การจัดหา VS การจัดซื้อ

บริการจัดซื้อจัดจ้างและการจัดหาเป็นส่วนสำคัญของ ห่วงโซ่อุปทาน การจัดการ. นี่เป็นกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญสองกระบวนการ 

การจัดซื้อและการจัดหาเป็นแผนกสองแผนกที่ทำงานร่วมกันเพื่อจัดหาวัสดุสำหรับบริษัท

แม้ว่าทั้งสองแผนกจะได้รับเสบียง แต่ก็ทำงานต่างกัน การรู้ว่าทั้งสองแตกต่างกันอย่างไรสามารถช่วยให้หน่วยงานที่เหมาะสมประสานงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

จากนั้น คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมในการปรับปรุงการจัดหาและการจัดซื้อ

การจัดหาและการจัดซื้อจัดจ้างแตกต่างกันอย่างไร? เราจะตรวจสอบตลอดบทความนี้ การจัดหาเทียบกับการจัดซื้อจัดจ้าง.

คุณจะทราบความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทั้งสอง

การจัดหาคืออะไร?

การจัดหาเกี่ยวข้องกับการระบุความต้องการของธุรกิจและการค้นหาซัพพลายเออร์รายใหม่

นอกจากนี้ยังประกอบด้วยการพัฒนาเครือข่ายผู้ขายรายอื่น ทรัพยากรของคุณจะขึ้นอยู่กับระดับของรายละเอียดที่คุณสามารถอุทิศให้กับการจัดหาได้ 

เข้าใจความต้องการของ บริษัทจัดหา เป็นขั้นตอนแรกในการจัดหา ผู้จัดการฝ่ายจัดหาจึงสร้างอุดมคติ ผู้จัดจำหน่าย รายการคุณภาพ

หลังจากประเมินซัพพลายเออร์ทั้งหมดแล้ว บริษัทจะติดต่อซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพและขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัตถุดิบ 

นอกจากนี้พวกเขาขอให้ซัพพลายเออร์ส่งใบเสนอราคา

เมื่อทีมจัดหามีข้อมูลที่ถูกต้อง พวกเขาจะจำกัดทางเลือกให้แคบลงและเซ็นสัญญากับซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม

มีการลงนามข้อตกลงกับผู้ขายที่ตรงตามความต้องการของบริษัทมากที่สุด จากนั้น บริษัทก็เริ่มสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ 

กระบวนการจัดหา

• การคัดเลือกผู้ขาย
• การประเมินต้นทุนผู้ขาย
• รับข้อมูลผู้ขาย
• การประเมินซัพพลายเออร์เบื้องต้น
• การวิจัยและพัฒนาผู้จำหน่าย
• วิเคราะห์งบประมาณและกำหนดเป้าหมาย

แนะนำให้อ่าน: สุดยอดเว็บไซต์จัดหา 30 แห่ง

การจัดซื้อคืออะไร?

การจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการทั้งหมดในการจัดหาสินค้าและบริการจากซัพพลายเออร์

ใบสั่งซื้อมอบให้กับผู้ขายตามสัญญาการจัดหา วิธีนี้ช่วยให้บริษัทมั่นใจในการส่งมอบสินค้าและบริการและชำระเงินได้ทันท่วงที 

การจัดซื้อหมายถึงอะไรก็ตามที่ช่วยให้บริษัทซื้อสินค้าได้ หากไม่มีกลยุทธ์ในการจัดซื้อที่ดี ก็ยากที่จะได้ผลิตภัณฑ์ที่จำเป็น

ความสามารถของบริษัทในการจัดการกระบวนการทั้งหมดเหล่านี้อย่างมีประสิทธิผลทำให้บริษัทมีความได้เปรียบเมื่อเวลาผ่านไป การวางแผนเชิงกลยุทธ์ สามารถช่วยให้องค์กรเติบโตได้ นอกจากนี้ทุกขั้นตอนของกระบวนการสามารถทำงานได้อย่างสอดประสานกัน 

กระบวนการจัดซื้อ

• กิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างและการจัดหาเชิงกลยุทธ์
• การจัดการผู้ขายและการเจรจาต่อรอง
• การประกันคุณภาพของซัพพลายเออร์
• การเลือกสินค้าและบริการที่เหมาะสม
• การออกใบสั่งซื้อ.
• ติดตามการรับวัสดุ

แนะนำให้อ่าน: การจัดหาผลิตภัณฑ์

การจัดหาและการจัดซื้อ: ความแตกต่างที่สำคัญ

ทั้งสองเกี่ยวข้องกับการจัดหาวัสดุที่บริษัทต่างๆ ต้องการในการดำเนินธุรกิจ

กระบวนการจัดหาทำให้การจัดซื้อง่ายขึ้น การจัดหาทำให้องค์กรมีรายชื่อซัพพลายเออร์ที่จำเป็น ในทางตรงกันข้าม การจัดซื้อจัดซื้อจัดหาวัสดุที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจ

ฉันเข้าใจกลไกการทำงานของทั้งสองอย่างใกล้ชิด การจัดหาทำให้ได้เปรียบซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้และชนะข้อตกลง

กระบวนการจัดหาเกิดขึ้นก่อนการจัดซื้อ มันเกี่ยวข้องกับการระบุซัพพลายเออร์ กระบวนการนี้ยังรวบรวมผู้ขายและข้อมูลผลิตภัณฑ์

การหาจุดสมดุลระหว่าง การตั้งราคา และอัตรากำไรเป็นกุญแจสำคัญในการจัดหาเชิงกลยุทธ์ ในทางเปรียบเทียบ การจัดซื้อเกี่ยวข้องกับการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ การซื้อ และการส่งมอบ

กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดซื้อที่ประสบความสำเร็จ

แผนกจัดซื้อทำให้มั่นใจว่าบริษัทจะได้รับผลิตภัณฑ์และวัสดุทั้งหมดที่จำเป็น ในขณะเดียวกันการจัดหาทำให้พร้อมใช้งาน 

ฝ่ายจัดหาลงนามในสัญญากับผู้ซื้อตามข้อกำหนดและเงื่อนไขเฉพาะ ตรงกันข้ามกับสิ่งนี้ การจัดซื้อทำให้มั่นใจว่าการส่งมอบได้รับการยืนยันตามใบสั่งซื้อ

ทีมจัดหาติดตามซัพพลายเออร์รายอื่นในขณะที่ทีมจัดซื้อตรวจสอบวันที่และคุณภาพการส่งมอบ ทีมจัดหาจะมองหาซัพพลายเออร์ที่มีราคาต่ำกว่า

ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถเลือกผู้ขายที่ประหยัดต้นทุนได้ตามความเหมาะสมในการประหยัดเงิน ช่วยอำนวยความสะดวกในความสัมพันธ์ระยะยาวกับผู้ผลิต

ในทางกลับกัน การจัดซื้อให้ความสำคัญกับวัสดุสิ้นเปลืองที่พวกเขาต้องการ มันเกี่ยวข้องกับการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการและการชำระเงินหลังการส่งมอบ

โดยทั่วไปแล้ว ทั้งสองฟังก์ชันจะทำงานร่วมกัน แต่ก็ไม่เสมอไป

การค้นหาและตรวจสอบซัพพลายเออร์ไม่จำเป็นต้องมีทีมจัดหาเสมอไป ฝ่ายจัดซื้อสามารถจัดการผู้ขายทางอ้อมได้

แนะนำให้อ่าน: ตัวแทนจัดซื้อ

วิธีการประสานงานการจัดหาและจัดซื้อจัดจ้าง?

ความสำเร็จของห่วงโซ่อุปทานขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นหนึ่งในพื้นที่ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับการปรับปรุง ทั้งฝ่ายจัดหาและจัดซื้ออาจประสบปัญหาด้านการสื่อสาร

ฉันประสบปัญหาสำคัญ เช่น ความล่าช้าของเนื้อหา การได้รับเนื้อหาที่ไม่ถูกต้อง ฯลฯ การสื่อสารตรงเวลาและได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพจะดีกว่า

การจัดหาต้องใช้ข้อมูลการจัดซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัททำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม

ในทางตรงกันข้าม การจัดซื้อต้องการการจัดหา สถิติ เพื่อคาดการณ์การใช้จ่ายและลดต้นทุนได้อย่างแม่นยำ

ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อและฝ่ายจัดหาควรอยู่ในการสื่อสาร คุณจะเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ของทีมเหล่านี้ที่ประสานงานได้ดี คุณสมบัติที่ต้องมี ได้แก่:

ปรับปรุงการสื่อสาร

การประสานงานอย่างเหมาะสมเกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างทีมจัดหาและจัดซื้อจัดจ้าง การประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพสามารถบรรลุผลในเชิงบวกได้

เมื่อการประสานงานระหว่างทีมจัดหาและจัดซื้อจัดจ้างได้ดี จึงไม่มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดขึ้น

ขับเคลื่อนผลผลิต

การสื่อสารที่คาดเดาไม่ได้และการขาดการทำงานร่วมกันขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน การรักษาทัศนคติแบบมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

อะไรคือวิธี E-sourcing & E-procurement ที่ดีที่สุด?

กระบวนการ eSourcing ใช้เพื่อระบุและอนุมัติความต้องการการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์

การใช้แพลตฟอร์ม e-Sourcing ช่วยปรับปรุงกระบวนการประกวดราคา

ใน eSourcing กระบวนการจัดหาทั้งหมดจะดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ และรวบรวมและประมวลผลการเสนอราคา เสนอราคา และข้อเสนอจากผู้ขายหลายราย

ฉันชอบ eSourcing มากกว่าเพราะฉันทำงานจากระยะไกล ขณะที่อยู่ในสำนักงานของฉันในแคลิฟอร์เนีย ทีมจัดหาทำทุกอย่าง ช่วยประหยัดเวลาและเงิน

ในทางตรงกันข้าม eProcurement เริ่มต้นด้วยสัญญาจริง eProcurement ประกอบด้วยการจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทางอิเล็กทรอนิกส์และรับรองการปฏิบัติตาม

การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นเหมือนกับการจัดซื้อด้วยมือแต่เร็วกว่ามาก

ขณะนี้ธุรกิจต้องจัดการกับซัพพลายเออร์และการซื้อจำนวนมาก การจัดหา E-sourcing ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการจัดซื้อจัดจ้างเชิงกลยุทธ์สำหรับบริษัทต่างๆ

วิธีการของ e-sourcing เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลด้านล่าง 

RFI – ขอข้อมูล

โดยปกติ การจัดหาออนไลน์จะเริ่มต้นด้วย RFI แบบละเอียด แบบสอบถามก่อนคัดเลือก (PQQs) มักใช้สำหรับการร้องขอข้อมูล

ผู้เสนอราคาจะต้องส่ง RFI หรือ PQQ ก่อนจึงจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประมูลแบบสาธารณะ 

eSourcing จะบันทึกข้อมูลทั้งหมด ทำให้คุณสามารถค้นหารายละเอียดของซัพพลายเออร์ได้อย่างรวดเร็ว และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเสนอราคาของคุณ ในการเข้าสู่เซสชั่น eSourcing ของคุณ ซัพพลายเออร์ต้องส่งแบบสอบถามเพื่อขออนุมัติจากคุณ

ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุผู้เสนอราคาที่อาจไม่เหมาะสม

RFQ – ขอใบเสนอราคา

คำขอใบเสนอราคา (RFQ) อาจมีประโยชน์เมื่อทำการประมูลเพื่อกำหนดราคาตลาดในปัจจุบัน

เมื่อใช้แพลตฟอร์ม eSourcing คุณสามารถส่ง RFQ ไปยังซัพพลายเออร์ที่เคยกรอก RFI ไว้ก่อนหน้านี้ ใบเสนอราคามีประโยชน์สำหรับการกำหนดจุดเริ่มต้นสำหรับเซสชัน eSourcing

การใช้ระบบนี้เป็นประโยชน์สำหรับบริษัทที่มีงบประมาณจำกัดและการประมูลที่ไม่ซับซ้อน

แนะนำให้อ่าน: สุดยอด 7 วิธีในการใช้ RFQ ของอาลีบาบา

RFP – ขอข้อเสนอ

คำขอข้อเสนออาจดีกว่า RFQ โดยทั่วไป คำขอนี้มีไว้สำหรับเอกสารที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับข้อเสนอที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

RFPs อธิบายว่าซัพพลายเออร์จะให้บริการตามที่ระบุได้อย่างไร ประโยชน์หลักคือ RFP สามารถโฮสต์บนแพลตฟอร์ม eSourcing

คำถาม RFP จะถูกแชร์ในพื้นที่การทำงานร่วมกัน ช่วยให้เปรียบเทียบระหว่างคำตอบได้ง่ายขึ้น

เนื่องจาก RFQ ไม่ซับซ้อนเท่ากับ RFP ธุรกิจจำนวนมากจึงชอบ 

ประมูลออนไลน์

หลังจากได้รับใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์แล้ว คุณอาจต้องการพิจารณาการประมูลออนไลน์ ผู้เสนอราคาแข่งขันกันเพื่อทำสัญญาผ่าน eAuctions ที่แข่งขันได้แบบไดนามิก

เป็นเรื่องปกติที่จะใช้ eAuctions เพื่อค้นหาราคาที่ดีที่สุดในตลาด

ในทางตรงกันข้าม วงจร eProcurement จะคล้ายกับวงจรการจัดซื้อแบบดั้งเดิม

ในระหว่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง มีหลายขั้นตอน:

สินค้าที่ลูกค้าต้องการ

กระบวนการจัดซื้อเริ่มต้นด้วยการระบุหรือคาดการณ์ว่าลูกค้าต้องการอะไร

เพื่อกำหนดความต้องการพวกเขาต้องพึ่งพาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น ใบขอซื้อ หยุดตรวจสอบ และจัดลำดับขั้นตอนใหม่

อนุมัติการซื้อ

ขั้นตอนต่างๆ อาจเกี่ยวข้องกับขั้นตอนนี้ ขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของการซื้อ

อนุญาตให้ซื้อจำนวนเล็กน้อยโดยใช้ระบบการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ได้รับการอนุมัติ

การส่งทางอิเล็กทรอนิกส์

บางองค์กรใช้การส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที่บางองค์กรใช้จดหมายหรือแฟกซ์ในการเผยแพร่เอกสาร

การใช้การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) สามารถทำให้รอบการสั่งซื้อสั้นลงได้ เวลานำ.

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดซื้อ

การซื้อและขายสินค้าและบริการสามารถทำได้ทางออนไลน์ด้วยซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้าง

ซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้างมีเครื่องมือในการตัดสินใจแบบดิจิทัลและแบบอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดเป็นเรื่องง่าย 

แนะนำให้อ่าน: ตัวแทนจัดหา 20 อันดับแรกของเรา

คำถามที่พบบ่อย

แนะนำให้อ่าน: ตัวแทนจัดหา

ความคิดสุดท้าย

ในฐานะส่วนหนึ่งของห่วงโซ่อุปทานที่ประสบความสำเร็จ การจัดหาและการจัดซื้อต้องควบคู่กันไป

หนึ่งที่ไม่มีอีกอันหนึ่งไม่ได้มีผลกระทบค่อนข้างเหมือนกัน ห่วงโซ่อุปทานทำงานอย่างถูกต้องเมื่อมีทั้งสองอย่าง 

ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี บริษัทต่างๆ ต่างจัดหาวัสดุผ่านบริการอิเล็กทรอนิกส์ กลยุทธ์การจัดหาและการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของบริษัท

นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุน เพิ่มความคล่องตัวในความสัมพันธ์กับผู้ขาย และปรับปรุงการเก็บบันทึก