Jak napisać prośbę o informacje （RFI）

RFI to pierwszy krok w procesie udzielania zamówień, mający na celu zapewnienie uczciwej i wysokiej jakości transakcji biznesowej z innymi firmami. Dlatego firmy przesyłają zapytanie o informacje do potencjalnych dostawców, gdy potrzebują wiarygodnego partnera.

Ale czym dokładnie jest Prośba o informacje i dlaczego jest ważna?

Jako doświadczony ekspert ds. sourcingu wysłaliśmy setki RFI w naszej dziesięcioletniej karierze. Dzięki temu wiemy dokładnie, jak pisać RFI, które gwarantują odpowiedzi od dostawców. 

Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego i jak powinieneś przygotować dokument RFI dla swoich projektów. Kontynuuj czytanie!

Co to jest prośba o informacje?

Prośba o informacje jest również znana jako RFI. Firma korzysta z tego dokumentu, aby poprosić potencjalnych dostawców o szczegółowe informacje na piśmie. RFI to pierwsza część wszystkich procesów zakupowych. Służy przede wszystkim do pozyskiwania informacji, aby zdecydować, co dalej robić dla konkretnego projektu.

Uzyskanie odpowiednich informacji od różnych potencjalnych dostawców umożliwia firmie porównanie RFI. Posiadanie większej liczby dostawców do porównania ułatwia ustalenie, który dostawca najlepiej pasuje do projektu.

Dlaczego profesjonaliści korzystają z próśb o informacje?

Profesjonaliści używają RFI do zadawania szczegółów i zadawania firmom konkretnych pytań na temat oferowanych przez nich produktów i usług. Jest często używany w badaniach rynku i stanowi pierwszą część każdego procesu zakupowego.

Niektórzy specjaliści od informacji proszą w RFI to: 

• Doświadczenia dostawcy dla podobnych projektów
• Pytania dotyczące usługi oferowanej przez firmę dostarczającą 
• Harmonogram, kiedy mogą świadczyć usługi na rzecz projektu
• Proces zarządzania projektem dostawcy

Profesjonaliści często używają zwykłego szablonu RFI. Szablon zapytania ofertowego jest przydatny w przypadku powtarzających się projektów zaopatrzeniowych. Ułatwia to zespołom zakupowym znalezienie profili dostawców odpowiednich dla podobnych projektów w przyszłości. Trzymam mój szablon RFI w dokumentach Google i po prostu kopiuję go i wklejam, aby wysłać do każdego dostawcy. Po prostu dokonaj niewielkiej zmiany, aby dopasować ją do sytuacji. 

Jak działa RFI?

Oto cztery etapy procesu RFI: 

Krok 1: Kupujący opracowuje RFI.

RFI to dokument pisemny, który zapewnia ustandaryzowany proces wyszukiwania określonych informacji. Tutaj kupujący zadaje dostawcom zwięzłe pytania lub szczegóły w przejrzystym formacie. Jeśli dokument początkowy jest tworzony w programie Word, Konwerter Word na PDF służy do finalizacji pliku. RFI pozwala dostawcy łatwo zrozumieć potrzeby kupującego. 

Krok 2: Sprzedawca odpowiada na RFI.

Kupujący zazwyczaj wyznaczają dostawcom termin na udzielenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Kupujący porównują ze sobą zebrane odpowiedzi RFI. Ten krok pomaga firmom zdecydować, który dostawca i usługi najlepiej pasują do projektu. 

Krok 3: Kupujący przegląda odpowiedzi sprzedawcy.

Po upływie terminu firma przegląda odpowiedź na zapytanie ofertowe wysłaną przez każdego dostawcę. Kupujący szuka ogólnych informacji o każdej firmie i potencjalnych konfliktach, które mogą wyniknąć ze współpracy z nimi. Ta część polega na zbadaniu podstawowych informacji o dostawcach. Sprawdzam te informacje z publicznie dostępnych baz danych, takich jak numery licencji i dane rejestracyjne ze stron rządowych. 

Przeglądanie odpowiedzi dostawcy pomaga kupującemu zdecydować, która odpowiedź RFI otrzyma, aby przejść do następnego kroku.

Krok 4: Kolejny krok w procesie zakupowym: proces RFP

Po wybraniu jednego dostawcy spośród odpowiednich dostawców, kupujący przechodzi do zapytania ofertowego, czyli zapytania ofertowego.

Sugerowane czytanie: Zapytanie ofertowe (RFP)

Korzyści z korzystania z prośby o informacje

Prośba o informacje może przynieść firmie różne korzyści. 

Pracując z powtarzającymi się projektami zaopatrzenia, kupujący zawsze mogą wrócić do potencjalnych dostawców, których znaleźli, korzystając z szablonów RFI. Inne korzyści wynikające z używania RFI to:

• RFI pokazuje dostawcom, że w Twoim biznesie jest konkurencja. 

Zbieranie odpowiedzi RFI uświadamia dostawcom, że istnieje konkurencja dla Twojej firmy. Tworzenie RFI sprawia, że ​​Twój projekt wydaje się bardziej pożądany. Daje to również dostawcom pilną potrzebę reagowania na wybór do propozycji. Zwiększa również zaufanie między dostawcą a nabywcą. Ponieważ kupujący prosi o RFI, poważnie traktuje prowadzenie biznesu, a nie tylko przypadkową osobę proszącą o wycenę. 

• Otrzymasz szczegółowy przegląd każdego dostawcy. 

RFI pozwalają kupującym komunikować się bezpośrednio z dostawcami. W porównaniu z ich informacjami dostępnymi do publicznego wyświetlania w Internecie, odpowiedzi dostawców na Twój dokument RFI będą znacznie bardziej wiarygodne. Gwarantuje to, że otrzymasz usługę, którą sami dostawcy obiecali, że mogą świadczyć.

Jak napisać prośbę o informacje (RFI)？

Istnieje wiele szablonów projektów RFI dostępnych online. Ale dostarczymy Ci prosty, ale skuteczny szablon Zapytania o informacje, aby rozpocząć proces zamówienia dla Twojego projektu. Oto, co powinieneś uwzględnić w swoim RFI:

 1. Przegląd

Powinieneś podać kontekst swojej działalności w dokumencie RFI. Pisanie w taki sposób zachęci dostawców do aktywnego dążenia do bycia Twoim potencjalnym partnerem. Poinformuje ich również, czy mogą zapewnić dostępne rozwiązania dla Twoich aktualnych potrzeb, czy nie.

Pamiętaj, że w biznesie firmy budują relacje, aby generować zysk. Sprzedawcy muszą zdać sobie sprawę, że Twoja propozycja w następnym kroku może im przynieść korzyści, tak jak może przynieść korzyści Tobie. Podaj swoje dane uwierzytelniające każdemu potencjalnemu dostawcy i zwiększ swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi. 

 2. Kwalifikacje

W tej części formularza Prośba o informacje podaj dostawcom szczegółowe informacje o usługach, których szukasz. Zapewnij jasną komunikację na temat produktów, usług i metod dostawy, które chcesz osiągnąć. Odpowiedź w tej części stanie się głównym czynnikiem w podejmowaniu decyzji. Zwróć więc szczególną uwagę na tę część dokumentu szablonu informacji. 

Jeśli dobrze wykonasz tę część, otrzymasz szczegółowe porównanie każdej otrzymanej odpowiedzi. 

 3. Żądane informacje

W tej części szablonu zapytania o informacje zbierz informacje o wiarygodności dostawcy, możliwościach, kontroli jakości itp. Zadaj konkretne pytania. Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci w podejmowaniu świadomych decyzji jako kupujący. Niektóre osoby pytają o numer licencji biznesowej, aby dokładnie sprawdzić swoje dane w publicznych bazach danych. Podaje również datę ich rejestracji, co oznacza, że ​​im są starsi, tym bardziej będą godni zaufania. 

 4. Oczekiwania dotyczące odpowiedzi

Zapisz również swoje oczekiwania dotyczące odpowiedzi w szablonie RFI. Daj dostawcom wystarczająco dużo czasu na odpowiedź, ale nie zapomnij o wyznaczeniu terminu. Jeśli zamierzasz skorzystać z kryteriów oceny, podaj je w tej części, aby dostawcy wiedzieli, czego szukasz. 

Możesz również dodać tutaj klauzulę poufności w ramach dołączonych załączników.

7 wskazówek dotyczących składania wniosku o informacje

1. Dokładnie przestudiuj swój projekt

Pierwszym krokiem w przesłaniu RFI jest zrozumienie projektu. Poznaj każdy szczegół swojego projektu i wypełnij luki w swoich informacjach. Nie będziesz w stanie właściwie przedstawić swoich potrzeb dostawcom, jeśli nie będziesz wiedział, jakie one są. 

Ponadto posiadanie solidnego opisu swojego projektu zagwarantuje sprzedawcom, że praca z Tobą będzie tego warta.

      2. Sformułuj kluczowe pytania 

Zadawaj pytania związane z Twoim projektem w dokumencie RFI. Oto kilka wskazówek, o których należy pamiętać podczas formułowania pytań:

• Być specyficznym. 

Zanim zadasz pytanie, podaj kontekst dotyczący części projektu, której dotyczy pytanie. Nie dodawaj blefów i niepotrzebnych słów w swoim szablonie. Bądź precyzyjny i ostrożny w używaniu słów.

• Dostarcz dokumenty potwierdzające. 

Jeśli potrzebujesz zdjęć, aby Twoje pytania były bardziej zrozumiałe, nie wahaj się dołączyć załączonych dokumentów do swojego RFI. 

    3. Postępuj zgodnie z odpowiednim formatem

Niektórzy dostawcy udostępniają szablon zapytania o informacje, z którego oczekują potencjalni klienci. Przed wysłaniem ogólnego RFI upewnij się, że firmy nie mają najpierw oczekiwanego formatu. W przeciwnym razie Twój RFI może zostać zignorowany przez surowych dostawców. 

    4. Przejrzyj swój dokument RFI

Krytycznie przejrzyj cały szablon RFI i upewnij się, że zawierasz wszystko, co chcesz wiedzieć. Zadawaj niezbędne pytania, ale również upewnij się, że nie zadajesz pytań, na które możesz sam odpowiedzieć. Sprawdź strukturę, gramatykę i przejrzystość swojego dokumentu. 

W ten sposób przedstawisz się jako niezawodny i profesjonalny biznes. 

    5. Wyślij zapytanie

Po upewnieniu się, że dokument zawiera i poprosi o wszystkie niezbędne informacje, wyślij RFI. Niektórzy dostawcy ustalają określone odstępy czasu dla bieżących zapytań, które chcą, abyś użył podczas wysyłania zapytania. Upewnij się więc, że przestrzegasz ich żądanego interwału. Nie wysyłaj zapytania za każdym razem, gdy masz pytanie. Skompiluj pytania w jedno zapytanie i wyślij je w odpowiednim czasie.

   6. Zarządzaj bieżącymi zapytaniami RFI

Przygotuj plan zarządzania zapytaniami RFI. Niektórzy dostawcy odpowiedzą natychmiast, a niektórzy w ogóle nie odpowiedzą. Sprzedawcy mogli również zadawać pytania uzupełniające. Upewnij się, że masz plan na wszystkie możliwe scenariusze, aby proces RFI Twojego projektu przebiegł sprawnie. 

    7. Odpowiadaj na zapytania terminowo i szczegółowo

Kiedy dostawcy odsyłają zapytania, próbując coś wyjaśnić, nie czekaj zbyt długo, aby odpowiedzieć. Jeśli to zrobisz, dostawcy mogą postrzegać Twoje spóźnienie jako nieprofesjonalne. Pamiętaj, aby zawsze pisać konkretnie i bardzo szczegółowo. Niejasność może prowadzić do nieporozumień, które mogą być szkodliwe dla projektu. 

Przykład RFI

Powiedzmy Nike potrzebuje projektów ODM od dostawców w Chinach. Postanowili więc wysłać zapytanie ofertowe do różnych chińskich dostawców, których znają.

Oto informacje, które muszą zawrzeć w swoim RFI.

Omówienie działalności: W tym przykładzie Nike wspomina, że ​​potrzebuje nowych projektów butów do swojej kolekcji na koniec roku. 

Kwalifikacje: Nike dokładnie określa swoje potrzeby u dostawców. Powiedzmy, że potrzebują dziesięciu nowych wzorów butów. Uwzględniają to w dokumencie RFI, aby dostawcy wiedzieli, jaka jest oczekiwana od nich usługa.

pytania: W tym przykładzie NIKE może zadawać dostawcom takie pytania jak:

• Czy masz obecnie dostępne projekty marek własnych butów? 
• Jak długi jest Twój czas realizacji do Stanów Zjednoczonych? 
• Ile par butów możesz wyprodukować dziennie?

Oczekiwania: W tym przykładzie Nike może dołączyć kryteria dotyczące projektów butów, których potrzebuje. Mogą też dołączyć kryteria dostawcy, którego szukają. 

Często zadawane pytania dotyczące prośby o informacje

Co dalej

Musisz dokładnie zaplanować i stworzyć swój dokument RFI, aby mieć największą szansę na znalezienie wiarygodnych dostawców. Jak na każdym kroku w każdym projekcie biznesowym, RFI nie powinno być pośpieszne. Upewnij się, że Twoje RFI jest szczegółowe, konkretne i zwięzłe. Nie bądź niejasny, aby zachęcić dostawców do kontynuowania współpracy z Tobą.

Jeśli masz problem ze znalezieniem potencjalnych dostawców, do których możesz wysłać zapytanie ofertowe, możemy Ci pomóc. Leelinesourcing jest w kontakcie z setkami dostawców hurtowych, więc skontaktuj się z nami, a my Ci pomożemy.