RFIは、他の企業との公正で質の高い取引を確保するための調達プロセスの最初のステップです。 そのため、信頼できるパートナーが必要な場合、企業は潜在的なサプライヤに情報の要求を送信します。
しかし、情報の要求とは正確には何であり、なぜそれが重要なのですか？
経験豊富なソーシングの専門家として、私たちはXNUMX年にわたるキャリアの中で何百ものRFIを派遣してきました。 したがって、ベンダーからの応答を保証するRFIの記述方法を正確に知っています。
この記事では、プロジェクト用にRFIドキュメントを準備する理由と方法について説明します。 読み続けてください！
情報の要求とは何ですか？
情報の要求は、RFIとも呼ばれます。 企業はこのドキュメントを使用して、潜在的なサプライヤに詳細な書面による情報を要求します。 RFIは、すべての調達プロセスの最初の部分です。 これは主に、特定のプロジェクトで次に何をすべきかを決定するための情報を求めるために使用されます。
さまざまな潜在的なプロバイダーから関連情報を取得することで、企業は RFI を比較できます。 比較対象のサプライヤーが増えると、プロジェクトに最適なサプライヤーを簡単に知ることができます。
なぜ専門家は情報の要求を使用するのですか？
専門家はRFIを使用して、提供する製品やサービスについて詳細を尋ねたり、会社に具体的な質問をしたりします。 市場調査でよく使用され、すべての調達プロセスの最初の部分です。
専門家がRFIで求める情報は次のとおりです。
- 同様のプロジェクトのサプライヤーの経験
- 供給会社が提供するサービスに関する質問
- 彼らがプロジェクトにサービスを提供できる時期のタイムライン
- サプライヤーのプロジェクト管理プロセス
専門家は通常の RFI テンプレートを使用することがよくあります。 RFI テンプレートは、定期的な調達プロジェクトに役立ちます。 これにより、調達チームは将来の同様のプロジェクトに適したベンダー プロファイルを簡単に見つけることができます。 私は RFI テンプレートを Google ドキュメントに保存し、それをコピーして貼り付けるだけですべてのサプライヤーに送信します。 状況に合わせて少しだけ変更してください。
RFIはどのように機能しますか？
RFIプロセスのXNUMXつのステップは次のとおりです。
ステップ1： バイヤーはRFIを開発します。
RFI は、特定の情報を見つけるための標準化されたプロセスを提供する文書です。ここで、バイヤーはサプライヤーに簡潔な質問や詳細を明確な形式で尋ねます。最初の文書が Word で作成されている場合、 WordからPDFへのコンバーター ファイルを完成させるために使用されます。 RFI により、ベンダーは購入者のニーズを簡単に理解できます。
ステップ2： ベンダーがRFIに応答します。
購入者は通常、ベンダーがRFIに回答する期限を割り当てます。 購入者は、収集されたRFIの応答を相互に比較します。 このステップは、企業がプロジェクトに最適なサプライヤーとサービスを決定するのに役立ちます。
ステップ3： バイヤーはベンダーの応答を確認します。
期限後、企業は各ベンダーから送信された RFI 回答を確認します。 買い手は、各企業に関する一般的な情報と、それらの企業との協業によって生じる可能性のある潜在的な紛争を調べます。 この部分では、ベンダーの背景情報を調査することがすべてです。 この情報は、政府サイトのライセンス番号や登録データなど、公開されているデータベースからチェックしています。
ベンダーの応答を確認することで、購入者はどのRFI応答を次のステップに進めるかを決定できます。
ステップ4： 調達プロセスの次のステップ：RFPプロセス
適切なサプライヤーから XNUMX つのベンダーを選択した後、バイヤーは RFP (提案依頼書) に進みます。
推奨される読書: 提案依頼書（RFP）
情報の要求を使用する利点
情報の要求は、企業にさまざまなメリットをもたらす可能性があります。
定期的な調達プロジェクトで作業する場合、バイヤーはRFIテンプレートを使用して見つけた潜在的なベンダーにいつでも戻ることができます。 RFIを使用するその他の利点は次のとおりです。
- RFIは、あなたのビジネスに競争があることをサプライヤーに示します。
RFI の回答を収集することで、サプライヤーは貴社のビジネスに競合があることを認識します。 RFI を作成すると、プロジェクトがより魅力的に見えるようになります。 また、サプライヤーにとっては、提案に選ばれるよう早急に対応する必要があります。 また、サプライヤーとバイヤーの間の信頼も高まります。 買い手は RFI を求めているので、単なる見積もりを求める単なる人ではなく、真剣にビジネスを行っています。
- 各サプライヤの詳細な概要を取得します。
RFIを使用すると、バイヤーはサプライヤーと直接通信できます。 インターネット上で公開表示できる情報と比較すると、RFIドキュメントに対するベンダーの応答ははるかに信頼できます。 これにより、ベンダー自身が提供できると約束したサービスを確実に受けることができます。
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情報要求（RFI）の書き方は？
オンラインで利用できる多くのプロジェクトRFIテンプレートがあります。 ただし、プロジェクトの調達プロセスを開始するための、シンプルで効果的な情報要求テンプレートを提供します。 RFIに含める必要があるものは次のとおりです。
1。 概要
RFIドキュメントでビジネスのコンテキストを提供する必要があります。 そのような方法で書くことは、ベンダーがあなたの潜在的なパートナーになることを積極的に目指すことを奨励します。 また、現在のニーズに対応できるソリューションを提供できるかどうかも通知されます。
ビジネスでは、企業は利益を生み出すために関係を築くことを忘れないでください。 ベンダーは、次のステップでの提案が、あなたに利益をもたらすのと同じように、彼らにも利益をもたらす可能性があることを認識する必要があります。 各潜在的なベンダーにクレデンシャルを提供し、応答を得る可能性を高めます。
2. 国際資格
情報要求フォームのこの部分で、探しているサービスの具体的な詳細をベンダーに提供します。 達成したい製品、サービス、および配送方法について明確なコミュニケーションを提供します。 この部分の応答は、意思決定の主な要因になります。 したがって、情報テンプレートドキュメントのこの部分に細心の注意を払ってください。
この部分をうまくやれば、受け取ったすべての応答を詳細に比較できます。
3. 要求された情報
情報要求テンプレートのこの部分では、サプライヤーの信頼性、能力、品質管理などに関する情報を収集します。具体的な質問をします。 これらの質問に対する答えは、購入者が情報に基づいた意思決定を行うのにさらに役立ちます。 公共データベースの記録を再確認するために、ビジネス ライセンス番号を尋ねる人もいます。 また、登録日もわかります。つまり、登録日が古いほど信頼できることになります。
4. 応答の期待
RFIテンプレートにも応答の期待値を書き留めます。 サプライヤーに対応するための十分な時間を与えますが、期限を設定することを忘れないでください。 評価基準を使用する場合は、この部分にそれを記載してください。そうすれば、サプライヤーはあなたが探しているものを知ることができます。
含まれている添付ファイルの一部として、ここに機密保持条項を追加することもできます。
情報の要求を送信するための7つのヒント
- プロジェクトを徹底的に研究する
RFIを提出する最初のステップは、最初にプロジェクトを理解することです。 プロジェクトの詳細をすべて把握し、情報のギャップを埋めます。 サプライヤーが何であるかを知らなければ、サプライヤーにニーズを適切に伝えることはできません。
また、プロジェクトをしっかりと説明することで、ベンダーはあなたと協力する価値があることを保証できます。
2.重要な質問を作成する
RFIドキュメントでプロジェクトに関連する質問をします。 質問を作成するときに覚えておくべきいくつかのポイントを次に示します。
- 具体的に。
質問する前に、その質問がプロジェクトのどの部分に関連しているのかについてのコンテキストを提供してください。 テンプレートにハッタリや不必要な単語を追加しないでください。 言葉を使うときは正確かつ注意してください。
- 補足文書を提供します。
質問を明確にするために画像が必要な場合は、添付のドキュメントをRFIに含めることを躊躇しないでください。
3.適切な形式に従います
一部のサプライヤは、潜在的なクライアントが使用することを期待する情報要求テンプレートを提供しています。 一般的なRFIを送信する前に、企業が最初に期待される形式を持っていないことを確認してください。 そうでなければ、あなたのRFIは厳格な供給者によって無視される可能性があります。
4.RFIドキュメントを確認します
RFIテンプレート全体を批判的に確認し、知りたいことがすべて含まれていることを確認します。 必要な質問をしますが、同様に、自分で答えられるような質問をしないように注意してください。 ドキュメントの構造、文法、および明快さを確認してください。
これを行うことはあなたを信頼できる専門的なビジネスとして提示します。
5.クエリを送信します
ドキュメントに必要なすべての情報が含まれていることを確認してから、RFIを送信します。 一部のサプライヤは、クエリを送信するときに使用する進行中のクエリに特定の間隔を設定します。 したがって、要求された間隔を尊重するようにしてください。 質問があるたびにクエリを送信しないでください。 質問をXNUMXつのクエリにまとめ、適切なタイミングで送信します。
6.進行中のRFIクエリを管理します
RFIクエリを管理するための計画を立てます。 すぐに返信するサプライヤーもあれば、まったく返信しないサプライヤーもあります。 ベンダーはフォローアップの質問をすることもできます。 プロジェクトのRFIプロセスがスムーズに進むように、考えられるすべてのシナリオの計画があることを確認してください。
7.時間通りに詳細に質問に答える
サプライヤーが何かを明確にしようとしてクエリを送り返すときは、応答するのにそれほど時間はかかりません。 そうした場合、サプライヤーはあなたの遅刻を専門家ではないと認識する可能性があります。 常に詳細に詳細に書くことを忘れないでください。 あいまいさは、プロジェクトに悪影響を与える可能性のある誤解を招く可能性があります。
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RFIの例
まあ言ってみれば ナイキ 中国のサプライヤーからのODM設計が必要です。 そこで、彼らは知っているさまざまな中国のサプライヤーに RFI を送ることにしました。
RFIに含める必要のある情報は次のとおりです。
事業の概要： この例では、ナイキは年末のコレクションに新しい靴のデザインが必要であると述べています。
資格： ナイキは、サプライヤーからの正確なニーズを述べています。 XNUMX個の新しい靴のデザインが必要だとしましょう。 彼らはこれをRFI文書に含めているので、サプライヤーは彼らからの会社の期待されるサービスが何であるかを知ることができます。
質問： この例では、NIKEはサプライヤに次のような質問をすることができます。
- 現在、靴の自社ブランドのデザインを利用できますか？
- 米国へのリードタイムはどのくらいですか？
- XNUMX日に何足の靴を作ることができますか？
期待： この例では、ナイキは必要な靴のデザインの基準を添付できます。 または、検索しているサプライヤの基準を添付することもできます。
情報の要求に関するFAQ
誰がRFIテンプレートを使用する必要がありますか？
サプライヤーとの公正な取引を希望するすべての企業は、RFIテンプレートを使用する必要があります。 インターネット上には数えきれないほど多くのテンプレートがあるので、自分に合ったものを選択してください。
RFIに含める情報は何ですか？
RFIには、ビジネスの概要、探しているサービス、および各サプライヤへの質問が含まれます。 これらのXNUMXつは、RFIドキュメントで決して忘れてはならない最も重要な情報です。
RFIテンプレートをいつ使用するのですか？
RFIドキュメントをサプライヤに送信するときは、情報要求テンプレートを使用します。 XNUMX回限りの調達プロジェクトであろうと、定期的な調達プロジェクトであろうと、RFIテンプレートの使用に間違いはありません。
すべてのベンダーがRFIに対応していますか？
すべてのベンダーがRFIに返信するわけではありません。 サプライヤがあなたに応答する可能性を高めるために、詳細なRFIを作成することが重要です。
次は何ですか
信頼できるサプライヤを見つける可能性を最大限に高めるには、RFIドキュメントを慎重に計画および作成する必要があります。 他のビジネスプロジェクトのすべてのステップと同様に、RFIを急ぐべきではありません。 RFIが詳細で、要点を明確にし、簡潔であることを確認してください。 サプライヤーがあなたと一緒に仕事をすることを奨励されるように、曖昧にしないでください。
RFI を送信する潜在的なサプライヤーを見つけるのに問題がある場合は、当社がお手伝いします。 Leelinesourcing は何百もの卸売業者と連絡を取り合っているので、 Rescale Support、そして私たちはあなたを支援します。
