at potensielle kunder skal bruke. Før du sender en generisk RFI, sørg for at selskapene ikke har det forventede formatet først. Ellers kan RFI-en din bli ignorert av strenge leverandører. 

    4. Se gjennom RFI-dokumentet ditt

Gå kritisk gjennom hele RFI-malen og sørg for at du inkluderer alt du vil vite. Still nødvendige spørsmål, men pass på at du ikke stiller spørsmål som du kan svare på selv. Sjekk strukturen, grammatikken og klarheten til dokumentet ditt. 

Å gjøre dette vil presentere deg som en pålitelig og profesjonell virksomhet. 

    5. Send din forespørsel

Etter å ha forsikret deg om at dokumentet inneholder og ber om all nødvendig informasjon, send RFI. Noen leverandører setter spesifikke intervaller for pågående spørringer som de vil at du skal bruke når du sender spørringen. Så sørg for at du respekterer det forespurte intervallet. Ikke send en forespørsel hver gang du har et spørsmål. Sett sammen spørsmål til ett søk og send dem til riktig tidspunkt.

   6. Administrer pågående RFI-spørringer

Ha en plan for å administrere RFI-spørringene dine. Noen leverandører vil svare umiddelbart, og noen vil ikke svare i det hele tatt. Leverandører kan også stille oppfølgingsspørsmål. Sørg for at du har en plan for alle mulige scenarier slik at RFI-prosessen til prosjektet ditt vil gå problemfritt. 

    7. Svar på spørsmål i tide og detaljert

Når leverandører sender tilbake forespørsler for å prøve å avklare noe, ikke ta for lang tid å svare. Hvis du gjør det, kan leverandørene oppfatte forsinkelsen din som uprofesjonell. Husk å alltid skrive detaljert og detaljert. Uklarhet kan føre til feilkommunikasjon som kan være skadelig for et prosjekt. 

RFI-eksempel

La oss si Nike trenger ODM-design fra leverandører i Kina. Så de bestemte seg for å sende en RFI til forskjellige kinesiske leverandører som de kjenner.

Her er informasjonen de trenger å inkludere i sin RFI.

Forretningsoversikt: I dette eksemplet nevner Nike at de trenger nye skodesign for sin årsavslutningskolleksjon. 

Kvalifikasjoner: Nike oppgir deres eksakte behov fra leverandørene. La oss si at de trenger ti nye skodesign. De inkluderer dette i RFI-dokumentet slik at leverandørene vet hva selskapets forventede service fra dem er.

spørsmål: I dette eksemplet kan NIKE stille spørsmål til leverandører som:

• Har du for øyeblikket private label-design for sko tilgjengelig? 
• Hvor lang er leveringstiden din til USA? 
• Hvor mange par sko kan du produsere på en dag?

forventninger: I dette eksemplet kan Nike legge ved kriteriene for skodesignene de trenger. Eller de kan også legge ved kriterier for leverandøren de søker etter. 

Vanlige spørsmål om en forespørsel om informasjon

Hva blir det neste

Du må planlegge og lage RFI-dokumentet ditt nøye for å ha størst sjanse til å finne pålitelige leverandører. Som med hvert trinn i ethvert forretningsprosjekt, bør en RFI ikke forhastes. Sørg for at RFI-en din er detaljert, rett på sak og kortfattet. Ikke vær vag, slik at leverandører blir oppmuntret til å fortsette å jobbe med deg.

Hvis du har problemer med å finne potensielle leverandører å sende RFI-er til, kan vi hjelpe. Leelinesourcing er i kontakt med hundrevis av grossistleverandører, så kontakt oss, og vi hjelper deg.