Hva er en forespørsel om tilbud (RFQ)

I dagens konkurranseutsatte marked er varer designet, priset og tilbudt for å sikre at de har den rette blandingen av funksjoner for hver person som kjøper dem. Nettsteder kan oppgi hvor mye løsningen deres vil koste, men seriøse kjøpere vil alltid be om et tilbud for å få et mer nøyaktig tall.

Nå lurer du på hva tilbudsforespørsel er og om det er gunstig for deg? Ved å jobbe med hundrevis av scenarier og kunder som erfarne innkjøpseksperter og med et tiår med innkjøpskunnskap, er vi sikre på vår evne til å hjelpe deg med å finne den beste kilden for et bestemt produkt. 

Denne artikkelen vil hjelpe deg med å skrive en utmerket tilbudsforespørsel og fullføre hele prosedyren og evalueringskriteriene med minimal innsats.

Hva er en forespørsel om tilbud?

Forespørsel om tilbud (RFQ) er en prosess der et selskap ber leverandører og leverandører om å by på spesifikke produkter eller tjenester de ønsker å kjøpe eller selge. Det er vanligvis et spørsmål om prisen på det du vet du vil ha.

Likevel inkluderer en forespørsel om et tilbud vanligvis mer enn prisen på ting. Den kan også inneholde spesifikk informasjon om prosjektet og dets behov. Som et resultat, når noen ber om et tilbud, må de vite alt om produktet eller prosjektet.

For å få et bedre tilbud enn andre selskaper, må du gi så mye relevant informasjon som mulig. En annen grunn til å tydeliggjøre pristilbud er at de kan brukes av juridiske årsaker.

Når bør du bruke forespørsel om tilbud (RFQ)?

Hvis du vurderer å bruke en forespørsel om tilbud (RFQ) for å kjøpe varer eller tjenester, må du vite når denne prosessen er riktig for deg. Når du bør bruke en RFQ-prosess:

• Du må kjøpe varer eller tjenester som er komplekse eller tekniske.
• Du må kjøpe varer eller tjenester fra en ny leverandør.
• Mengden varer eller tjenester du trenger er betydelig.
• Du har tid til å gjennomføre en mer detaljert evaluering av leverandører.

Når du sender ut en tilbudsforespørsel, vil leverandørene fortelle deg om prisene deres og hvor godt de kan dekke dine behov. Som et resultat av denne metoden kan du sammenligne leverandører og velge den beste for din virksomhet. Bedre å ha en forhåndsdefinert mal for å sende dem alle. Se hvem som svarer raskt. Det betyr at han foretrekker å gjøre forretninger tidligere. Vent likevel i 24 timer med å sende en oppfølgingsmelding. 

4 typer tilbud

Det er fire typer tilbudsforespørsel, og tilbudsforberedelsesperioden i tilbudsforespørselsprosessen er kritisk.

1. Åpent bud:

Et åpent bud er en tilbudsforespørsel der alle parter kan se svarene på et tilbud. Rekvisita kan gjøre endringer i deres innleverte bud. Offentliggjøring av priser kan oppmuntre til mer konkurranse mellom leverandørene. I disse scenariene får du mange bud fra laveste til HØYEST. Spør om kvaliteten deres mens du velger lavprisbud. 

Anbudsforespørselen kan gjøres tilgjengelig for alle potensielle budgivere. Det er bedre å annonsere budet på nettstedet ditt, da mange leverandører vil oppdage det. Men du kunngjør også budene dine på markedsplasser. 

2. Forseglet bud:

Anbudsforespørselen er åpen for alle kvalifiserte budgivere som bruker et forseglet bud. Kjøperen ser svar etter at alle bud er lagt inn. Forseglede bud er mer pålitelige enn åpne bud. Det er kanskje ikke like bra for selgerne siden de kanskje ikke er like drevne.

3. Invitert bud:

Kvalifiserte bud må holdes private for å garantere et rettferdig utfall. Den beste praksisen er å avslutte budgivningen på forfallsdatoen og åpne alle tilbud. Analyser budene i mellomtiden og klargjør prøveforespørslene dine. Organiser kontaktinformasjonen deres for å sende oppfølgingsmeldinger. 

4. Omvendt auksjon:

I en omvendt auksjon blir selgere bedt om å legge inn sine laveste bud. Når ingen leverandører matcher det spesifiserte prismålet, kan en omvendt auksjon brukes som andre trinn i valgprosessen for tilbudsforespørsel.

5 trinn RFQ-prosess

Trinn 1: Forberedelsesfase for forespørsel om dokument

Begynn din tilbudsforespørsel ved å samle de nødvendige dokumentene. For å sikre at du har dekket alle basene, få tilbakemelding fra interne interessenter om hva de trenger. Dette bør inkludere ting som:

Definisjon av de nødvendige elementene, inkludert eksakte spesifikasjoner

• Spesifikasjoner for levering
• mengder
• Betalingsbetingelser
• Den foreslåtte evalueringsteknikken
• Tidslinje for beslutningstaking og vurderingsprosedyre
• Vilkår for den bindende kontrakten
• Forhåndsdefinerte kriterier for innlevering
• Minste kvalifiseringskriterier
• Lag en leverandørliste

Anbudsforespørselen kan gjøres tilgjengelig for alle potensielle budgivere. 

Trinn 2: Send forespørsel

RFQ må gi klare instruksjoner og en innleveringsfrist. Gi en budgiver god tid til å svare. Kjøperens vilkår og betingelser bør vedlegges malene for tilbudsforespørsel. Enhver potensiell tilbyder må kunne stille spørsmål og få forklaringer. 

Trinn 3: Motta svar og analyser resultatene

Kvalifiserte bud må holdes private for å garantere et rettferdig resultat. Den beste praksisen er å avslutte budgivningen på forfallsdatoen og åpne alle tilbud.

Trinn 4: Velg den mest lønnsomme leverandøren i betalingsbetingelser.

Velg budgiveren som tilbyr den laveste prisen for de spesifiserte produktene eller tjenestene samtidig som du oppfyller alle utvalgskriterier. En avklarende prosedyre og små diskusjoner kan være nødvendig for å få ønsket resultat. Transaksjonen er ikke fullført før kontrakten er signert.

Trinn 5: Informer mislykkede leverandører etter anskaffelsesprosessen

Informer de resterende budene om at kontrakten er tildelt. Takk dem for deres tid; du kan trenge dem igjen i fremtiden.

Foreslått lesing: Beste 7 måter å bruke Alibaba RFQ på

Forespørsel om tilbud vs. Forespørsel om tilbud

Mange som jobber i business-to-business-feltet sender og får forespørsler om forslag og tilbud når de snakker med folk som ønsker å kjøpe produktene og tjenestene dine.

Det primære skillet er målet mellom RFQ- og RFP-prosessen. En RFQ sendes inn når du vet hvilket produkt eller tjeneste du ønsker og trenger prising. A forespørsel om forslag tilbys når situasjonen er mer kompleks, og du ønsker å vurdere mange andre variabler enn prising før du velger.

Forslagene inkluderer hvilken strategi/funksjoner han tilbyr. Hvordan de ville hjelpe deg i dine forretningsanliggender. Forespørsel om forslag brukes ofte først og deretter be om tilbud for endelig prissetting. 

Fordelene med en forespørsel om tilbud (RFQ) 

Det er flere fordeler ved å bruke en tilbudsforespørsel i anskaffelsesprosessen:

1. En tilbudsforespørsel kan bidra til å sikre at du mottar konkurransedyktige bud fra interesserte leverandører. Du filtrerer ut hvilke leverandører som er interessert i virksomhet. Som et første trinn i filtreringsprosessen. 

2. En tilbudsforespørsel kan hjelpe deg med å sjekke leverandører basert på deres evne til å oppfylle dine spesifikke krav.

3. En tilbudsforespørsel kan hjelpe deg med å identifisere potensielle problemer med en leverandør før du inngår en kontrakt.

4. En tilbudsforespørsel kan bidra til å beskytte bedriften din mot prisfall ved å tvinge leverandører til å konkurrere på pris.

5. En RFQ kan brukes som et forhandlingsverktøy for å få best mulig vilkår fra en leverandør. Forhandle om pris eller kvantitet/kvalitet og til og med om eventuelle ekstratjenester. Det er alltid bedre å se etter noe ekstra. 

Hvordan skrive RFQ-dokumenter?

Når du skriver et RFQ-dokument, er det viktig å være klar og kortfattet når du beskriver produktet eller tjenesten som må gjøres. 

1. Anbudsforespørselen bør adressere:

• Mål
• Betalingsbetingelser
• Nødvendige mengder
• Beregnet timer med arbeidskraft
• Prosjektets lengde
• Kontraktsmessige vilkår og betingelser
• Krav til tilbudsinnlevering
• Frister
• Evalueringskriterier
• Tildeling og avslutningsprosess

2. Send ut tilbudsforespørselen til forskjellige leverandører.

I neste fase vil du skissere en liste over anerkjente andre leverandører du har jobbet med før. Send RFQ-dokumentet til alle interesserte parter etter å ha samlet inn all kontaktinformasjon. Lag en FAQ på forhånd for å unngå repeterende spørsmål. Innlemme administrative verktøy og prosedyrer for å hjelpe anbuds- og gjennomgangsprosessen.

3. Få og sjekk tilbakemelding.

Inspiser og gjennomgå alle innleveringer. Det høres kanskje enkelt ut, men det kan være et tidkrevende og avgjørende trinn i hele rfq-prosessen. Se hvilken pris og kvalitet de tilbyr i hvilken mengde. Se om de har noen MOQ eller vilkår for betalinger. Filtrer dem og lukk bare noen få av dem i din endelige avgjørelse. Gi beskjed til alle leverandører etter mottak og evaluering.

4. Velge den beste leverandøren

Etter å ha analysert alle innleveringer, må hver leverandør oppfylle vurderingskravene eller levere det laveste budet. Signer den endelige kontrakten etter å ha valgt den vinnende leverandøren og takket alle deltakerne.

Eksempler for tilbudsforespørsel 

International Renewable Energy Agency Forespørsel om tilbud (IRENA) er en gruppe land som jobber sammen for å hjelpe land med å gå over til fornybar energi. IRENA har også mange viktige dokumenter, retningslinjer og undervisningsmateriell. I mai 2021 la IRENA ut en Request for Proposals (RFP) for konsulenttjenesteleverandører for å hjelpe med spesifikke oppgaver, som å konsultere interessenter og lage en håndbok med praktiske råd. Papiret har mye informasjon om prosjektet, inkludert eksakte datoer, oppdragsvilkår og evalueringskriterier.

Hvordan skal jeg sende en forespørsel?

Det er noen forskjellige måter å sende en forespørsel på. Du kan gjøre det via e-post, faks eller post. Du kan også bruke et elektronisk skjema eller mal for forespørsel. 

Når du utarbeider en tilbudsforespørsel, må du inkludere all relevant informasjon den valgte leverandøren trenger for å gi deg et nøyaktig tilbud. Denne består av en detaljert beskrivelse av dine behov, spesifikasjoner eller mengder, og din frist. Å sende ut en tilbudsforespørsel kan virke som mye arbeid, men det er verdt det å få den beste prisen for bedriften din.

Vanlige spørsmål om tilbud

konklusjonen

Det er en av de beste måtene for kjøpere å lære mer om leverandørenes produkter og tjenester og få mer informasjon om deres priser og betalingsbetingelser. Det er et must for små bedrifter å vite hvordan de skal kjøre RFQ-prosessen riktig. Dette forholdet kan være godt i årevis, så det er viktig å finne den rette leverandøren for virksomheten din. For begge to må dette vennskapet opprettholdes.

Leeline Sourcing har en rekke forskjellige tjenester. Våre dyktige innkjøpsagenter vil hjelpe deg når du kjøper noe fra leverandører. Vi vil ta oss av den kompliserte prosessen og tilby tilpassede kvalitetskontrolltjenester basert på dine behov. Hvis du trenger relaterte tjenester, vennligst kontakt oss.