RFI 是採購流程的第一步，以確保與其他企業進行公平和高質量的業務交易。 因此，公司在需要可靠合作夥伴時向潛在供應商提交信息請求。
但究竟什麼是信息請求，為什麼它很重要？
作為經驗豐富的採購專家，我們在長達十年的職業生涯中發送了數百個 RFI。 因此，我們確切地知道如何編寫保證供應商響應的 RFI。
本文將解釋為什麼以及如何為您的項目準備 RFI 文檔。 繼續閱讀！
什麼是信息請求？
信息請求也稱為 RFI。 一家公司使用本文件向潛在供應商索取詳細的書面信息。 RFI 是所有採購流程的第一部分。 它主要用於徵集信息以決定特定項目的下一步做什麼。
從不同的潛在供應商處獲取相關信息允許企業比較 RFI。 有更多的供應商進行比較可以更容易地了解哪個供應商最適合該項目。
為什麼專業人士會使用信息請求？
專業人士使用 RFI 詢問詳細信息，並向公司詢問有關他們提供的產品和服務的具體問題。 它經常用於市場研究，是每個採購流程的第一部分。
一些專業人士在 RFI 中要求的信息包括：
- 供應商類似項目的經驗
- 關於供應公司提供的服務的問題
- 他們何時可以為項目提供服務的時間表
- 供應商的項目管理流程
專業人士經常使用常規 RFI 模板。 RFI 模闆對於經常性採購項目非常有用。 它使採購團隊可以更輕鬆地找到適合未來類似項目的供應商資料。 我將 RFI 模板保存在 Google 文檔中，只需複制並粘貼即可發送給每個供應商。 只需做一點改變以適應情況即可。
RFI 是如何工作的？
以下是 RFI 流程的四個步驟：
第一步: 買方開發 RFI。
RFI 是一份書面文件，提供查找特定資訊的標準化流程。在這裡，買方以清晰的格式向供應商詢問簡潔的問題或詳細資訊。如果初始文件是在 Word 上建立的，則 Word 到 PDF 轉換器 用於完成文件。 RFI 讓供應商能夠輕鬆了解買家的需求。
第一步: 供應商對 RFI 做出響應。
買家通常會為供應商分配回复 RFI 的最後期限。 買家將收集到的 RFI 回復相互比較。 此步驟可幫助企業確定最適合項目的供應商和服務。
第一步: 買方審查供應商的響應。
截止日期之後，企業會審核每個供應商發送的 RFI 回复。 買方尋找有關每家公司的一般信息以及與他們合作時可能產生的潛在衝突。 這部分是關於研究供應商的背景信息。 我從公開數據庫中檢查這些信息，例如來自政府網站的許可證號和註冊數據。
查看供應商響應有助於買方決定哪個 RFI 響應可以進行下一步。
第一步: 採購流程的下一步：RFP 流程
從合適的供應商中選擇一個供應商後，買方進入 RFP，即徵求建議書。
建議閱讀: 徵求建議書（RFP）
使用信息請求的好處
信息請求可以為公司帶來不同的好處。
在處理經常性採購項目時，採購商始終可以使用 RFI 模板返回他們找到的潛在供應商。 使用 RFI 的其他好處是：
- RFI 向供應商表明您的業務存在競爭。
收集 RFI 回复可以讓供應商意識到您的業務存在競爭。 精心製作 RFI 可以讓您的項目顯得更有吸引力。 它還使供應商迫切需要做出響應以被選為提案的供應商。 它還增加了供應商和買家之間的信任。 由於買家要求 RFI，他們是認真開展業務的，而不是隨便一個人索要報價。
- 您可以獲得每個供應商的詳細概覽。
RFI 允許買家直接與供應商溝通。 與他們在互聯網上公開展示的信息相比，供應商對您的 RFI 文件的回復將更加可信。 這確保您將獲得供應商自己承諾他們可以提供的服務。
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如何寫信息請求（RFI）？
網上有很多項目 RFI 模板。 但是，我們將為您提供一個簡單而有效的信息請求模板，以啟動您項目的採購流程。 以下是您應在 RFI 中包含的內容：
1. 概述
您應該在 RFI 文件中提供您的業務背景。 以這種方式寫作將鼓勵供應商積極成為您的潛在合作夥伴。 它還將讓他們知道他們是否可以為您當前的需求提供可用的解決方案。
請記住，在商業中，公司建立關係以產生利潤。 供應商需要意識到，您在下一步中的提案可以使他們受益，就像它可以使您受益一樣。 向每個潛在供應商提供您的憑據，並增加您獲得回复的機會。
2. 资质
在信息請求表的這一部分中，向供應商提供您正在尋找的服務的具體細節。 就您想要實現的產品、服務和交付方式提供清晰的溝通。 這部分的反應將成為你決策的主要因素。 所以，要特別注意這部分信息模板文檔。
如果這部分做得好，您將對收到的每個回復進行詳細比較。
3. 要求的信息
在信息請求模板的這一部分中，收集有關供應商的信譽、能力、質量控制等信息。提出具體問題。 這些問題的答案將進一步幫助您作為買家做出明智的決定。 有些人詢問他們的營業執照號碼，以仔細檢查公共數據庫中的記錄。 它還為您提供他們的註冊日期，這意味著他們年齡越大，他們就越值得信賴。
4. 響應預期
在您的 RFI 模板中寫下您的響應期望。 給供應商足夠的時間做出回應，但不要忘記設定最後期限。 如果您要使用評估標準，請在此部分說明，以便供應商知道您在尋找什麼。
您還可以在此處添加保密條款作為隨附附件的一部分。
提交信息請求的 7 個提示
- 徹底研究你的項目
提交 RFI 的第一步是首先了解您的項目。 了解項目的每一個細節並填補信息中的空白。 如果您不知道供應商是什麼，您將無法正確地向供應商說明您的需求。
此外，對您的項目進行可靠的描述將保證供應商與您合作是值得的。
2. 提出關鍵問題
在 RFI 文檔中提出與您的項目相關的問題。 在提出問題時，請牢記以下幾點：
- 請明確點。
在提出問題之前，請提供有關該問題與項目的哪個部分相關的背景信息。 不要在模板中添加虛張聲勢的線條和不必要的文字。 使用詞語時要準確、小心。
- 提供證明文件。
如果您需要圖片來使您的問題更清楚，請不要猶豫，在您的 RFI 中包含附件。
3. 遵循正確的格式
一些供應商提供他們希望潛在客戶使用的信息請求模板。 在發送通用 RFI 之前，請確保公司首先沒有他們預期的格式。 否則，您的 RFI 可能會被嚴格的供應商忽略。
4. 查看您的 RFI 文件
嚴格審查整個 RFI 模板，並確保包含您想知道的所有內容。 提出必要的問題，但同樣，請確保您不要問自己可以回答的問題。 檢查文檔的結構、語法和清晰度。
這樣做會讓您成為一家可靠且專業的企業。
5. 發送您的查詢
在確保您的文件包含並要求提供所有必要信息後，發送您的 RFI。 一些供應商為他們希望您在發送查詢時使用的正在進行的查詢設置了特定的時間間隔。 因此，請確保您尊重他們要求的間隔。 不要在每次有問題時都發送查詢。 將問題編譯成一個查詢並在適當的時間發送。
6. 管理正在進行的 RFI 查詢
制定管理 RFI 查詢的計劃。 有些供應商會立即回复，有些則根本不回复。 供應商還可以提出後續問題。 確保您為所有可能的情況制定了計劃，以便您的項目的 RFI 過程順利進行。
7. 及時詳細地回複查詢
當供應商發回詢問試圖澄清某事時，不要花太長時間做出回應。 如果您這樣做，供應商可能會認為您的遲到是不專業的。 請記住始終寫得很詳細和詳細。 含糊不清會導致溝通不暢，這可能對項目有害。
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射頻干擾示例
比方說 耐克 需要來自中國供應商的 ODM 設計。 因此，他們決定向他們認識的多家中國供應商發送 RFI。
以下是他們需要包含在其 RFI 中的信息。
商業概覽： 在這個例子中，耐克提到他們的年終系列需要新的鞋款設計。
任職資格： 耐克從供應商那裡說明了他們的確切需求。 假設他們需要十種新鞋設計。 他們將這一點包含在 RFI 文件中，以便供應商了解公司對他們的預期服務是什麼。
問題： 在此示例中，NIKE 可以向供應商提出以下問題：
- 您目前有可用的自有品牌鞋款設計嗎？
- 您到美國的交貨時間是多久？
- 你一天能生產多少雙鞋？
期望： 在這個例子中，耐克可以附加他們需要的鞋子設計標準。 或者，他們還可以為他們正在搜索的供應商附加條件。
關於信息請求的常見問題
誰應該使用 RFI 模板？
每個希望與供應商進行公平交易的企業都應使用 RFI 模板。 互聯網上的模板多得數不清，所以請選擇一個適合您的模板。
RFI 中應包含哪些信息？
RFI 包括您的業務概述、您正在尋找的服務以及您對每個供應商的問題。 這三個是您在 RFI 文檔中永遠不應忘記的最重要信息。
何時使用 RFI 模板？
向供應商發送任何 RFI 文檔時，請使用信息請求模板。 無論是一次性採購項目還是重複採購項目，使用 RFI 模板都不會出錯。
所有供應商都對 RFI 做出回應嗎？
並非所有供應商都會回复 RFI。 編寫詳細的 RFI 以增加供應商回复您的機會非常重要。
下一步是什麼
您需要仔細計劃和製作您的 RFI 文件，以便有最好的機會找到可靠的供應商。 與任何商業項目中的每一步一樣，RFI 不應該匆忙。 確保您的 RFI 詳細、直截了當且簡明扼要。 不要含糊其辭，這樣會鼓勵供應商與您合作。
如果您在尋找可向其發送 RFI 的潛在供應商時遇到困難，我們可以提供幫助。 Leelinesourcing 與數百家批發供應商有聯繫，因此 聯繫我們 (contact us)，我們將為您提供幫助。
