Sette opp kundeservice for Dropshipping-butikkene dine

Hvor godt håndterer du kundeservice for din dropshipping butikker? Dette er et spørsmål du hele tiden bør stille deg selv, siden det kan gjøre eller ødelegge virksomheten din.

Forbrukere er vanligvis villige til å betale mer for produkter og tjenester fra et merke kjent for å tilby gode kundeserviceopplevelser. Med andre ord, hvis kundene dine er fornøyde med tjenesten de mottar, er det mer sannsynlig at de blir stående – og til og med bruker mer penger.

Så det er klart at kundeservice er viktig for enhver bedrift – men det er spesielt viktig for å drive en vellykket online virksomhet. Siden du ikke fysisk håndterer eller sender produkter selv, vil kunder ofte ha spørsmål eller problemer som må løses. Og hvis de ikke får den hjelpen de trenger, vil de ta virksomheten et annet sted.

Selv om det i utgangspunktet kan virke skremmende, er det noen enkle trinn du kan ta for å sette opp kundeservice for din dropshipping-butikk som vil holde kundene dine fornøyde.

8 trinn for å sette opp kundeservice for Dropshipping-butikken din

1. Sett opp en dedikert e-postadresse for kundeservice

Sørg for at kundene dine har en spesifikk e-postadresse de kan bruke til å kontakte deg med spørsmål eller bekymringer. Dette vil bidra til å sikre at alle kundeservicehenvendelser rettes til rett sted, og det bidrar til å skape et skille mellom kundeservice og andre aspekter ved virksomheten din.

Noen tips for å sette opp e-postadressen til kundeservice:

• Bruk en e-postadresse med profesjonell lyd, som f.eks [e-postbeskyttet] or [e-postbeskyttet].
• Unngå å bruke generiske e-postadresser, som Gmail eller Yahoo, da dette kan få deg til å virke uprofesjonell, og kundene dine kanskje ikke tar deg seriøst.
• Sørg for at e-postadressen er enkel å huske og skrive inn, slik at kundene dine ikke har noen problemer med å finne den.

2. Bruk et CRM-system til å administrere kundehenvendelser

A CRM-system kan være et verdifullt verktøy for å håndtere kundeservicehenvendelser. Det vil hjelpe deg å holde styr på alle samtaler og sikre at hver henvendelse blir behandlet raskt.

La oss si at du selger produkter på flere plattformer, for eksempel Amazon og Shopify. Akkurat som du ville brukt Shopify ERP-integrasjoner for å administrere beholdningen din, a CRM-system kan brukes til å håndtere kundeservicehenvendelser fra alle kanaler på ett sted. På denne måten trenger du ikke å bekymre deg for å miste oversikten over samtaler eller glemme å følge opp en kunde.

3. Svar på kundehenvendelser raskt

Ikke la kundene vente mer enn noen få timer på svar på henvendelsen. Hvis du ikke kan svare så raskt, gi dem beskjed når de kan forvente svar. Med dette i tankene bør du vurdere å bruke en chatbot for å svare på grunnleggende kundeservicespørsmål utenom normal arbeidstid.

La oss si at du er et dropshipping-selskap som selger skybaserte telefonsystemer. En chatbot kan svare på vanlige spørsmål som kunder kan ha, for eksempel "Hva er funksjonene til det skybaserte telefonsystemet ditt?" eller "Hva er det skybaserte telefonsystemets fordeler og ulemper? " 

Dette vil frigjøre kundeserviceteamet ditt til å løse mer komplekse problemer og bidra til å sikre at alle kundehenvendelser blir behandlet raskt.

4. Vær høflig og profesjonell i all kommunikasjon

Husk at måten du kommuniserer med kundene på reflekterer merkevaren din som helhet. Derfor er det viktig å alltid være høflig og profesjonell når du svarer på kundehenvendelser.

Noen tips når du svarer på kundehenvendelser:

• Vær tydelig og konsis i svarene dine.
• Bruk positivt språk. Dette er viktig, uavhengig av om kunden er misfornøyd med produktet eller tjenesten.
• Unngå å bruke slang eller sjargong som kunden kanskje ikke forstår.

5. Ta deg tid til å forstå kundens problem

Før du svarer på en kundehenvendelse, ta deg tid til å forstå problemet fullt ut. Dette vil hjelpe deg med å gi et nøyaktig og nyttig svar. Noen gode spørsmål å stille når du prøver å forstå en kundes problem er:

• Hva er problemet?
• Når startet problemet?
• Hvilke skritt har du allerede tatt?
• Hva er ønsket resultat?

6. Tilby en løsning som er rettferdig for begge parter

Når du lager et svar på en kundehenvendelse, sørg for å tilby en løsning som er rettferdig for begge parter. For eksempel, hvis en kunde er misfornøyd med kvaliteten på produktet ditt, kan du tilby å sende en erstatning eller gi refusjon. 

Men hvis kunden rett og slett er misfornøyd med fargen på produktet de mottok, kan det hende du ikke kan tilby refusjon, men du kan tilby å sende en annen farge.

Husk at målet er å komme til en løsning som er rettferdig for begge parter og som lar kunden føle seg fornøyd. De vil da være mye mer sannsynlig å gjøre forretninger med deg igjen i fremtiden og til og med legge igjen en positiv gjennomgå oppføringen din.

7. Følg opp med kunden etter at problemet er løst

Når du har hjulpet til med å løse en kundes henvendelse, sørg for å følge opp dem etterpå for å sikre at de er fornøyde med løsningen. Dette kan ytterligere bidra til å øke kundelojaliteten.

La oss si at du selger parfyme, og at du har endret din dropshipping parfyme leverandør etter mange dårlige tilbakemeldinger fra kunder. Du ønsker å følge opp hver kunde som hadde en dårlig opplevelse og beklager ulempen. 

Det kan også være lurt å tilby dem rabatt på deres neste kjøp. Dette vil vise kundene dine at du er forpliktet til å gi dem en god opplevelse og vil gjøre ditt beste for å gjøre ting riktig.

8. Bruk et prosjektstyringsverktøy for å holde oversikt over kundeserviceoppgaver

Et prosjektstyringsverktøy, som Bitrix24, kan være en verdifull ressurs for å administrere kundeserviceoppgaver. EN prosjektstyringsverktøy lar deg lage oppgavelister, tildele oppgaver til teammedlemmer, angi forfallsdatoer og spore fremdriften til hver oppgave. Dette vil bidra til å sikre at alle kundeservicehenvendelser blir behandlet på en rettidig og effektiv måte. I tillegg integrere programvare for kontaktsenter med prosjektstyringsverktøyet ditt kan strømlinjeforme kundeserviceoperasjonene dine ved å tilby funksjoner som anropsruting, billettsystemer og kundeinteraksjonshistorikk i én sentralisert plattform.

Litt alternativer til Bitrix24 for prosjektledelse inkluderer Asana, Trello og Basecamp.

Foreslått lesing: Beste Dropshipping-agent i Kina

Foreslått lesing: Hvordan starte 1688 Dropshipping Business?

Avsluttende tanker

Så der har du det. Dette er noen trinn for å hjelpe deg med å sette opp kundeservice for dropshipping-butikken din. Følg tipsene vi har skissert her for å sikre at kundene dine alltid er fornøyd med tjenesten de mottar. Fornøyde kunder er mer sannsynlig å holde seg – og til og med bruke mer penger.

Lykke til og god dropshipping!

Forfatter Bio

Jenna Bunnell – Senior Manager, Content Marketing, Dialpad

Jenna Bunnell er Senior Manager for Content Marketing hos Dialpad, et AI-integrert skybasert enhetlig kommunikasjonssystem som gir bedriftseiere og salgsrepresentanter nyttige samtaledetaljer ved hjelp av VoIP telefonsystemer. Hun er drevet og lidenskapelig opptatt av å kommunisere en merkevares designsensitivitet og visualisere hvordan innhold kan presenteres på kreative og omfattende måter. Jenna har også skrevet for andre domener som f.eks Midt i blinken og UpCity. Sjekk ut henne Linkedin profil.