Serviciile de achiziții și aprovizionare sunt esențiale lanțului de aprovizionare management. Acestea sunt două procese esențiale de afaceri.
Achizițiile și aprovizionarea sunt două departamente separate care lucrează împreună pentru a achiziționa consumabile pentru o companie.
În timp ce ambele departamente primesc provizii, ele lucrează diferit. Cunoașterea modului în care cele două diferă poate ajuta departamentele corespunzătoare să se coordoneze mai eficient.
Puteți apoi să vă asigurați că compania dumneavoastră adoptă strategiile potrivite pentru a îmbunătăți aprovizionarea față de achiziție.
Cum diferă aprovizionarea și achizițiile? Pe parcursul acestui articol, vom examina aprovizionare vs achiziție.
Veți cunoaște diferențele cheie dintre cele două.
Ce este aprovizionarea?
Aprovizionarea implică identificarea nevoilor afacerii și găsirea de noi furnizori.
În plus, constă în dezvoltarea unei rețele de furnizori alternativi. Resursele tale vor depinde de nivelul de detaliu pe care îl poți dedica aprovizionării.
Înțelegerea nevoilor a companie de aprovizionare este primul pas în aprovizionare. Managerii de aprovizionare stabilesc apoi un ideal furnizorul lista de calitate.
După evaluarea tuturor furnizorilor, compania contactează potențialii furnizori și solicită mai multe informații despre materiile prime.
În plus, ei solicită furnizorilor să le trimită o ofertă.
Atunci când echipa de aprovizionare are informațiile potrivite, își restrâng opțiunile și semnează contracte cu furnizorii potriviți.
Se semnează un acord cu furnizorul care răspunde cel mai bine nevoilor companiei. De acolo, compania începe să stabilească relații sănătoase cu furnizorul.
Procesul de aprovizionare
- Selectarea furnizorilor
- Evaluarea costurilor furnizorului
- Obțineți informații despre furnizor
- Evaluarea furnizorilor inițiali
- Cercetare si dezvoltare a furnizorilor
- Analiza bugetului si stabilirea obiectivelor
Lectură recomandată: Cele mai bune 30 de site-uri web de aprovizionare
Ce este achizițiile?
Achiziția reprezintă întregul proces de achiziție de bunuri și servicii de la furnizori.
O comandă de cumpărare este dată vânzătorului pe baza contractului de aprovizionare. Astfel, o companie poate asigura livrarea de bunuri si servicii si plata la timp.
Achizițiile se referă la orice lucru care ajută o companie să cumpere bunuri. Dacă nu există o strategie solidă de achiziții, este greu să obțineți produsele esențiale.
Capacitatea unei companii de a gestiona toate aceste procese în mod eficient îi conferă un avantaj în timp. Planificare strategica poate ajuta o organizație să se dezvolte. În plus, fiecare pas al procesului poate funcționa în armonie.
Proces de achiziție
- Activități de achiziții și aprovizionare strategică.
- Managementul si negocierea furnizorilor.
- Asigurarea calitatii furnizorilor
- Alegerea produselor și serviciilor potrivite.
- Emiterea comenzilor de cumpărare.
- Urmărirea încasărilor materiale.
Lectură recomandată: Aprovizionarea produselor
Aprovizionare și achiziții: diferența cheie
Ambele se ocupă de materialele necesare companiilor pentru a-și desfășura afacerea.
Procesul de aprovizionare simplifică achizițiile. Sourcing oferă organizației o listă a furnizorilor necesari. În schimb, achizițiile se ocupă de achiziționarea bunurilor necesare pentru funcționarea afacerii.
Am ÎNțeles îndeaproape mecanismul de funcționare al ambelor. Aprovizionarea oferă un EDGE de furnizori de încredere și câștigă oferte.
Procesul de aprovizionare are loc înainte de achiziție. Aceasta presupune identificarea furnizorilor. Acest proces colectează și informații despre furnizor și despre produs.
Găsirea echilibrului potrivit între de stabilire a prețurilor iar marja de profit este cheia pentru aprovizionarea strategică. Comparativ, achizițiile implică căutarea de informații despre produse, cumpărarea acestora și livrarea acestora.
Pentru o achiziție de succes este necesară o strategie eficientă.
Departamentul de achiziții se asigură că compania primește toate produsele și materialele de care are nevoie. Între timp, aprovizionarea le face disponibile.
Departamentul de aprovizionare semnează contractul cu cumpărătorul în termeni și condiții specifice. Spre deosebire de aceasta, achiziția asigură că livrarea este confirmată în conformitate cu comanda de cumpărare.
O echipă de aprovizionare ține evidența furnizorilor alternativi, în timp ce o echipă de achiziții monitorizează datele de livrare și calitatea. Echipa de aprovizionare caută furnizori cu prețuri mai mici.
Acesta permite companiilor să aleagă furnizori care economisesc costuri în funcție de capacitatea lor de a economisi bani. Facilitează relațiile pe termen lung cu producătorii.
În schimb, achizițiile acordă atenție proviziilor de care au nevoie. Aceasta implică achiziționarea unui produs sau serviciu și eliberarea plăților după livrare.
Cele două funcții funcționează de obicei împreună, dar nu este întotdeauna cazul.
Găsirea și verificarea furnizorilor nu necesită întotdeauna o echipă de aprovizionare. Departamentele de achiziții pot gestiona furnizorii indirecti.
Lectură recomandată: Agent de achizitii
Cum se coordonează aprovizionarea și achizițiile?
Succesul unui lanț de aprovizionare depinde de comunicarea eficientă. Cu toate acestea, acesta este unul dintre cele mai mari domenii de îmbunătățire. Atât departamentele de aprovizionare, cât și cele de achiziții se pot confrunta cu probleme de comunicare.
M-am confruntat cu probleme majore, cum ar fi întârzierile materiale, obținerea materialului greșit etc. Este mai bine să COMUNICAȚI la timp și să obțineți rezultate eficiente.
Aprovizionarea necesită date privind achizițiile pentru a se asigura că compania lucrează cu furnizori potriviți.
În schimb, achizițiile necesită aprovizionare statistică pentru a prognoza cu exactitate cheltuielile și a reduce costurile.
Prin urmare, profesioniștii în achiziții și departamentul de aprovizionare ar trebui să fie în comunicare. Veți culege beneficiile unei coordonări bune a acestor echipe. Caracteristicile obligatorii includ:
Îmbunătățirea comunicării
Coordonarea adecvată implică o comunicare eficientă între echipele de aprovizionare și de achiziții. Coordonarea eficientă poate obține rezultate pozitive.
Atunci când coordonarea dintre echipele de aprovizionare și de achiziții este bună, nu există șanse să apară erori
Stimulați productivitatea
Comunicarea imprevizibilă și lipsa de coeziune împiedică productivitatea. Păstrarea unei atitudini profesionale este esențială pentru creșterea productivității.
Căutați cea mai bună companie de aprovizionare?
Leeline Sourcing ajută cumpărătorii să-și procure produsul potrivit cu cel mai bun preț.
Care sunt cele mai bune metode de e-sourcing și e-procurement?
Un proces de eSourcing este utilizat pentru identificarea și aprobarea electronică a nevoilor de achiziții.
Utilizarea platformelor de e-Sourcing îmbunătățește procesul de licitație.
În eSourcing, toate procesele de aprovizionare sunt efectuate electronic, iar ofertele, cotațiile și propunerile de la mai mulți furnizori sunt colectate și procesate.
Prefer eSourcing pentru că lucrez de la distanță. În timp ce sunt în biroul meu din CALIFORNIA, echipa de aprovizionare face totul. Economisește timp și bani.
În schimb, eProcurement începe cu contractul propriu-zis. eProcurement constă în gestionarea electronică a procesului de achiziție și asigurarea conformității.
Achiziția electronică este foarte asemănătoare achiziției manuale, dar mult mai rapidă.
Afacerile au acum de-a face cu mulți furnizori și achiziții. E-sourcing a devenit o parte esențială a achizițiilor strategice pentru companii.
Metoda de e-sourcing presupune colectarea informațiilor de mai jos.
RFI – Solicitare de informații
De obicei, aprovizionarea online începe cu RFI-uri detaliate. Chestionare de precalificare (PQQ) sunt utilizate în mod obișnuit pentru solicitările de informații.
Ofertanții sunt obligați să trimită RFI-uri sau PQQ-uri înainte de a fi invitați public la un eveniment de licitație.
eSourcing salvează toate datele, permițându-vă să localizați rapid detaliile furnizorului și să aflați mai multe despre ofertele dvs. Pentru a intra în sesiunea dvs. de eSourcing, furnizorii trebuie să trimită chestionarul pentru aprobarea dvs.
Acest lucru vă ajută să identificați potențiali ofertanți care ar putea să nu fie potriviți.
RFQ – Cerere de ofertă
Solicitările de cotație (RFQ) pot fi utile atunci când mergeți la licitație pentru a determina prețurile curente pe piață.
Folosind platforma dvs. de eSourcing, puteți trimite cereri de cerere către furnizorii care au completat anterior cereri de cerere. Ofertele sunt utile pentru stabilirea punctelor de plecare pentru sesiunile de eSourcing.
Utilizarea acestui sistem este benefică pentru firmele cu bugete stricte și licitații necomplexe.
Lectură recomandată: Cele mai bune 7 moduri de a utiliza RFQ Alibaba
RFP – Cerere de propunere
Cererile de propuneri pot fi preferabile cererilor de oferte. De obicei, această solicitare este pentru un document care detaliază relevanța propunerii pentru proiect.
RFP-urile descriu modul în care furnizorii vor furniza serviciile specificate. Un avantaj cheie este că cererea de propuneri poate fi găzduită pe o platformă de eSourcing.
Întrebările RFP sunt partajate într-un spațiu de colaborare, permițând comparații mai simple între răspunsuri.
Deoarece cererile de cerere nu sunt la fel de complexe ca și cererile de oferte, multe companii le preferă.
eLicitație
După obținerea ofertelor furnizorilor, poate doriți să luați în considerare o licitație electronică. Ofertanții concurează pentru contracte prin licitații electronice dinamice și competitive.
Este obișnuit să folosiți licitațiile electronice pentru a găsi cel mai bun preț disponibil pe piață.
În schimb, un ciclu de achiziții electronice este similar cu un ciclu de achiziție tradițional.
În timpul procesului de achiziție, există mai mulți pași:
Clientul are nevoie de produse
Procesul de cumpărare începe prin identificarea sau anticiparea a ceea ce își dorește clientul.
Pentru a determina necesitatea, se bazează pe documente electronice. De exemplu, solicitarea de achiziție, verificarea oprită și rutinele de reordonare.
Aprobare de cumpărare
În această etapă pot fi implicați diferiți pași, în funcție de dimensiunea și natura achiziției.
Achizițiile mici sunt permise folosind sisteme de achiziții electronice fără aprobare.
Trimiterea electronică
Unele organizații folosesc trimiterile electronice, în timp ce altele se bazează pe poștă sau fax pentru eliberarea materialelor.
Utilizarea schimbului electronic de date (EDI) poate scurta ciclul comenzii perioada de graţie.
Utilizarea software-ului pentru achiziții
Cumpărarea și vânzarea de bunuri și servicii se poate face online cu software-ul de achiziții.
Software-ul de achiziții oferă instrumente digitale și automate de luare a deciziilor. Software-ul e-procurement facilitează finalizarea tuturor proceselor de achiziție.
Lectură recomandată: Top 20 de agenți de aprovizionare americani
Întrebări frecvente
Care este importanța procesului de achiziții în lanțul de aprovizionare?
Operațiunile comerciale sunt indisolubil legate de achiziții și managementul lanțului de aprovizionare.
Aceste două funcții nu pot fi separate. Achizițiile eficiente joacă un rol vital în succesul oricărei firme.
Lanțurile de aprovizionare nu pot funcționa fără probleme dacă achizițiile sunt ignorate sau invers.
Prin urmare, achizițiile este și mai importantă.
Merită să reducem costurile în lanțul de aprovizionare?
Costul lanțului său de aprovizionare umfla adesea prețul de vânzare al unui produs sau serviciu.
Costurile mai mici sunt transferate către clienți. Profitul net se va dubla atunci când costurile lanțului de aprovizionare vor fi reduse de la 9% la 4%.
Creșterea profiturilor fără creșterea vânzărilor este marea atracție a reducerii costurilor într-un lanț de aprovizionare.
Prin urmare, este esențial să ne concentrăm pe reducerea costurilor lanțului de aprovizionare.
Ce înseamnă sursă dublă?
În esență, aprovizionarea dublă înseamnă lucrul cu mai mulți furnizori pentru același produs.
Doi furnizori sunt utilizați pentru aceeași materie primă, produs, serviciu sau componentă.
Deoarece aprovizionarea dublă presupune colaborarea cu mai multe companii, este de obicei mai rentabilă.
În plus, aprovizionarea duală permite procese de aprovizionare mai ușoare. Dubla sursă trebuie să fie justificată pentru a gestiona riscul și a simplifica procesele.
Firmele folosesc o abordare dublă pentru a reduce riscul de a utiliza o singură sursă.
Cu toate acestea, managerii de achiziții iau o decizie conștientă de a urmări o singură sursă.
Ce software de achiziție și aprovizionare este disponibil?
Pe piață, o varietate de software este disponibilă pentru achiziție și aprovizionare.
Cu o integrare ușoară, aceste software-uri vă pot crește vertiginos întregul proces de achiziții.
În plus, puteți primi rapoarte în timp real despre achizițiile dvs.
Alegerea software-ului potrivit pentru gestionarea aprovizionării este, totuși, o alegere critică. Așa că faceți alegerea cu grijă.
Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a face alegerea dvs., puteți adresa întrebări standard ale furnizorului dvs., cum ar fi cantitățile minime de comandă, cerințele și calitatea materialului.
Cum pot procesele de achiziții să ajute la gestionarea lanțurilor de aprovizionare?
Un pas important în lanțul de aprovizionare este procesul de achiziție.
Puteți optimiza procesul de achiziție și lanțul de aprovizionare prin alegerea celor mai buni furnizori și negocierea celor mai bune contracte.
În consecință, timpul și costurile de producție vor scădea.
Lectură recomandată: Agent de aprovizionare
Gânduri finale
Ca parte a lanțului de aprovizionare de succes, aprovizionarea și achizițiile merg mână în mână.
Unul fără celălalt nu are chiar același impact. Lanțul de aprovizionare funcționează corect atunci când ambele sunt disponibile.
Odată cu progresul tehnologiei, companiile își aprovizionează acum materiale prin intermediul serviciilor electronice. Strategia de aprovizionare electronică și achiziții economisesc firmelor timp și efort.
În plus, ajută la reducerea costurilor, la eficientizarea relațiilor cu furnizorii și la îmbunătățirea evidenței.
