Comment rédiger une demande d'informations （RFI）

Une RFI est la première étape du processus d'approvisionnement pour garantir une transaction commerciale équitable et de haute qualité avec d'autres entreprises. Ainsi, les entreprises soumettent une demande d'informations aux fournisseurs potentiels lorsqu'elles ont besoin d'un partenaire fiable.

Mais qu'est-ce qu'une demande d'information exactement et pourquoi est-ce important ?

En tant qu'expert en approvisionnement expérimenté, nous avons envoyé des centaines de demandes d'informations au cours de notre longue carrière de dix ans. Ainsi, nous savons précisément comment rédiger des RFI qui garantissent des réponses de la part des fournisseurs. 

Cet article vous explique pourquoi et comment préparer un document RFI pour vos projets. Continuer la lecture!

Qu'est-ce qu'une demande d'information ?

La demande d'informations est également connue sous le nom de RFI. Une entreprise utilise ce document pour demander des informations écrites détaillées à des fournisseurs potentiels. Une RFI est la première partie de tous les processus d'approvisionnement. Il est principalement utilisé pour solliciter des informations afin de décider quoi faire ensuite pour un projet spécifique.

Obtenir des informations pertinentes auprès de différents fournisseurs potentiels permet à une entreprise de comparer les RFI. Avoir plus de fournisseurs à comparer permet de savoir plus facilement quel fournisseur est le mieux adapté au projet.

Pourquoi les professionnels utilisent-ils les demandes d'informations ?

Les professionnels utilisent RFI pour demander des détails et poser des questions spécifiques à une entreprise sur les produits et services qu'ils fournissent. Il est souvent utilisé dans les études de marché et constitue la première partie de chaque processus d'approvisionnement.

Certaines informations demandées par les professionnels dans une RFI sont : 

• Expériences du fournisseur pour des projets similaires
• Questions sur le service offert par l'entreprise fournisseur 
• Un calendrier indiquant quand ils peuvent fournir des services au projet
• Le processus de gestion de projet du fournisseur

Les professionnels utilisent souvent un modèle RFI standard. Un modèle RFI est utile pour les projets d'approvisionnement récurrents. Cela permet aux équipes d'approvisionnement de trouver plus facilement des profils de fournisseurs adaptés à des projets similaires à l'avenir. Je conserve mon modèle RFI dans google docs et je le copie et le colle pour l'envoyer à chaque fournisseur. Il suffit de faire un petit changement pour s'adapter à la situation. 

Comment fonctionne une RFI ?

Voici les quatre étapes du processus RFI : 

Étape 1: Un acheteur élabore une RFI.

La RFI est un document écrit qui fournit un processus standardisé pour trouver des informations spécifiques. Ici, l'acheteur pose aux fournisseurs des questions concises ou des détails dans un format clair. Si le document initial est créé sur Word, un Convertisseur Word en PDF est utilisé pour finaliser le fichier. Une RFI permet au vendeur de comprendre facilement les besoins de l'acheteur. 

Étape 2: Un fournisseur répond à la RFI.

Les acheteurs attribuent généralement un délai aux vendeurs pour répondre à la RFI. Les acheteurs comparent les réponses recueillies de RFI les unes aux autres. Cette étape aide les entreprises à choisir le fournisseur et les services qui correspondent le mieux au projet. 

Étape 3: L'acheteur examine les réponses du fournisseur.

Après la date limite, l'entreprise examine la réponse RFI envoyée par chaque fournisseur. L'acheteur recherche des informations générales sur chaque entreprise et les conflits potentiels qui peuvent survenir en travaillant avec elles. Cette partie consiste à rechercher les informations de base des fournisseurs. Je vérifie ces informations à partir de bases de données accessibles au public, telles que les numéros de licence et les données d'enregistrement des sites gouvernementaux. 

L'examen des réponses des fournisseurs aide l'acheteur à décider quelle réponse RFI doit passer à l'étape suivante.

Étape 4: La prochaine étape du processus d'approvisionnement : le processus d'appel d'offres

Après avoir choisi un fournisseur parmi les fournisseurs appropriés, l'acheteur passe à la DP, la demande de proposition.

Lecture suggérée: Demande de proposition (RFP)

Avantages de l'utilisation de la demande d'informations

Une demande d'information peut apporter différents avantages à une entreprise. 

Lorsqu'ils travaillent sur des projets d'approvisionnement récurrents, les acheteurs peuvent toujours revenir aux fournisseurs potentiels qu'ils ont trouvés à l'aide de modèles RFI. Les autres avantages de l'utilisation de RFI sont :

• La RFI montre aux fournisseurs qu'il y a de la concurrence dans votre entreprise. 

La collecte des réponses RFI permet aux fournisseurs de réaliser qu'il existe une concurrence pour votre entreprise. L'élaboration d'un RFI rend votre projet plus désirable. Cela donne également aux fournisseurs l'urgence d'être réactifs pour être choisis pour la proposition. Cela augmente également la confiance entre le fournisseur et l'acheteur. Comme l'acheteur demande une RFI, il est sérieux au sujet de la conduite des affaires, pas seulement une personne au hasard demandant des devis. 

• Vous obtenez un aperçu détaillé de chaque fournisseur. 

Les RFI permettent aux acheteurs de communiquer directement avec les fournisseurs. Par rapport à leurs informations disponibles pour un affichage public sur Internet, les réponses des fournisseurs à votre document RFI seront beaucoup plus crédibles. Cela garantit que vous obtiendrez le service que les fournisseurs eux-mêmes ont promis de fournir.

Comment rédiger une demande d'information (RFI)？

De nombreux modèles de RFI de projet sont disponibles en ligne. Mais nous vous fournirons un modèle de demande d'informations simple mais efficace pour démarrer le processus d'approvisionnement de votre projet. Voici ce que vous devez inclure dans votre RFI :

 1. Aperçu

Vous devez fournir le contexte de votre entreprise dans le document RFI. Écrire de cette manière encouragera les fournisseurs à viser activement à être votre partenaire potentiel. Cela leur permettra également de savoir s'ils peuvent ou non fournir des solutions disponibles à vos besoins actuels.

N'oubliez pas qu'en affaires, les entreprises établissent des relations pour générer des profits. Les fournisseurs doivent réaliser que votre proposition à l'étape suivante peut leur être bénéfique tout comme elle peut vous être bénéfique. Fournissez vos informations d'identification à chaque fournisseur potentiel et augmentez vos chances d'obtenir des réponses. 

 2. Qualification

Dans cette partie du formulaire de demande d'informations, fournissez aux fournisseurs les détails spécifiques des services que vous recherchez. Fournissez une communication claire sur les produits, les services et les méthodes de livraison que vous souhaitez obtenir. La réponse dans cette partie deviendra le facteur principal dans votre prise de décision. Donc, prêtez une grande attention à cette partie du document de modèle d'information. 

Si vous faites bien cette partie, vous aurez une comparaison détaillée de chaque réponse que vous recevez. 

 3. Information demandée

Dans cette partie du modèle de demande d'informations, collectez des informations sur la crédibilité, la capacité, le contrôle qualité, etc. du fournisseur. Posez des questions spécifiques. Les réponses à ces questions vous aideront davantage à prendre vos décisions éclairées en tant qu'acheteur. Certaines personnes demandent leur numéro de licence commerciale pour revérifier leurs enregistrements dans les bases de données publiques. Il vous donne également leur date d'enregistrement, ce qui signifie que plus ils sont âgés, plus ils seront dignes de confiance. 

 4. Attentes de réponse

Notez également vos attentes en matière de réponse dans votre modèle RFI. Donnez aux fournisseurs suffisamment de temps pour répondre, mais n'oubliez pas de fixer un délai. Si vous allez utiliser un critère d'évaluation, indiquez-le dans cette partie, afin que les fournisseurs sachent ce que vous recherchez. 

Vous pouvez également ajouter une clause de confidentialité ici dans le cadre des pièces jointes incluses.

7 conseils pour soumettre une demande d'information

1. Bien étudier votre projet

La première étape de la soumission d'une RFI consiste à comprendre d'abord votre projet. Connaissez chaque détail de votre projet et comblez les lacunes dans vos informations. Vous ne pourrez pas exprimer correctement vos besoins aux fournisseurs si vous ne les connaissez pas. 

De plus, avoir une description solide de votre projet garantira aux fournisseurs que travailler avec vous en vaudra la peine.

      2. Formuler des questions cruciales 

Posez des questions pertinentes à votre projet dans votre document RFI. Voici quelques conseils à garder à l'esprit lors de la formulation des questions :

• Soyez précis. 

Avant de poser votre question, fournissez un contexte sur la partie du projet à laquelle la question est liée. N'ajoutez pas de lignes de bluff et de mots inutiles dans votre modèle. Soyez précis et prudent lorsque vous utilisez des mots.

• Fournir des pièces justificatives. 

Si vous avez besoin d'images pour clarifier vos questions, n'hésitez pas à inclure les documents joints dans votre RFI. 

    3. Suivez le bon format

Certains fournisseurs fournissent leur modèle de demande d'informations qu'ils s'attendent à ce que les clients potentiels utilisent. Avant d'envoyer une RFI générique, assurez-vous que les entreprises n'ont pas d'abord le format prévu. Ou bien, votre RFI pourrait être ignorée par des fournisseurs stricts. 

    4. Passez en revue votre document RFI

Examinez de manière critique l'ensemble du modèle RFI et assurez-vous d'inclure tout ce que vous voulez savoir. Posez les questions nécessaires, mais de même, assurez-vous de ne pas poser de questions auxquelles vous pouvez répondre vous-même. Vérifiez la structure, la grammaire et la clarté de votre document. 

Cela vous présentera comme une entreprise fiable et professionnelle. 

    5. Envoyez votre requête

Après vous être assuré que votre document comprend et demande toutes les informations nécessaires, envoyez votre RFI. Certains fournisseurs définissent des intervalles spécifiques pour les requêtes en cours qu'ils souhaitent que vous utilisiez lors de l'envoi de votre requête. Alors, assurez-vous de respecter leur intervalle demandé. N'envoyez pas une requête à chaque fois que vous avez une question. Compilez les questions en une seule requête et envoyez-les au moment opportun.

   6. Gérer les requêtes RFI en cours

Ayez un plan pour gérer vos requêtes RFI. Certains fournisseurs répondront immédiatement et d'autres ne répondront pas du tout. Les vendeurs pouvaient également poser des questions de suivi. Assurez-vous d'avoir un plan pour tous les scénarios possibles afin que le processus RFI de votre projet se déroule sans heurts. 

    7. Répondre aux demandes à temps et avec précision

Lorsque les fournisseurs renvoient des questions essayant de clarifier quelque chose, ne tardez pas à répondre. Si vous le faites, les fournisseurs pourraient percevoir votre retard comme un manque de professionnalisme. N'oubliez pas de toujours écrire dans les détails et avec beaucoup de détails. Le flou peut entraîner une mauvaise communication qui peut être préjudiciable à un projet. 

Exemple de DDR

Disons Nike a besoin de conceptions ODM de fournisseurs en Chine. Ils ont donc décidé d'envoyer une RFI à divers fournisseurs chinois qu'ils connaissent.

Voici les informations qu'ils doivent inclure dans leur RFI.

Aperçu de l'entreprise: Dans cet exemple, Nike mentionne qu'ils ont besoin de nouveaux modèles de chaussures pour leur collection de fin d'année. 

Qualifications : Nike énonce ses besoins exacts auprès des fournisseurs. Disons qu'ils ont besoin de dix nouveaux modèles de chaussures. Ils l'incluent dans le document RFI afin que les fournisseurs sachent quel est le service que l'entreprise attend d'eux.

Les questions: Dans cet exemple, le NIKE peut poser des questions aux fournisseurs telles que :

• Avez-vous actuellement des modèles de chaussures de marque maison disponibles ? 
• Combien de temps dure votre délai de livraison aux États-Unis ? 
• Combien de paires de chaussures pouvez-vous produire en une journée ?

Attentes: Dans cet exemple, Nike peut joindre les critères pour les conceptions de chaussures dont ils ont besoin. Ou, ils peuvent également joindre des critères pour le fournisseur qu'ils recherchent. 

FAQ sur une demande d'information

Et après

Vous devez planifier et rédiger soigneusement votre document RFI pour avoir vos meilleures chances de trouver des fournisseurs fiables. Comme à chaque étape de tout projet d'entreprise, une RFI ne doit pas être précipitée. Assurez-vous que votre RFI est détaillée, directe et concise. Ne soyez pas vague afin que les fournisseurs soient encouragés à continuer à travailler avec vous.

Si vous rencontrez des difficultés pour trouver des fournisseurs potentiels auxquels envoyer des RFI, nous pouvons vous aider. Leelinesourcing est en contact avec des centaines de grossistes, donc CONTACTEZ-NOUS, et nous vous aiderons.