Запит пропозицій (RFP) є критично важливим кроком у будь-якому процесі закупівлі. Це документ покупця для підрядника, постачальника або постачальника послуг.
Придбання неправильного постачальника може коштувати дорого. 61% CPO (Головні спеціалісти із закупівель) вважають, що ризик зріс. Запит на тендер має мати можливість відфільтровувати від кількох учасників, щоб залишалися лише висококваліфіковані.
Маючи понад 10 років досвіду та тисячі успішних високоякісних виробничих проектів для клієнтів, Leelinesourcing Безумовно, має досвід у створенні документів для запитів на пропозиції, щоб знайти найкращих виробників, які виробляють високоякісні продукти з своєчасною доставкою, щоб підтримувати клієнтів у досягненні високої прибутковості.
Ми пояснимо процес створення високоякісного RFP. Ви можете отримати ефективний RFP, який залучає високоякісних постачальників.
Давай пірнути!
Що таке запит пропозиції?
Хороший RFP - це документ для залучення всіх постачальників товарів або послуг. Це офіційний документ, який містить такі компоненти:
- Заява про місію або мету RFP.
- Короткий огляд організації.
- Перелік продуктів або послуг, які потрібні організації.
- Специфікація необхідної якості, доставки та ціни.
- Графік процесу розгляду закупівель.
- Пояснення будь-яких процедур торгів, яких дотримуватиметься потенційний постачальник.
- Контактна інформація відділу закупівель.
Коли слід використовувати RFP?
RFP – це найкращий спосіб отримати багато пропозицій від потенційних постачальників для успіху проекту.
Ви відкриваєте процес торгів для різних постачальників, надсилаючи запит про пропозиції. Це може допомогти вам отримати кращі пропозиції та знайти те, що найкраще відповідає вашим потребам.
Якщо ви новачок, важливо розуміти, коли вам може знадобитися використовувати RFP.
Ось кілька сценаріїв, які можуть підштовхнути вас до використання RFP:
- Ви шукаєте нового постачальник або партнер.
- Ви хочете збільшити продажі або продати свій бізнес.
- Ви хочете знати, що задумали ваші конкуренти.
- Ви хочете дізнатися більше про свою цільову аудиторію.
- Ви хочете з’ясувати, чи можна розпочати бізнес у цій галузі чи регіоні.
- Допоможіть розрахувати витрати та вигоди від відкриття бізнесу.
Чому організації створюють RFP?
Організації використовують запити пропозицій (RFP), щоб купувати товари, послуги або проекти. Найпоширенішою причиною, чому організації використовують RFP, є економія часу та грошей.
Якщо організація укладає контракт із переможцем торгів, це може заощадити час і зусилля. Учасник, який переможе, матиме відповідні ресурси, необхідні організації.
Процес RFP може гарантувати, що зацікавлені сторони мають доступ до тієї самої інформації. Це забезпечує чесну та відкриту конкуренцію, що ідеально підходить для вибору правильного постачальника.
Як працює процес RFP?
Мета процесу RFP — знайти найкращого постачальника необхідних продуктів. Успіх проекту RFP, якщо він економить час і кошти в процесі.
Кроки, які потрібно зробити, щоб створити RFP:
- Створіть точні характеристики того, що ви шукаєте.
- Створіть конкурентне середовище, щоб ви могли бачити, що пропонують інші компанії.
- Опублікувати запит на отримання пропозиції.
- Відстежуйте та порівнюйте отримані відповіді.
RFP матиме конкретні вимоги, яким повинні відповідати постачальники, що беруть участь у торгах.
Отримання найкращої пропозиції від вашого постачальника є життєво важливим для успіху вашого бізнесу!
Переваги запиту пропозицій (RFP)
Випуск запиту на пропозиції дозволить вам отримати процес пропозиції від постачальників і вибрати найкращу.
RFP полегшує процес і порівнює пропозиції.
Запити пропонують певні переваги як для покупців, так і для постачальників, зокрема:
- Створіть справедливий і відкритий процес торгів.
- Знайдіть кваліфікованих і потенційних продавців.
- Критерії оцінки для отримання пропозицій базуються на RFP.
- Запити на пропозиції, які використовуються для управління процесом здійснення закупівель.
- Запити на пропозиції легко поширювати через онлайн-формати, такі як електронна пошта та веб-сайти.
- Запити на пропозиції мають терміни та специфікації, тому проекти мають чіткі дати початку та завершення.
- Запити на пропозиції містять детальні вимоги, тож ви знаєте, що вам потрібно від потенційних підрядників.
- Завдяки систематичним шаблонам ви можете легко створювати та розповсюджувати нові запити пропозицій.
- Запити на пропозиції покращили процес прийняття рішень, підвищили ефективність і кращі результати.
- Запити на пропозиції можуть гарантувати завершення проекту, тому що під час остаточного вибору, завжди фінансова перевірка постачальників, переконайтеся, що інші учасники мають відмінне фінансове становище.
Хочете зробити замовлення в нового китайського постачальника? Ви впевнені, що він надійний?
Забезпечте своє ланцюжка поставок шляхом перевірки етичних, екологічних, соціальних і виробничих можливостей ваших постачальників на відповідність через ЛілайнПрограми аудиту постачальників.
RFP проти RFQ проти RFI
RFP — це діловий документ, який використовується компаніями для запиту пропозицій у постачальників.
Запит на пропозицію (RFQ) — це документ, який компанії використовують для запиту пропозицій або цін.
RFI — це документ, який використовується компаніями для запиту про наявність товарів або послуг. Це як RFP, але не включає ціни без прихованих комісій інформація чи пропозиції.
Як написати RFP?
Підприємства використовують остаточний RFP, щоб оцінити найкращий варіант для конкретного проекту.
Компанії гарантують, що запити на пропозиції є професійними, зрозумілими та лаконічними як стандартизований процес. Захистити від потенційних конфліктів інтересів між компанією та її потенційними учасниками.
Давайте розглянемо деякі важливі елементи детального запиту пропозицій:
- ім'я: Відображає назву вашої компанії чи організації
- Кількість: Включіть номер, коли оголошуватимете свій RFP
- Коротко: Короткий опис ЗПП, довідкова інформація тощо
- Цілі: Вкажіть цілі, цілі проекту та критерії перевірки пропозицій постачальників
- Результати: Описуючи результати проекту, будьте якомога конкретнішими
- Графік роботи: Вкажіть факти та кінцевий термін проекту, включаючи дати подання, завершення та підписання умов контракту
- Бюджет: Включіть цільовий бюджет проекту
- Критерії оцінки: Ви перерахуєте критерії оцінки, найкращу та остаточну пропозицію
В даний час багато організацій купують програмне забезпечення RFP у наданні запит пропозиції RFP. Цифрові закупівлі замінюють тендер на паперову систему.
Приклади та шаблони RFP
Знайдіть зразок запиту пропозицій від державних установ за цим посиланням Агентство США з міжнародного розвитку (USAID). Запит на участь у проекті з бюджетом 23 мільйони доларів США на п’ять років.
Запит пропозицій RFP від урядової установи має офіційні шаблони RFP. Шаблони забезпечують ясність і послідовність для уряду та компаній-учасників торгів.
Під час написання шаблонів RFP, формальний процес:
- Вище керівництво створює RFP.
Команди юристів, маркетингу та закупівель як зацікавлені сторони бізнесу. Вони переглядають RFP, щоб переконатися, що він не викликає судових позовів або поганої реклами.
- RFP повинен містити список посилань і постачальників, які використовували його в минулому. Це допомагає потенційним постачальникам знати, що компанія використовувала цей тип продукції.
- Запит на пропозиції повинен містити перелік результатів, включаючи вартість кожного результату. Таким чином, продавці можуть визначити, скільки прибутку вони отримають від проекту.
- Включіть весь необхідний розклад і інформацію в тексті документа.
- Використовуйте чітку мову, зрозумілу кожному.
Переконайтеся, що у продавців є достатньо місця для відповіді на запитання та коментарі.
Ви хочете, щоб їм було комфортно ставити запитання, тому що вони намагаються виграти!
Поширені запитання щодо запиту пропозиції (RFP)
1. Скільки типів вимог RFP?
Вимоги до RFP при проведенні бізнес RFP: інструкції, критерії та інші додаткові дані.
• В інструкціях зазначено, що вимагається в RFP, як-от тип пропозиції та терміни.
• Критерії визначають якості та характеристики, яким повинен відповідати учасник.
• Інші додаткові дані включають виробничі креслення, інформацію про постачальника тощо.
Ви можете знайти всі три типи вимог RFP у бізнес-шаблоні RFP.
2. Що відбувається після RFP?
Після того, як ви опублікували свій RFP, ви повинні підготуватися до відповідей на RFP. Переконайтеся, що у вас є вся необхідна інформація для оцінки та відповіді на запити пропозицій. Ви також створюєте графік розгляду пропозицій і відповідей на них. Нарешті, обов’язково зв’яжіться з усіма постачальниками, щоб подякувати їм за їхню інформацію. Відповісти на будь-які запитання продавців.
3. Коли видавати запит на пропозицію?
Це залежить від різних факторів і складності проекту. Але, як правило, видача RFP є хорошою ідеєю, якщо ви хочете:
• Отримайте картину потенційної конкуренції.
• Визначте рівень зацікавленості потенційних постачальників.
• Отримайте точну оцінку вартості та часу, необхідних для завершення проекту.
• Оцініть доцільність укладання контракту з певним постачальником.
4. Хто пише RFP?
Запит на пропозиції пишуть ключові стейкхолдери компанії під час внутрішнього обговорення. Член зацікавлених сторін, як-от керівник проекту, інженери, які мають технічні навики, до юридичних. Але їх все одно очолює група закупівель.
Написання запиту пропозицій має три процеси: концептуалізація, складання та презентація.
Розробка бізнес-потреби є першим кроком у концептуалізації. Визначте конкретний цільовий ринок.
Складання проекту передбачає розробку конкретних вимог і технічних умов. Саме за запропоноване рішення.
Етап презентації — це RFP, надісланий постачальникам, які увійшли до короткого списку. Постачальники подають пропозиції відповідно до вимог, зазначених у ЗПП.
Що далі
Тепер ви знаєте, коли слід використовувати RFP, і як це допоможе вам краще оцінити потреби вашого проекту.
Сподіваємося, що цей вичерпний посібник із створення власного запиту пропозицій, включаючи кроки та вказівки, допоможе вам зібрати інформацію для створення ефективного документа запиту пропозицій.
з Leelinesourcing досвідчена команда, ми можемо допомогти вам пройти весь процес з нуля. Так навіщо чекати? Зв'яжіться з нами сьогодні, щоб почати!
