Cererea de propuneri (RFP) este pasul critic în orice proces de achiziție. Este documentul cumpărătorului pentru antreprenor, vânzător sau furnizor de servicii.
Achiziționarea furnizorului greșit poate fi costisitoare. 61% din CPO-uri (Chief Procurement Officers) consideră că riscul a crescut. RFP trebuie să poată filtra de la mai mulți ofertanți, așa că rămân doar cei cu calificare înaltă.
Cu peste 10 ani de experiență și mii de proiecte de producție de succes de înaltă calitate pentru clienți, Leelinesourcing cu siguranță are experiență în generarea documentelor RFP-uri pentru a găsi cei mai buni producători care produc produse de înaltă calitate cu livrare în program, pentru a sprijini clienții obținerea de profitabilitate ridicată.
Vom explica procesul din spatele creării unui RFP de înaltă calitate. Puteți obține un RFP eficient care atrage furnizori de înaltă calitate.
Să ne aruncăm cu capul!
Ce este o cerere de ofertă?
Un RFP bun este un document pentru a atrage toți vânzătorii de bunuri sau servicii. Este un document formal care conține următoarele componente:
- O declarație de misiune sau scop pentru RFP.
- O scurtă prezentare a organizației.
- O listă a produselor sau serviciilor de care organizația are nevoie.
- O specificație a calității, a livrării și a prețului cerute.
- O cronologie pentru procesul de revizuire a achizițiilor.
- O explicație a oricăror proceduri de licitație pe care le va urma potențialul vânzător.
- Informațiile de contact ale departamentului de achiziții.
Când ar trebui să utilizați un RFP?
RFP este cea mai bună modalitate de a obține multe oferte de la potențiali furnizori pentru succesul proiectului.
Deschideți procesul de licitare către diferiți furnizori prin emiterea unui RFP. Vă poate ajuta să obțineți oferte mai bune și să găsiți cea mai potrivită pentru nevoile dvs.
Dacă sunteți o companie nou-înființată, este important să înțelegeți când este posibil să aveți nevoie să utilizați un RFP.
Iată câteva scenarii care vă pot solicita să utilizați un RFP:
- Cauți un nou furnizorul sau partener.
- Doriți să creșteți vânzările sau să vă comercializați afacerea.
- Vrei să știi ce face concurența ta.
- Doriți să aflați mai multe despre publicul țintă.
- Doriți să aflați dacă ar fi viabil să începeți o afacere în această industrie sau regiune.
- Ajută la calcularea costurilor și beneficiilor demarării unei afaceri.
De ce creează organizațiile RFP-uri?
Organizațiile folosesc Solicitare de propuneri (RFP) pentru a cumpăra bunuri, servicii sau proiecte. Cel mai frecvent motiv pentru care organizația utilizează RFP este economisirea de timp și bani.
Dacă o organizație încheie un contract cu ofertantul câștigător, poate economisi timp și efort. Ofertantul câștigător va avea resursele potrivite de care organizația are nevoie.
Procesul RFP poate asigura că părțile interesate au acces la aceleași informații. Acest lucru permite o concurență loială și deschisă, ceea ce este ideal atunci când se selectează furnizorul potrivit.
Cum funcționează procesul RFP?
Scopul procesului RFP este de a găsi cel mai bun furnizor pentru produsele necesare. Succesul proiectului RFP dacă economisește timp și costuri în proces.
Pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a crea un RFP:
- Elaborați specificații precise pentru ceea ce căutați.
- Creați un peisaj competitiv, astfel încât să puteți vedea ce oferă alte companii.
- Emite cererea de propunere RFP.
- Urmăriți și comparați răspunsurile pe care le primiți.
RFP va avea cerințe specifice pe care trebuie să le îndeplinească furnizorii care licita.
Obținerea celei mai bune propuneri de la furnizorul dvs. este vitală pentru succesul afacerii dvs.!
Beneficiile unei cereri de propuneri (RFP)
Emiterea unui RFP vă va permite să primiți procesul de propunere de la furnizori și să alegeți cel mai bun.
RFP facilitează simplificarea procesului și compararea propunerilor.
RFP-urile oferă unele beneficii atât pentru cumpărători, cât și pentru furnizori, inclusiv următoarele:
- Creați un proces de licitație echitabil și deschis.
- Găsiți furnizori calificați și potențiali.
- Criteriile de evaluare pentru primirea propunerilor sunt bazate pe RFP.
- RFP-urile utilizate pentru a gestiona procesul de implementare a achizițiilor.
- RFP-urile sunt ușor de distribuit prin formate online, cum ar fi e-mailul și site-urile web.
- RFP-urile au termene limită și specificații, astfel încât proiectele au date clare de început și de sfârșit.
- RFP-urile au cerințe detaliate, astfel încât să știți de ce aveți nevoie de la potențialii contractori.
- Datorită șabloanelor sistematice, puteți crea și distribui noi cereri de propuneri cu ușurință.
- RFP-urile au îmbunătățit procesul decizional, au crescut eficiența și au rezultate mai bune.
- RFP-urile pot garanta că proiectul este finalizat, deoarece la selecția finală, întotdeauna furnizorii de verificare financiară, se asigură că ofertanții rămași au o sănătate financiară excelentă.
Doriți să plasați o comandă la un nou furnizor chinez? Sunteți sigur că sunt de încredere?
Asigurați-vă lanțului de aprovizionare prin verificarea capacităților etice, de mediu, sociale și de producție ale furnizorilor dvs. pentru conformitate LeelineProgramele de audit al furnizorilor.
RFP vs. RFQ vs. RFI
RFP este un document de afaceri folosit de companii pentru a cere propuneri de la furnizori.
O cerere de cotație (RFQ) este un document pe care companiile îl folosesc pentru a solicita cotații sau prețuri.
Un RFI este un document folosit de companii pentru a se întreba despre disponibilitatea bunurilor sau serviciilor. Este ca un RFP, doar că nu include de stabilire a prețurilor informatii sau propuneri.
Cum se scrie un RFP?
Companiile folosesc cererea de propuneri finală pentru a evalua cea mai bună opțiune posibilă pentru un anumit proiect.
Companiile se asigură că cererile de propuneri sunt profesionale, clare și concise ca proces standardizat. Protejați-vă de potențiale conflicte de interese între companie și potențialii săi ofertanți.
Să aruncăm o privire la câteva dintre elementele critice ale unei cereri de propuneri detaliate:
- Nume: Reflectă numele companiei sau organizației dvs
- Număr: Includeți numărul atunci când vă anunțați cererea de propuneri
- O scurtă: O scurtă descriere a cererii de propunere, informații de bază etc
- obiective: Prezentați obiectivele, scopurile proiectului și criteriile pentru a verifica propunerile furnizorilor
- livrabile: Fiți cât mai specific posibil atunci când descrieți rezultatele proiectului dvs
- Program: Prezentați faptele și termenul limită al proiectului, inclusiv depunerea, datele de finalizare și semnarea termenilor contractului
- Buget: Includeți bugetul țintă pentru proiect
- Criteriu de evaluare: Veți enumera criteriile dvs. de evaluare, cea mai bună și oferta finală
În prezent, multe organizații cumpără un software RFP în furnizarea cererea de propunere RFP. Achiziții digitale care înlocuiesc licitarea cu un sistem pe hârtie.
Exemple și șabloane de RFP
Găsiți un eșantion de cerere de propuneri de la agențiile guvernamentale în acest link Agenții SUA pentru Dezvoltare Internațională (USAID). O cerere de propuneri pentru proiect cu un buget de 23 milioane USD pentru cinci ani.
Cererea de propuneri RFP de la agenția guvernamentală are modele oficiale de RFP. Șabloanele oferă claritate și consecvență pentru guvern și companiile ofertante.
Când scrieți șabloanele de cerere de propuneri, următorul proces formal este:
- Managementul superior creează cererea de propuneri.
Echipele juridice, de marketing și de achiziții în calitate de părți interesate de afaceri. Ei revizuiesc cererea de propunere pentru a se asigura că nu invită procese sau publicitate proastă.
- RFP ar trebui să includă o listă de referințe și furnizori care l-au folosit în trecut. Îi ajută pe potențialii vânzători să știe că compania a folosit acest tip de produs.
- Cererea de propuneri ar trebui să includă o listă de rezultate, inclusiv costurile pentru fiecare produs. Astfel, vânzătorii pot stabili cât de mult profit vor obține din proiect.
- Includeți tot timpul necesar pentru program și informațiile în corpul documentului.
- Folosiți un limbaj clar pe care toată lumea îl poate înțelege.
Asigurați-vă că există suficient spațiu pentru ca furnizorii să răspundă cu întrebări și comentarii.
Vrei să se simtă confortabil să pună întrebări pentru că încearcă să câștige!
Întrebări frecvente despre Cererea de propuneri (RFP)
1. Câte tipuri de cerințe RFP?
Cerințe RFP în timpul desfășurării unei cereri de propuneri de afaceri: instrucțiuni, criterii și alte date suplimentare.
• Instrucțiunile specifică ceea ce solicită cererea de propuneri, cum ar fi tipul de licitare și calendarul.
• Criteriile specifică calitățile și caracteristicile pe care ofertantul trebuie să le îndeplinească.
• Alte date suplimentare includ desene de fabricație, informații despre furnizor și multe altele.
Puteți găsi toate cele trei tipuri de cerințe RFP într-un șablon RFP pentru afaceri.
2. Ce se întâmplă după cererea de propuneri?
După ce ați emis cererea de propunere, trebuie să vă pregătiți pentru răspunsurile la cerere. Asigurați-vă că aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a evalua și a răspunde cererilor de propuneri. De asemenea, creați un calendar pentru revizuirea și răspunsul la propuneri. În cele din urmă, asigurați-vă că urmăriți toți furnizorii pentru a le mulțumi pentru trimiterile lor. Răspundeți la toate întrebările pe care vânzătorii le pot avea.
3. Când să emiti un RFP?
Depinde de diverși factori și de complexitatea proiectului. Dar, emiterea unui RFP este, în general, o idee bună atunci când doriți:
• Obțineți o imagine a concurenței potențiale.
• Determinați nivelul de interes în rândul potențialilor furnizori.
• Obțineți o estimare exactă a costului și a timpului necesar pentru finalizarea proiectului.
• Evaluează fezabilitatea negocierii unui contract cu un anumit furnizor.
4. Cine scrie cererea de propuneri?
RFP-ul scris de părțile interesate cheie ale companiei în cadrul proiectului în discuțiile interne. Membru al părților interesate precum manager de proiect, ingineri care au abilități tehnice, până la juridic. Dar ei sunt încă conduși de echipa de achiziții.
Scrierea unui RFP are trei procese de propunere: conceptualizare, redactare și prezentare.
Dezvoltarea unei nevoi de afaceri este primul pas în conceptualizare. Identificați piața țintă specifică.
Redactarea presupune elaborarea unor cerințe și specificații specifice. Este pentru soluția propusă.
Etapa de prezentare este cererea de propuneri partajată cu furnizorii selectați. Furnizorii trimit propuneri ca răspuns la cerințele specificate în RFP.
Ce urmeaza
Acum, știți când ar trebui să utilizați un RFP și cum vă ajută să evaluați mai bine nevoile proiectului dvs.
Sperăm că acest ghid cuprinzător pentru crearea propriei cereri de propuneri, inclusiv pași și linii directoare care vă vor ajuta să culegeți informații pentru a crea un document RFP eficient.
cu Leelinesourcing echipă cu experiență, vă putem ajuta să vă ghidăm de la zero prin întregul proces. Deci, de ce să așteptați? Contact azi pentru a începe!
