Cum se scrie o solicitare de informații （RFI）

O RFI este primul pas în procesul de achiziție pentru a asigura o tranzacție comercială corectă și de înaltă calitate cu alte întreprinderi. Așadar, companiile trimit o Cerere de informații potențialilor furnizori atunci când au nevoie de un partener de încredere.

Dar ce este exact o solicitare de informații și de ce este importantă?

În calitate de expert în aprovizionare cu experiență, am trimis sute de RFI-uri în cariera noastră de un deceniu. Astfel, știm exact cum să scriem RFI-uri care să garanteze răspunsuri de la furnizori. 

Acest articol va explica de ce și cum ar trebui să pregătiți un document RFI pentru proiectele dvs. Continuați lectură!

Ce este o cerere de informații?

Cererea de informații este cunoscută și sub denumirea de RFI. O companie folosește acest document pentru a solicita informații detaliate scrise de la potențialii furnizori. O RFI este prima parte a tuturor proceselor de achiziție. Este folosit în principal pentru a solicita informații pentru a decide ce să facă în continuare pentru un anumit proiect.

Obținerea de informații relevante de la diferiți furnizori potențiali permite unei companii să compare RFI-urile. Având mai mulți furnizori pentru comparație, este mai ușor să știți care furnizor este cel mai potrivit pentru proiect.

De ce folosesc profesioniștii cererile de informații?

Profesioniștii folosesc RFI pentru a cere detalii și pentru a pune întrebări specifice unei companii despre produsele și serviciile pe care le oferă. Este adesea folosit în cercetările de piață și este prima parte a fiecărui proces de achiziție.

Câteva informații pe care profesioniștii le cer într-o RFI sunt: 

• Experiențele furnizorului pentru proiecte similare
• Întrebări despre serviciul oferit de firma furnizoare 
• O cronologie pentru momentul în care pot furniza servicii proiectului
• Procesul de management de proiect al furnizorului

Profesioniștii folosesc adesea un șablon RFI obișnuit. Un șablon RFI este util pentru proiectele recurente de achiziții. Facilitează pentru echipele de achiziții să găsească profiluri de furnizor potrivite pentru proiecte similare în viitor. Îmi păstrez șablonul RFI în Google Docs și îl copiez și îl lipesc pentru a-l trimite fiecărui furnizor. Fă doar o mică schimbare pentru a se potrivi cu situația. 

Cum funcționează un RFI?

Iată cei patru pași ai procesului RFI: 

Pasul 1: Un cumpărător dezvoltă un RFI.

RFI este un document scris care oferă un proces standardizat de găsire a unor informații specifice. Aici, cumpărătorul adresează furnizorilor întrebări sau detalii concise într-un format clar. Dacă documentul inițial este creat pe Word, un Convertor Word în PDF este folosit pentru finalizarea fișierului. O RFI permite vânzătorului să înțeleagă cu ușurință nevoile cumpărătorului. 

Pasul 2: Un vânzător răspunde la RFI.

Cumpărătorii alocă de obicei un termen limită pentru ca vânzătorii să răspundă la RFI. Cumpărătorii compară între ei răspunsurile adunate ale RFI. Acest pas ajută companiile să decidă care furnizor și servicii se potrivesc cel mai bine proiectului. 

Pasul 3: Cumpărătorul examinează răspunsurile vânzătorului.

După expirarea termenului limită, compania analizează răspunsul RFI trimis de fiecare furnizor. Cumpărătorul caută informații generale despre fiecare companie și potențiale conflicte care pot apărea în urma lucrului cu ei. Această parte se referă la cercetarea informațiilor de bază ale vânzătorilor. Verific aceste informații din bazele de date disponibile public, cum ar fi numerele de licență și datele de înregistrare de pe site-urile guvernamentale. 

Revizuirea răspunsurilor furnizorului îl ajută pe cumpărător să decidă ce răspuns RFI primește pentru a trece la pasul următor.

Pasul 4: Următorul pas în procesul de achiziție: procesul RFP

După alegerea unui furnizor dintre furnizorii corespunzători, cumpărătorul trece la RFP, cererea de ofertă.

Lectură recomandată: Cerere de propunere (RFP)

Avantajele utilizării cererii de informații

O solicitare de informații poate oferi diferite beneficii pentru o companie. 

Atunci când lucrează cu proiecte de achiziții recurente, cumpărătorii se pot întoarce oricând la potențialii furnizori pe care i-au găsit folosind șabloane RFI. Alte beneficii ale utilizării RFI sunt:

• RFI le arată furnizorilor că există concurență în afacerea dvs. 

Colectarea răspunsurilor RFI îi face pe furnizori să realizeze că există concurență pentru afacerea dvs. Crearea unui RFI face ca proiectul dvs. să pară mai dezirabil. De asemenea, oferă furnizorilor urgența de a răspunde pentru a fi aleși pentru propunere. De asemenea, crește încrederea între furnizor și cumpărător. Cum cumpărătorul solicită RFI, ei sunt serioși în ceea ce privește desfășurarea afacerilor, nu doar o persoană aleatorie care cere oferte. 

• Obțineți o imagine de ansamblu detaliată a fiecărui furnizor. 

RFI-urile permit cumpărătorilor să comunice direct cu furnizorii. În comparație cu informațiile disponibile pentru afișare publică pe internet, răspunsurile vânzătorilor la documentul dumneavoastră RFI vor fi mult mai credibile. Acest lucru vă asigură că veți obține serviciul pe care vânzătorii înșiși au promis că îl pot oferi.

Cum se scrie o cerere de informații (RFI)?

Există multe șabloane RFI pentru proiecte disponibile online. Dar, vă vom oferi un șablon de Cerere de informații simplu, dar eficient, pentru a începe procesul de achiziție pentru proiectul dvs. Iată ce ar trebui să includeți în RFI:

 1. Prezentare generală

Ar trebui să furnizați contextul afacerii dvs. în documentul RFI. Scrierea în acest fel va încuraja vânzătorii să urmărească să devină potențialul tău partener în mod activ. De asemenea, le va informa dacă pot oferi sau nu soluții disponibile pentru nevoile dvs. actuale.

Amintiți-vă, în afaceri, companiile construiesc relații pentru a genera profit. Furnizorii trebuie să-și dea seama că propunerea dvs. în pasul următor îi poate aduce beneficii la fel cum vă poate aduce beneficii pe dvs. Furnizați-vă acreditările fiecărui furnizor potențial și creșteți-vă șansele de a obține răspunsuri. 

 2. Calificări

În această parte a formularului de Cerere de informații, furnizați furnizorilor detaliile specifice ale serviciilor pe care le căutați. Furnizați o comunicare clară despre produsele, serviciile și metodele de livrare pe care doriți să le obțineți. Răspunsul din această parte va deveni factorul principal în luarea deciziilor. Așadar, acordați o mare atenție acestei părți a documentului șablon de informații. 

Dacă faceți bine această parte, veți avea o comparație detaliată a fiecărui răspuns pe care îl primiți. 

 3. Informatie solicitata

În această parte a șablonului de cerere de informații, colectați informații despre credibilitatea furnizorului, capacitatea, controlul calității etc. Puneți întrebări specifice. Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta în continuare să luați decizii informate în calitate de cumpărător. Unii oameni întreabă despre numărul licenței de afaceri pentru a-și verifica din nou înregistrările din bazele de date publice. De asemenea, vă oferă data de înregistrare, ceea ce înseamnă că cu cât sunt mai în vârstă, cu atât vor fi mai de încredere. 

 4. Așteptări de răspuns

Notați așteptările dvs. de răspuns și în șablonul RFI. Oferiți furnizorilor timp suficient pentru a răspunde, dar nu uitați să stabiliți un termen limită. Dacă veți folosi un criteriu de evaluare, precizați-l în această parte, astfel încât furnizorii să știe ce căutați. 

De asemenea, puteți adăuga aici o clauză de confidențialitate ca parte a atașamentelor incluse.

7 sfaturi pentru trimiterea unei cereri de informații

1. Studiați-vă amănunțit proiectul

Primul pas în trimiterea unei RFI este să vă înțelegeți mai întâi proiectul. Cunoașteți fiecare detaliu al proiectului dvs. și completați golurile din informațiile dvs. Nu veți putea să vă declarați în mod corespunzător nevoile furnizorilor dacă nu știți care sunt acestea. 

De asemenea, a avea o descriere solidă a proiectului tău va garanta furnizorilor că va merita lucrul cu tine.

      2. Formulați întrebări cruciale 

Puneți întrebări relevante pentru proiectul dvs. în documentul RFI. Iată câteva indicații de care trebuie să țineți cont atunci când formulați întrebări:

• Fii specific. 

Înainte de a vă pune întrebarea, furnizați contextul despre ce parte a proiectului este legată de întrebare. Nu adăugați linii de bluff și cuvinte inutile în șablonul dvs. Fii precis și atent când folosești cuvinte.

• Furnizați documente justificative. 

Dacă aveți nevoie de imagini pentru a vă clarifica întrebările, nu ezitați să includeți documentele atașate în RFI. 

    3. Urmați formatul corespunzător

Unii furnizori oferă șablonul de Cerere de informații pe care se așteaptă să îl folosească clienții potențiali. Înainte de a trimite o RFI generică, asigurați-vă că companiile nu au formatul așteptat. Sau, RFI-ul dvs. ar putea fi ignorat de furnizorii stricti. 

    4. Examinați documentul RFI

Examinați în mod critic întregul șablon RFI și asigurați-vă că includeți tot ce doriți să știți. Pune întrebările necesare, dar la fel, asigură-te că nu pui întrebări la care poți răspunde singur. Verificați structura, gramatica și claritatea documentului dvs. 

Făcând acest lucru, vă va prezenta ca o afacere de încredere și profesionistă. 

    5. Trimiteți întrebarea dvs

După ce vă asigurați că documentul dvs. include și solicită toate informațiile necesare, trimiteți RFI. Unii furnizori stabilesc intervale specifice pentru interogările în curs pe care doresc să le utilizați atunci când trimiteți interogarea. Deci, asigurați-vă că respectați intervalul solicitat. Nu trimiteți o întrebare de fiecare dată când aveți o întrebare. Compilați întrebările într-o singură interogare și trimiteți-le la momentul potrivit.

   6. Gestionați interogările RFI în curs

Aveți un plan pentru gestionarea interogărilor dvs. RFI. Unii furnizori vor răspunde imediat, iar alții nu vor răspunde deloc. Furnizorii ar putea pune, de asemenea, întrebări ulterioare. Asigurați-vă că aveți un plan pentru toate scenariile posibile, astfel încât procesul RFI al proiectului dumneavoastră să decurgă fără probleme. 

    7. Răspundeți la întrebări la timp și cu detalii

Când furnizorii trimit întrebări înapoi încercând să clarifice ceva, nu întârzia prea mult să răspunzi. Dacă o faceți, furnizorii ar putea percepe întârzierea dvs. ca fiind neprofesională. Nu uitați să scrieți întotdeauna în mod specific și cu foarte multe detalii. Vagul poate duce la o comunicare greșită care poate fi dăunătoare unui proiect. 

Exemplu RFI

Sa spunem Nike are nevoie de modele ODM de la furnizori din China. Așadar, au decis să trimită un RFI către diverși furnizori chinezi pe care îi cunosc.

Iată informațiile pe care trebuie să le includă în RFI.

Prezentare generală a afacerii: În acest exemplu, Nike menționează că au nevoie de modele noi de pantofi pentru colecția de sfârșit de an. 

Calificări: Nike își spune exact nevoile de la furnizori. Să presupunem că au nevoie de zece modele noi de pantofi. Acestea includ acest lucru în documentul RFI, astfel încât furnizorii să știe care este serviciul așteptat de companie de la ei.

Întrebări: În acest exemplu, NIKE poate adresa furnizorilor întrebări precum:

• Aveți în prezent modele de marcă privată pentru pantofi disponibile? 
• Cât durează timpul tău până în Statele Unite? 
• Câte perechi de pantofi poți produce într-o zi?

Așteptări: În acest exemplu, Nike poate atașa criteriile pentru modelele de pantofi de care au nevoie. Sau pot atasa si criterii pentru furnizorul pe care il cauta. 

Întrebări frecvente despre o solicitare de informații

Ce urmeaza

Trebuie să vă planificați și să creați cu atenție documentul RFI pentru a avea cele mai bune șanse de a găsi furnizori de încredere. Ca la fiecare pas din orice proiect de afaceri, un RFI nu trebuie grăbit. Asigurați-vă că RFI este detaliat, direct la obiect și concis. Nu fi vagi, astfel încât furnizorii să fie încurajați să continue să lucreze cu dvs.

Dacă întâmpinați probleme în a găsi potențiali furnizori cărora să le trimiteți RFI, vă putem ajuta. Leelinesourcing este în contact cu sute de furnizori angro, deci Contacteaza-neși vă vom ajuta.