طلب المعلومات هو الخطوة الأولى في عملية الشراء لضمان معاملة تجارية عادلة وعالية الجودة مع الشركات الأخرى. لذلك ، تقدم الشركات طلبًا للحصول على معلومات للموردين المحتملين عندما يحتاجون إلى شريك موثوق به.
ولكن ما هو بالضبط طلب المعلومات ، ولماذا هو مهم؟
بصفتنا خبير مصادر متمرسًا ، فقد أرسلنا المئات من طلبات الحصول على المعلومات في مسيرتنا المهنية التي استمرت عقدًا من الزمان. وبالتالي ، فإننا نعرف بدقة كيفية كتابة طلبات المعلومات التي تضمن استجابات البائعين.
تشرح هذه المقالة سبب وكيفية إعداد وثيقة طلب معلومات لمشاريعك. أكمل القراءة!
ما هو طلب المعلومات؟
يُعرف طلب المعلومات أيضًا باسم RFI. تستخدم الشركة هذا المستند لطلب معلومات مكتوبة مفصلة من الموردين المحتملين. طلب المعلومات هو الجزء الأول من جميع عمليات الشراء. يتم استخدامه بشكل أساسي لطلب المعلومات لتحديد ما يجب القيام به بعد ذلك لمشروع معين.
يسمح الحصول على المعلومات ذات الصلة من مختلف المزودين المحتملين للأعمال التجارية بمقارنة طلبات الحصول على المعلومات. إن وجود المزيد من الموردين للمقارنة يجعل من السهل معرفة المورد الأنسب للمشروع.
لماذا يستخدم المحترفون طلبات المعلومات؟
يستخدم المحترفون RFI لطرح التفاصيل وطرح أسئلة محددة على شركة حول المنتجات والخدمات التي يقدمونها. غالبًا ما يتم استخدامه في أبحاث السوق ، وهو الجزء الأول من كل عملية شراء.
يطلب بعض متخصصي المعلومات في طلب المعلومات (RFI):
- تجارب المورد لمشاريع مماثلة
- أسئلة حول الخدمة التي تقدمها الشركة الموردة
- جدول زمني لموعد تقديم الخدمات للمشروع
- عملية إدارة مشروع المورد
غالبًا ما يستخدم المحترفون نموذج RFI منتظم. يعتبر نموذج طلب المعلومات (RFI) مفيدًا لمشاريع الشراء المتكررة. إنه يسهل على فرق المشتريات العثور على ملفات تعريف البائعين المناسبة لمشاريع مماثلة في المستقبل. احتفظ بنموذج RFI الخاص بي في مستندات Google وقم فقط بنسخه ولصقه لإرساله إلى كل مورد. فقط قم بإجراء تغيير بسيط ليناسب الموقف.
كيف يعمل RFI؟
فيما يلي الخطوات الأربع لعملية طلب الحصول على المعلومات (RFI):
خطوة 1 يقوم المشتري بتطوير RFI.
RFI هو مستند مكتوب يوفر عملية موحدة للعثور على معلومات محددة. هنا، يسأل المشتري الموردين أسئلة أو تفاصيل موجزة بتنسيق واضح. إذا تم إنشاء المستند الأولي على برنامج Word، أ محول وورد إلى PDF يتم استخدامه لإنهاء الملف. يسمح RFI للبائع بفهم احتياجات المشتري بسهولة.
خطوة 2 البائع يستجيب لطلب المعلومات.
عادة ما يحدد المشترون موعدًا نهائيًا للبائعين للإجابة على طلب المعلومات. يقارن المشترون ردود RFI المجمعة مع بعضها البعض. تساعد هذه الخطوة الشركات في تحديد المورد والخدمات التي تناسب المشروع بشكل أفضل.
خطوة 3 يراجع المشتري ردود البائع.
بعد الموعد النهائي ، تقوم الشركة بمراجعة استجابة RFI المرسلة من قبل كل بائع. يبحث المشتري عن معلومات عامة حول كل شركة والصراعات المحتملة التي قد تنشأ من العمل معهم. يتعلق هذا الجزء بالبحث في المعلومات الأساسية للبائعين. أتحقق من هذه المعلومات من قواعد البيانات المتاحة للجمهور ، مثل أرقام الترخيص وبيانات التسجيل من المواقع الحكومية.
تساعد مراجعة ردود البائع المشتري على تحديد استجابة RFI التي يجب أن تنتقل إلى الخطوة التالية.
خطوة 4 الخطوة التالية في عملية الشراء: عملية طلب تقديم العروض
بعد اختيار بائع واحد من الموردين المناسبين ، ينتقل المشتري إلى RFP ، طلب العرض.
واقترح ريدينج: طلب عرض （RFP）
فوائد استخدام طلب المعلومات
يمكن أن يوفر طلب المعلومات مزايا مختلفة للشركة.
عند العمل مع مشاريع الشراء المتكررة ، يمكن للمشترين دائمًا العودة إلى البائعين المحتملين الذين عثروا عليهم باستخدام قوالب طلب المعلومات (RFI). الفوائد الأخرى لاستخدام RFI هي:
- يوضح RFI للموردين أن هناك منافسة في عملك.
يؤدي جمع ردود طلب المعلومات إلى جعل الموردين يدركون أن هناك منافسة لعملك. صياغة RFI تجعل مشروعك يبدو مرغوبًا فيه أكثر. كما أنه يعطي الموردين الحاجة الملحة للاستجابة ليتم اختيارهم للاقتراح. كما أنه يزيد الثقة بين المورد والمشتري. نظرًا لأن المشتري يطلب RFI ، فهو جاد في إدارة الأعمال التجارية ، وليس مجرد شخص عشوائي يطلب عروض الأسعار.
- تحصل على نظرة عامة مفصلة عن كل مورد.
تسمح RFIs للمشترين بالاتصال مباشرة بالموردين. مقارنة بمعلوماتهم المتاحة للعرض العام على الإنترنت ، ستكون ردود البائعين على مستند طلب المعلومات الخاص بك أكثر مصداقية. يضمن ذلك حصولك على الخدمة التي وعد البائعون أنفسهم بتقديمها.
هل تبحث عن أفضل وكيل مصادر في الصين؟
يساعدك Leeline Sourcing في العثور على المصانع والحصول على أسعار تنافسية ومتابعة الإنتاج وضمان الجودة وتسليم المنتجات إلى الباب.
كيف تكتب طلب معلومات (RFI)？
هناك العديد من قوالب RFI الخاصة بالمشروع متاحة على الإنترنت. لكننا سنزودك بنموذج طلب معلومات بسيط ولكنه فعال لبدء عملية الشراء لمشروعك. إليك ما يجب عليك تضمينه في طلب الحصول على المعلومات الخاص بك:
1. ملخص
يجب عليك تقديم سياق عملك في وثيقة طلب المعلومات. ستشجع الكتابة بهذه الطريقة البائعين على السعي لأن يكونوا شريكك المحتمل بنشاط. سيتيح لهم أيضًا معرفة ما إذا كان بإمكانهم تقديم الحلول المتاحة لاحتياجاتك الحالية أم لا.
تذكر ، في الأعمال التجارية ، تبني الشركات علاقات لتحقيق الربح. يحتاج البائعون إلى إدراك أن اقتراحك في الخطوة التالية يمكن أن يفيدهم تمامًا كما يمكن أن يفيدك. قدم بيانات الاعتماد الخاصة بك لكل بائع محتمل وزد من فرصك في الحصول على ردود.
2. تصفيات الفوت
في هذا الجزء من نموذج طلب المعلومات ، قم بتزويد البائعين بالتفاصيل المحددة للخدمات التي تبحث عنها. قدم اتصالات واضحة حول المنتجات والخدمات وطرق التسليم التي تريد تحقيقها. ستصبح الاستجابة في هذا الجزء هي العامل الرئيسي في اتخاذك للقرار. لذلك ، انتبه جيدًا لهذا الجزء من مستند نموذج المعلومات.
إذا قمت بهذا الجزء جيدًا ، فستحصل على مقارنة مفصلة لكل إجابة تتلقاها.
3. المعلومات المطلوبة
في هذا الجزء من نموذج طلب المعلومات ، اجمع معلومات حول مصداقية المورد وقدرته ومراقبة الجودة وما إلى ذلك. اطرح أسئلة محددة. ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في اتخاذ قرارات مستنيرة كمشتري. يسأل بعض الأشخاص عن رقم ترخيص العمل الخاص بهم للتحقق مرة أخرى من سجلاتهم من قواعد البيانات العامة. كما أنه يمنحك تاريخ تسجيلهم ، مما يعني أنه كلما تقدموا في العمر ، زاد ثقتهم.
4. توقعات الاستجابة
اكتب توقعات الاستجابة الخاصة بك في نموذج RFI الخاص بك أيضًا. امنح الموردين متسعًا من الوقت للرد ، ولكن لا تنس تحديد موعد نهائي. إذا كنت ستستخدم معايير تقييم ، فذكرها في هذا الجزء ، حتى يعرف الموردون ما تبحث عنه.
يمكنك أيضًا إضافة شرط السرية هنا كجزء من المرفقات المضمنة.
7 نصائح لتقديم طلب للحصول على معلومات
- ادرس مشروعك بدقة
الخطوة الأولى في تقديم طلب الحصول على المعلومات (RFI) هي فهم مشروعك أولاً. تعرف على كل تفاصيل مشروعك واملأ الفجوات في معلوماتك. لن تتمكن من تحديد احتياجاتك للموردين بشكل صحيح إذا كنت لا تعرف ما هم.
كما أن وجود وصف قوي لمشروعك سيضمن للبائعين أن العمل معك يستحق العناء.
2. صياغة أسئلة حاسمة
اطرح أسئلة ذات صلة بمشروعك في مستند RFI الخاص بك. فيما يلي بعض المؤشرات التي يجب وضعها في الاعتبار عند صياغة الأسئلة:
- أن تكون محددة.
قبل أن تطرح سؤالك ، قدم سياقًا حول جزء المشروع الذي يرتبط به السؤال. لا تضف سطورًا خادعة وكلمات غير ضرورية في نموذجك. كن دقيقًا وحذرًا أثناء استخدام الكلمات.
- تقديم المستندات الداعمة.
إذا كنت بحاجة إلى صور لتوضيح أسئلتك ، فلا تتردد في تضمين المستندات المرفقة في طلب المعلومات الخاص بك.
3. اتبع الشكل الصحيح
يقدم بعض الموردين نموذج طلب المعلومات الذي يتوقعون من العملاء المحتملين استخدامه. قبل إرسال طلب معلومات عام ، تأكد من أن الشركات ليس لديها التنسيق المتوقع أولاً. وإلا ، فقد يتجاهل المورّدون الصارمون طلب الحصول على معلومات (RFI) الخاص بك.
4. قم بمراجعة مستند RFI الخاص بك
قم بمراجعة نموذج RFI بالكامل بشكل نقدي وتأكد من تضمين كل ما تريد معرفته. اطرح الأسئلة الضرورية ولكن بالمثل ، تأكد من عدم طرح أسئلة يمكنك الإجابة عنها بنفسك. تحقق من بنية المستند وقواعده اللغوية ووضوحه.
سيؤدي القيام بذلك إلى تقديمك كعمل تجاري يمكن الاعتماد عليه واحترافي.
5. أرسل استفسارك
بعد التأكد من أن وثيقتك تتضمن جميع المعلومات الضرورية وتطلبها ، أرسل طلب الحصول على المعلومات (RFI) الخاص بك. يحدد بعض الموردين فترات زمنية محددة للاستفسارات المستمرة التي يريدون منك استخدامها عند إرسال استفسارك. لذا ، تأكد من احترامك للفاصل الزمني المطلوب. لا ترسل استعلامًا في كل مرة يكون لديك سؤال. قم بتجميع الأسئلة في استعلام واحد وإرسالها في الوقت المناسب.
6. إدارة استفسارات RFI الجارية
ضع خطة لإدارة استفسارات RFI الخاصة بك. سيرد بعض الموردين على الفور ، والبعض الآخر لن يرد على الإطلاق. يمكن للبائعين أيضًا طرح أسئلة متابعة. تأكد من أن لديك خطة لجميع السيناريوهات الممكنة حتى تتم عملية طلب المعلومات (RFI) لمشروعك بسلاسة.
7. الرد على الاستفسارات في الوقت المحدد وبالتفصيل
عندما يرسل الموردون استفسارات لمحاولة توضيح شيء ما ، لا تستغرق وقتًا طويلاً للرد. إذا قمت بذلك ، يمكن للموردين إدراك أن تأخرك غير محترف. تذكر دائمًا أن تكتب بالتفصيل وبتفاصيل كبيرة. يمكن أن يؤدي الغموض إلى سوء الفهم الذي يمكن أن يضر بالمشروع.
تبحث عن مورد صيني موثوق؟
كما أفضل وكيل مصادر الصيننساعدك في العثور على المصانع والحصول على أسعار تنافسية ومتابعة الإنتاج وضمان الجودة وتسليم المنتجات إلى الباب.
مثال RFI
دعنا نقول نايكي يحتاج تصاميم ODM من الموردين في الصين. لذلك ، قرروا إرسال طلب معلومات إلى العديد من الموردين الصينيين الذين يعرفونهم.
هذه هي المعلومات التي يحتاجون إليها لتضمينها في طلب المعلومات الخاص بهم.
نظرة عامة على الأعمال: في هذا المثال ، تذكر Nike أنهم بحاجة إلى تصميمات أحذية جديدة لمجموعة نهاية العام.
المؤهلات: تحدد شركة Nike احتياجاتها الدقيقة من الموردين. لنفترض أنهم بحاجة إلى عشرة تصاميم جديدة للأحذية. وهي تُدرج هذا في مستند طلب المعلومات حتى يعرف الموردون ما هي الخدمة المتوقعة من الشركة منهم.
أسئلة: في هذا المثال ، يمكن لـ NIKE طرح أسئلة على الموردين مثل:
- هل لديك حاليًا تصميمات خاصة للأحذية متوفرة؟
- ما هي المدة التي تستغرقها للوصول إلى الولايات المتحدة؟
- كم عدد أزواج الأحذية التي يمكنك إنتاجها في اليوم؟
توقعات: في هذا المثال ، يمكن لشركة Nike إرفاق معايير تصميمات الأحذية التي يحتاجونها. أو يمكنهم أيضًا إرفاق معايير للمورد الذي يبحثون عنه.
أسئلة وأجوبة حول طلب المعلومات
من يجب أن يستخدم نموذج RFI؟
يجب على كل شركة تريد معاملة عادلة مع أحد الموردين استخدام نموذج RFI. يوجد عدد أكبر من القوالب على الإنترنت مما يمكنك الاعتماد عليه ، لذا اختر نموذجًا يناسبك.
ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في طلب المعلومات؟
يتضمن طلب الحصول على معلومات (RFI) نظرة عامة على عملك والخدمات التي تبحث عنها وأسئلتك لكل مورد. هذه الثلاثة هي أهم المعلومات التي يجب ألا تنساها أبدًا في مستندات RFI الخاصة بك.
متى تستخدم نموذج RFI؟
استخدم نماذج طلب المعلومات عند إرسال أي مستند RFI إلى الموردين. سواء كان ذلك لمشروع شراء لمرة واحدة أو مشروع شراء متكرر ، فلن تخطئ أبدًا في استخدام قالب طلب معلومات.
هل يستجيب جميع البائعين لطلب المعلومات؟
لن يرد جميع البائعين على طلب معلومات. من المهم كتابة طلبات معلومات تفصيلية لزيادة فرص استجابة الموردين لك.
ماذا بعد
أنت بحاجة إلى تخطيط وثيقة RFI الخاصة بك وصياغتها بعناية للحصول على أفضل فرصة للعثور على موردين موثوق بهم. كما هو الحال مع كل خطوة في أي مشروع تجاري ، لا ينبغي التسرع في طلب المعلومات. تأكد من أن طلب المعلومات الخاص بك مفصل ومباشر ومختصر. لا تكن غامضًا حتى يتم تشجيع الموردين على متابعة العمل معك.
إذا كنت تواجه مشكلة في العثور على موردين محتملين لإرسال طلبات الحصول على معلومات (RFI) إليهم ، فيمكننا مساعدتك. إن Leelinesourcing على اتصال بمئات من موردي الجملة ، لذلك تواصل معناوسنساعدك.
