Upphandling och inköpstjänster är en integrerad del av leveranskedjan förvaltning. Detta är två avgörande affärsprocesser.
Inköp och inköp är två separata avdelningar som arbetar tillsammans för att förvärva förnödenheter till ett företag.
Medan båda avdelningarna får förnödenheter, fungerar de olika. Att veta hur de två skiljer sig kan hjälpa lämpliga avdelningar att samordna sig mer effektivt.
Du kan sedan se till att ditt företag antar rätt strategier för att förbättra inköp kontra inköp.
Hur skiljer sig inköp och upphandling? I den här artikeln kommer vi att undersöka inköp vs upphandling.
Du kommer att känna till de viktigaste skillnaderna mellan de två.
Vad är sourcing?
Sourcing innebär att identifiera företagens behov och hitta nya leverantörer.
Dessutom består det i att utveckla ett nätverk av alternativa leverantörer. Dina resurser kommer att bero på detaljnivån du kan ägna åt inköp.
Förstå behoven hos en inköpsföretag är det första steget i inköp. Inköpschefer etablerar sedan ett ideal leverantör kvalitetslista.
Efter att ha utvärderat alla leverantörer kontaktar företaget potentiella leverantörer och efterfrågar mer information om råvaror.
Dessutom ber de leverantörer att skicka en offert till dem.
När inköpsteamet har rätt information, begränsar de sina alternativ och tecknar kontrakt med rätt leverantörer.
Ett avtal tecknas med den säljare som bäst möter företagets behov. Därifrån börjar företaget etablera sunda relationer med leverantören.
Sourcingprocess
- Urval av leverantörer
- Bedömning av säljarens kostnader
- Skaffa leverantörsinformation
- Utvärdering av initiala leverantörer
- Forskning och utveckling av leverantörer
- Budgetanalys och målsättning
Föreslagen läsning: Bästa 30 inköpswebbplatser
Vad är upphandling?
Upphandling är hela processen med att anskaffa varor och tjänster från leverantörer.
En inköpsorder ges till leverantören baserat på inköpskontraktet. På så sätt kan ett företag säkerställa leverans av varor och tjänster och betalning i rätt tid.
Upphandling avser allt som hjälper ett företag att köpa varor. Om det inte finns en sund upphandlingsstrategi är det svårt att få tag i de väsentliga produkterna.
Ett företags förmåga att hantera alla dessa processer effektivt ger det en fördel över tid. Strategisk planering kan hjälpa en organisation att växa. Dessutom kan varje steg i processen fungera i harmoni.
Upphandlingsprocess
- Upphandlingsaktiviteter och strategiska inköp.
- Leverantörshantering och förhandling.
- Säkerhet av leverantörskvalitet
- Att välja rätt produkter och tjänster.
- Utfärdande av inköpsorder.
- Spåra materialkvitton.
Föreslagen läsning: Produkt sourcing
Inköp och upphandling: nyckelskillnaden
Båda handlar om det material som företag behöver för att driva sin verksamhet.
Inköpsprocessen förenklar upphandlingen. Sourcing ger organisationen en lista över nödvändiga leverantörer. Däremot hanterar upphandling att anskaffa de förnödenheter som behövs för att driva verksamheten.
Jag har NÄRA FÖRSTÅTT arbetsmekanismen för båda. Sourcing ger en EDGE av pålitliga leverantörer och vinner affärerna.
Inköpsprocessen sker före upphandling. Det handlar om att identifiera leverantörer. Denna process samlar också in leverantörs- och produktinformation.
Att hitta rätt balans mellan prissättning och vinstmarginal är nyckeln till strategiska inköp. Jämförelsevis innebär upphandling att söka information om produkter, köpa dem och leverera dem.
En effektiv strategi är nödvändig för framgångsrik upphandling.
Inköpsavdelningen ser till att företaget får alla produkter och material det behöver. Under tiden gör sourcing dem tillgängliga.
Inköpsavdelningen undertecknar kontraktet med köparen på specifika villkor. I motsats till detta säkerställer upphandlingen att leveransen bekräftas i enlighet med inköpsordern.
Ett inköpsteam håller reda på alternativa leverantörer medan ett inköpsteam övervakar leveransdatum och kvalitet. Inköpsteamet letar efter leverantörer med lägre priser.
Det gör det möjligt för företag att välja kostnadsbesparande leverantörer efter deras lämplighet att spara pengar. Det underlättar långsiktiga relationer med tillverkare.
Omvänt uppmärksammar upphandling de förnödenheter de behöver. Det handlar om att upphandla en produkt eller tjänst och släppa betalningar efter leverans.
De två funktionerna fungerar vanligtvis tillsammans, men det är inte alltid fallet.
Att hitta och granska leverantörer kräver inte alltid ett inköpsteam. Inköpsavdelningarna kan hantera indirekta leverantörer.
Föreslagen läsning: Inköpare
Hur samordnar man inköp och inköp?
Framgången för en försörjningskedja beror på effektiv kommunikation. Ändå är detta ett av de största förbättringsområdena. Både inköps- och inköpsavdelningar kan uppleva kommunikationsproblem.
Jag har ställts inför stora problem som materialförseningar, att få fel material etc. Det är bättre att KOMMUNIKERA i tid och få effektiva resultat.
Sourcing kräver inköpsdata för att säkerställa att företaget arbetar med lämpliga leverantörer.
Däremot kräver upphandling inköp statistik för att korrekt prognostisera utgifter och minska kostnaderna.
Därför bör inköpsproffs och inköpsavdelning vara i kommunikation. Du kommer att skörda frukterna av att dessa team samordnar sig väl. Obligatoriska funktioner inkluderar:
Förbättra kommunikationen
Korrekt samordning innebär effektiv kommunikation mellan inköps- och upphandlingsteam. Effektiv samordning kan ge positiva resultat.
När samordningen mellan inköps- och inköpsteamen är god finns det ingen chans att fel uppstår
Öka produktiviteten
Oförutsägbar kommunikation och brist på sammanhållning hämmar produktiviteten. Att hålla en professionell attityd är avgörande för att öka din produktivitet.
Letar du efter det bästa inköpsföretaget?
Leeline Sourcing hjälper köpare att hitta rätt produkt till den bästa kostnaden.
Vilka är de bästa metoderna för e-sourcing och e-upphandling?
En eSourcing-process används för att identifiera och godkänna upphandlingsbehov elektroniskt.
Användningen av e-sourcing-plattformar förbättrar anbudsprocessen.
I eSourcing utförs alla inköpsprocesser elektroniskt och anbud, offerter och förslag från flera leverantörer samlas in och bearbetas.
Jag föredrar eSourcing eftersom jag arbetar på distans. När jag är på mitt kontor i KALIFORNIEN gör inköpsteamet allt. Det sparar tid och pengar.
Däremot börjar e-upphandling med själva kontraktet. eProcurement består av att hantera upphandlingsprocessen elektroniskt och säkerställa efterlevnad.
Elektronisk upphandling är mycket lik manuell upphandling men mycket snabbare.
Företag måste nu hantera många leverantörer och inköp. E-sourcing har blivit en väsentlig del av strategisk upphandling för företag.
Metoden för e-sourcing innebär att man samlar in informationen nedan.
RFI – Begäran om information
Vanligtvis börjar inköp online med detaljerade RFI:er. Prekvalifikationsfrågeformulär (PQQs) används ofta för förfrågningar om information.
Budgivare måste lämna in RFI:er eller PQQ:er innan de blir offentligt inbjudna till ett anbudsevenemang.
eSourcing sparar all data, vilket gör att du snabbt kan hitta leverantörsinformation och lära dig mer om dina bud. För att komma in i din eSourcing-session måste leverantörer skicka in sitt frågeformulär för ditt godkännande.
Detta hjälper dig att identifiera potentiella budgivare som kanske inte är lämpliga.
RFQ – Offertförfrågan
Offertförfrågningar (RFQ) kan vara användbara vid anbudsförfarande för att fastställa aktuell marknadsprissättning.
Med din eSourcing-plattform kan du skicka anbudsförfrågningar till leverantörer som tidigare har fyllt i anbudsförfrågan. Citat är användbara för att sätta startpunkter för eSourcing-sessioner.
Att använda detta system är fördelaktigt för företag med strikta budgetar och icke-komplexa anbud.
Föreslagen läsning: Bästa 7 sätten att använda Alibaba RFQ
RFP – Begäran om förslag
Förfrågningar om förslag kan vara att föredra framför anbudsförfrågningar. Vanligtvis är denna begäran om ett dokument som beskriver förslagets relevans för projektet.
RFP:er beskriver hur leverantörer kommer att tillhandahålla de angivna tjänsterna. En viktig fördel är att RFP:n kan lagras på en eSourcing-plattform.
RFP-frågor delas i ett samarbetsutrymme, vilket möjliggör enklare jämförelser mellan svar.
Eftersom anbudsförfrågningar inte är lika komplexa som anbudsförfrågan, föredrar många företag dem.
e-auktion
Efter att ha fått leverantörsofferter kanske du vill överväga en e-auktion. Budgivare konkurrerar om kontrakt genom dynamiska, konkurrenskraftiga eAuktioner.
Det är vanligt att man använder eAuktioner för att hitta det bästa tillgängliga priset på marknaden.
Däremot liknar en e-upphandlingscykel en traditionell upphandlingscykel.
Under upphandlingsprocessen finns det flera steg:
Kundens behov av produkter
Inköpsprocessen börjar med att identifiera eller förutse vad kunden vill ha.
För att fastställa behovet förlitar de sig på elektroniska dokument. Till exempel inköpsrekvisition, stoppkontroll och ombeställningsrutiner.
Inköpsgodkännande
Olika steg kan vara involverade i detta skede baserat på köpets storlek och karaktär.
Små inköp är tillåtna med e-upphandlingssystem utan godkännande.
Elektronisk inlämning
Vissa organisationer använder elektroniska inlämningar, medan andra förlitar sig på post eller fax för materialreleaser.
Att använda elektroniskt datautbyte (EDI) kan förkorta ordercykeln Ledtid.
Använda inköpsprogramvara
Köp och försäljning av varor och tjänster kan göras online med inköpsprogramvara.
Inköpsmjukvaran tillhandahåller digitala och automatiserade beslutsverktyg. Programvaran för e-upphandling gör det enkelt att slutföra alla upphandlingsprocesser.
Föreslagen läsning: Topp 20 amerikanska inköpsagenter
Vanliga frågor
Vilken betydelse har upphandlingsprocessen i leverantörskedjan?
Affärsverksamheten är oupplösligt kopplad till inköp och supply chain management.
Dessa två funktioner kan inte separeras. Effektiv upphandling spelar en avgörande roll för varje företags framgång.
Försörjningskedjor kan inte fungera smidigt om upphandling ignoreras, eller vice versa.
Därför är upphandling ännu viktigare.
Är det värt att minska kostnaderna i försörjningskedjan?
Kostnaden för dess leveranskedja blåser ofta upp en produkts eller tjänsts försäljningspris.
Lägre kostnader förs över på kunderna. Nettovinsten kommer att fördubblas när kostnaderna för leveranskedjan sänks från 9 % till 4 %.
Att öka vinsten utan att öka försäljningen är den stora attraktionen med kostnadsminskningar i en försörjningskedja.
Det är därför avgörande att fokusera på kostnadsminskningar i försörjningskedjan.
Vad betyder dubbla källor?
I huvudsak arbetar dual sourcing med mer än en leverantör för samma produkt.
Två leverantörer används för samma råvara, produkt, tjänst eller komponent.
Eftersom dual sourcing innebär att arbeta med flera företag är det vanligtvis mer kostnadseffektivt.
Dual sourcing möjliggör dessutom enklare sourcingprocesser. Dual sourcing måste motiveras för att hantera risker och förenkla processer.
Företag använder ett tillvägagångssätt med två källor för att minska risken att gå med en enda källa.
Men inköpschefer fattar ett medvetet beslut att bedriva enstaka inköp.
Vilken programvara för inköp och inköp finns tillgänglig?
På marknaden finns en mängd olika programvaror tillgängliga för upphandling och inköp.
Med enkel integration kan dessa mjukvaror skjuta i höjden för hela din upphandlingsprocess.
Dessutom kan du få realtidsrapporter om din upphandling.
Att välja rätt programvara för att hantera din inköp är dock ett kritiskt val. Så gör ditt val noggrant.
Om du behöver hjälp med att göra ditt val kan du ställa standardfrågor till din leverantör som minsta beställningskvantitet, krav och materialkvalitet.
Hur kan upphandlingsprocesser hjälpa till att hantera leveranskedjor?
Ett viktigt steg i leveranskedjan är upphandlingsprocessen.
Du kan optimera upphandlingsprocessen och leveranskedjan genom att välja de bästa leverantörerna och förhandla fram de bästa kontrakten.
Följaktligen kommer produktionstiden och kostnaderna att minska.
Föreslagen läsning: Inköpsagent
Avslutande tankar
Som en del av den framgångsrika försörjningskedjan går inköp och upphandling hand i hand.
Det ena utan det andra har inte riktigt samma effekt. Försörjningskedjan fungerar korrekt när båda är tillgängliga.
Med teknikens framsteg köper företag nu material via elektroniska tjänster. Elektronisk inköpsstrategi och upphandling sparar tid och ansträngning för företag.
Dessutom hjälper det till att minska kostnaderna, effektivisera leverantörsrelationer och förbättra journalföringen.
