RFI є першим кроком у процесі закупівель для забезпечення чесної та високоякісної ділової операції з іншими підприємствами. Тому компанії подають Запит на інформацію потенційним постачальникам, коли їм потрібен надійний партнер.
Але що таке запит на інформацію і чому він важливий?
Як досвідчений експерт із пошуку джерел, ми надіслали сотні RFI за нашу десятирічну кар’єру. Таким чином, ми точно знаємо, як писати RFI, які гарантують відповіді від постачальників.
У цій статті пояснюється, чому та як ви повинні підготувати документ RFI для своїх проектів. Продовжити читання →!
Що таке запит на інформацію?
Запит на інформацію також відомий як RFI. Компанія використовує цей документ для запиту детальної письмової інформації від потенційних постачальників. RFI є першою частиною всіх процесів закупівель. Він в основному використовується для отримання інформації, щоб вирішити, що робити далі для конкретного проекту.
Отримання відповідної інформації від різних потенційних постачальників дозволяє компанії порівнювати RFI. Маючи більше постачальників для порівняння, легше дізнатися, який постачальник найкраще підходить для проекту.
Чому професіонали використовують запити на інформацію?
Професіонали використовують RFI, щоб дізнатися деталі та поставити конкретні запитання компанії про продукти та послуги, які вони надають. Його часто використовують у дослідженні ринку, і це перша частина кожного процесу закупівель.
Деякі спеціалісти запитують у RFI:
- Досвід постачальника для подібних проектів
- Питання щодо послуг, які пропонує компанія-постачальник
- Графік, коли вони можуть надавати послуги проекту
- Процес управління проектом постачальника
Професіонали часто використовують звичайний шаблон RFI. Шаблон RFI корисний для повторюваних проектів закупівель. Це полегшує групам із закупівель пошук профілів постачальників, які підходять для подібних проектів у майбутньому. Я зберігаю свій шаблон RFI в документах Google і просто копіюю та вставляю його, щоб надіслати кожному постачальнику. Просто внесіть невеликі зміни, щоб відповідати ситуації.
Як працює RFI?
Ось чотири кроки процесу RFI:
Крок 1: Покупець розробляє RFI.
RFI — це письмовий документ, який забезпечує стандартизований процес пошуку конкретної інформації. Тут покупець ставить постачальникам стислі запитання чи деталі в зрозумілому форматі. Якщо початковий документ створено в Word, Конвертер Word в PDF використовується для фіналізації файлу. RFI дозволяє постачальнику легко зрозуміти потреби покупця.
Крок 2: Постачальник відповідає на RFI.
Покупці зазвичай призначають постачальникам термін для відповіді на RFI. Покупці порівнюють між собою зібрані відповіді RFI. Цей крок допомагає підприємствам вирішити, який постачальник і послуги найкраще відповідають проекту.
Крок 3: Покупець переглядає відповіді продавця.
Після закінчення терміну компанія переглядає відповідь на RFI, надіслану кожним постачальником. Покупець шукає загальну інформацію про кожну компанію та можливі конфлікти, які можуть виникнути при роботі з ними. У цій частині йдеться про дослідження довідкової інформації постачальників. Я перевіряю цю інформацію в загальнодоступних базах даних, як-от номери ліцензій і реєстраційні дані з державних сайтів.
Перегляд відповідей постачальників допомагає покупцеві вирішити, яку відповідь RFI отримає, щоб перейти до наступного кроку.
Крок 4: Наступний крок у процесі закупівель: процес RFP
Після вибору одного постачальника з відповідних постачальників покупець переходить до RFP, запиту пропозиції.
Пропоноване читання: Запит на пропозицію（RFP）
Переваги використання запиту на інформацію
Запит на інформацію може надати компанії різні переваги.
Працюючи з повторюваними проектами закупівель, покупці завжди можуть повернутися до потенційних постачальників, яких вони знайшли за допомогою шаблонів RFI. Інші переваги використання RFI:
- RFI показує постачальникам, що у вашому бізнесі існує конкуренція.
Збір відповідей на RFI допомагає постачальникам зрозуміти, що для вашого бізнесу існує конкуренція. Створення RFI робить ваш проект більш бажаним. Це також дає постачальникам можливість терміново реагувати на пропозицію. Це також підвищує довіру між постачальником і покупцем. Оскільки покупець запитує RFI, він серйозно ставиться до ведення бізнесу, а не просто випадкова особа, яка запитує ціни.
- Ви отримуєте детальний огляд кожного постачальника.
RFI дозволяє покупцям спілкуватися безпосередньо з постачальниками. Порівняно з інформацією, доступною для публічного показу в Інтернеті, відповіді постачальників на ваш документ RFI будуть набагато більш достовірними. Це гарантує, що ви отримаєте послугу, яку самі постачальники обіцяли надати.
Шукаєте найкращого агента з постачання в Китаї?
Leeline Sourcing допомагає вам знайти фабрики, отримати конкурентоспроможні ціни, стежити за виробництвом, гарантувати якість і доставляти продукцію до дверей.
Як написати запит на інформацію (RFI)?
Є багато шаблонів проектів RFI, доступних в Інтернеті. Але ми надамо вам простий, але ефективний шаблон запиту на інформацію, щоб почати процес закупівель для вашого проекту. Ось що ви повинні включити у свій RFI:
1. Огляд
Ви повинні надати контекст свого бізнесу в документі RFI. Таке написання спонукатиме постачальників прагнути стати вашими потенційними партнерами. Це також дасть їм знати, чи можуть вони надати доступні рішення для ваших поточних потреб чи ні.
Пам’ятайте, що в бізнесі компанії будують відносини для отримання прибутку. Постачальники повинні усвідомити, що ваша пропозиція на наступному кроці може принести їм користь так само, як і вам. Надайте свої облікові дані кожному потенційному постачальнику та підвищте шанси отримати відповіді.
2. Кваліфікація
У цій частині форми запиту інформації надайте постачальникам конкретні відомості про послуги, які ви шукаєте. Забезпечте чітке повідомлення про продукти, послуги та методи доставки, яких ви хочете досягти. Відповідь у цій частині стане основним фактором у прийнятті вашого рішення. Тому приділіть велику увагу цій частині інформаційного шаблону документа.
Якщо ви добре виконаєте цю частину, ви матимете детальне порівняння кожної отриманої відповіді.
3. Запитана інформація
У цій частині шаблону запиту інформації зберіть інформацію про довіру до постачальника, можливості, контроль якості тощо. Поставте конкретні запитання. Відповіді на ці запитання допоможуть вам приймати зважені рішення як покупця. Деякі люди запитують номер бізнес-ліцензії, щоб ще раз перевірити свої записи в публічних базах даних. Він також дає вам дату їх реєстрації, а це означає, що чим вони старші, тим вони заслуговують довіри.
4. Очікування відповіді
Також запишіть свої очікування щодо відповіді у свій шаблон RFI. Дайте постачальникам достатньо часу для відповіді, але не забудьте встановити кінцевий термін. Якщо ви збираєтеся використовувати критерій оцінки, вкажіть його в цій частині, щоб постачальники знали, що ви шукаєте.
Ви також можете додати сюди положення про конфіденційність як частину вкладених файлів.
7 порад щодо подання запиту на інформацію
- Ретельно вивчіть свій проект
Першим кроком до подання RFI є розуміння вашого проекту. Знайте кожну деталь свого проекту та заповнюйте прогалини у своїй інформації. Ви не зможете належним чином викласти свої потреби постачальникам, якщо не знаєте, які вони.
Крім того, чіткий опис вашого проекту гарантує постачальникам, що співпраця з вами буде того варта.
2. Сформулюйте принципові питання
Ставте запитання, що стосуються вашого проекту, у вашому документі RFI. Ось кілька вказівок, про які слід пам’ятати, формулюючи питання:
- Бути специфічним.
Перш ніж поставити запитання, надайте контекст того, з якою частиною проекту це питання стосується. Не додавайте у свій шаблон грубі репліки та непотрібні слова. Будь точним і обережним, вживаючи слова.
- Надайте підтверджуючі документи.
Якщо вам потрібні зображення, щоб зробити ваші запитання зрозумілішими, не соромтеся включати вкладені документи у свій запит на інформацію.
3. Дотримуйтеся правильного формату
Деякі постачальники надають свій шаблон запиту на інформацію, який, на їхню думку, використовуватимуть потенційні клієнти. Перш ніж надсилати загальний RFI, переконайтеся, що компанії не мають очікуваного формату. Інакше суворі постачальники можуть проігнорувати ваш RFI.
4. Перегляньте свій документ RFI
Критично перегляньте весь шаблон RFI та переконайтеся, що ви включили все, що вам потрібно знати. Ставте необхідні запитання, але також переконайтеся, що ви не ставите запитань, на які можете відповісти самі. Перевірте структуру, граматику та чіткість свого документа.
Завдяки цьому ви будете представлені як надійна та професійна компанія.
5. Надішліть запит
Переконавшись, що ваш документ містить і запитує всю необхідну інформацію, надішліть свій RFI. Деякі постачальники встановлюють певні інтервали для поточних запитів, які вони хочуть використовувати під час надсилання запиту. Отже, переконайтеся, що ви дотримуєтеся їх запитуваного інтервалу. Не надсилайте запит кожного разу, коли у вас є запитання. Зберіть запитання в один запит і надішліть їх у відповідний час.
6. Керуйте поточними запитами RFI
Майте план керування запитами RFI. Деякі постачальники дадуть відповідь негайно, а деякі не дадуть відповіді взагалі. Продавці також можуть поставити додаткові запитання. Переконайтеся, що у вас є план для всіх можливих сценаріїв, щоб процес RFI вашого проекту пройшов гладко.
7. Відповідайте на запити вчасно та докладно
Коли постачальники надсилають запити, намагаючись щось прояснити, не зволікайте з відповіддю. Якщо ви це зробите, постачальники можуть сприйняти ваше запізнення як непрофесійне. Пам’ятайте, що завжди пишіть конкретно та дуже докладно. Нечіткість може призвести до неправильного розуміння, що може завдати шкоди проекту.
Хочете знайти надійного китайського постачальника?
Як найкращий агент із пошуку в Китаї, ми допомагаємо вам знайти фабрики, отримати конкурентоспроможні ціни, стежити за виробництвом, гарантувати якість і доставляти продукцію до дверей.
Приклад RFI
Скажімо Nike потребує проектів ODM від постачальників у Китаї. Тому вони вирішили надіслати RFI різним китайським постачальникам, яких вони знають.
Ось інформацію, яку вони повинні включити у свій RFI.
Огляд бізнесу: У цьому прикладі Nike згадує, що їм потрібен новий дизайн взуття для їх річної колекції.
Кваліфікація: Nike заявляє про свої точні потреби від постачальників. Скажімо, їм потрібно десять нових дизайнів взуття. Вони включають це в документ RFI, щоб постачальники знали, яких послуг компанія очікує від них.
питання: У цьому прикладі NIKE може поставити постачальникам такі запитання:
- Чи є у вас наразі дизайни приватних марок для взуття?
- Як довго вам потрібно доїхати до Сполучених Штатів?
- Скільки пар взуття можна виготовити за день?
Очікування: У цьому прикладі компанія Nike може додати критерії для потрібного дизайну взуття. Або вони також можуть додати критерії для постачальника, якого вони шукають.
Поширені запитання щодо запиту на інформацію
Кому слід використовувати шаблон RFI?
Кожен бізнес, який хоче чесної операції з постачальником, повинен використовувати шаблон RFI. Шаблонів в Інтернеті більше, ніж ви можете порахувати, тому виберіть той, який вам підходить.
Яку інформацію включити до RFI?
RFI містить огляд вашого бізнесу, послуги, які ви шукаєте, і ваші запитання до кожного постачальника. Ці три найважливіші відомості, які ви ніколи не повинні забувати у своїх документах RFI.
Коли використовувати шаблон RFI?
Використовуйте шаблони запитів на інформацію під час надсилання будь-якого документа RFI постачальникам. Ви ніколи не помилитеся, скориставшись шаблоном RFI, як для одноразового проекту закупівлі, так і для регулярного проекту закупівлі.
Чи всі постачальники відповідають на RFI?
Не всі постачальники відповідатимуть на RFI. Важливо писати докладні запити на отримання запитів, щоб збільшити шанси постачальників відповісти вам.
Що далі
Щоб мати найкращі шанси знайти надійних постачальників, вам потрібно ретельно спланувати та створити свій документ RFI. Як і з кожним кроком у будь-якому бізнес-проекті, RFI не слід поспішати. Переконайтеся, що ваш RFI є детальним, прямим і лаконічним. Не будьте нечіткими, щоб постачальники були заохочені продовжувати співпрацю з вами.
Якщо у вас виникли проблеми з пошуком потенційних постачальників, яким можна надіслати RFI, ми можемо допомогти. Leelinesourcing підтримує контакт із сотнями оптових постачальників, тому Зв'яжіться з нами, і ми вам допоможемо.
