Ce este o cerere de cotație (RFQ)

Pe piața competitivă actuală, articolele sunt proiectate, cotate și cotate pentru a se asigura că au combinația potrivită de caracteristici pentru fiecare persoană care le cumpără. Site-urile web pot oferi cât de mult va costa soluția lor, dar cumpărătorii serioși vor cere întotdeauna o cotație pentru a obține o cifră mai precisă.

Acum te întrebi ce este RFQ și dacă este benefic pentru tine? Lucrând cu sute de scenarii și clienți ca experți experimentați în aprovizionare și cu un deceniu de cunoștințe în domeniul achizițiilor, suntem încrezători în capacitatea noastră de a vă ajuta să descoperiți cea mai bună sursă pentru orice produs specific. 

Acest articol vă va ajuta să scrieți un RFQ excelent și să completați procedura completă și criteriile de evaluare cu un efort minim.

Ce este o cerere de cotație?

Cererea de cotație (RFQ) este un proces în care o companie le cere furnizorilor și vânzătorilor să liciteze pentru anumite produse sau servicii pe care doresc să le cumpere sau să le vândă. De obicei, este o întrebare despre prețul a ceea ce știi că vrei.

Cu toate acestea, o cerere de ofertă include de obicei mai mult decât prețul lucrurilor. Poate include, de asemenea, informații specifice despre proiect și nevoile acestuia. Ca urmare, atunci când cineva solicită o ofertă, trebuie să știe totul despre produs sau proiect.

Pentru a obține o cotație mai bună decât alte companii, trebuie să oferiți cât mai multe informații relevante. Un alt motiv pentru a clarifica cotațiile de preț este că ar putea fi folosite din motive legale.

Când ar trebui să utilizați Solicitarea de cotație (RFQ)?

Dacă vă gândiți să utilizați o cerere de cotație (RFQ) pentru a cumpăra bunuri sau servicii, trebuie să știți când acest proces este potrivit pentru dvs. Când ar trebui să utilizați un proces RFQ:

• Trebuie să achiziționați bunuri sau servicii care sunt complexe sau tehnice.
• Trebuie să cumpărați bunuri sau servicii de la un nou furnizorul.
• Cantitatea de bunuri sau servicii de care aveți nevoie este semnificativă.
• Aveți timp să efectuați o evaluare mai detaliată a furnizorilor.

Când trimiteți un RFQ, furnizorii vă vor spune despre prețurile lor și cât de bine vă pot satisface nevoile. Ca urmare a acestei metode, puteți compara furnizorii și îl puteți alege pe cel mai bun pentru afacerea dvs. Mai bine să aveți un șablon prestabilit pentru a le trimite pe toate. Uite care răspunde rapid. Înseamnă că preferă să facă afaceri mai devreme. Așteptați totuși 24 de ore pentru a trimite un mesaj de continuare. 

4 tipuri de cereri de cerere

Există patru tipuri de RFQ, iar perioada de pregătire a ofertei în procesul RFQ este critică.

1. Deschideți oferta:

O licitație deschisă este un RFQ în care toate părțile pot vedea răspunsurile la o ofertă. Furnizorii pot face modificări la ofertele depuse. Publicarea prețurilor poate încuraja o mai mare concurență între furnizori. În aceste scenarii, primiți multe sume licitate de la cel mai mic la cel mai mare. Întrebați despre calitatea acestora în timp ce selectați sume licitate cu preț scăzut. 

Cererea de participare ar putea fi pusă la dispoziția tuturor potențialilor ofertanți. Mai bine faceți publicitate ofertei pe site-ul dvs., deoarece mulți furnizori o vor descoperi. Cu toate acestea, vă anunțați sumele licitate și pe piețe. 

2. Oferta sigilată:

Cererea de cerere este deschisă tuturor ofertanților calificați care utilizează o ofertă sigilată. Cumpărătorul vede răspunsurile după ce toate ofertele sunt depuse. Ofertele sigilate sunt mai fiabile decât ofertele deschise. S-ar putea să nu fie la fel de bun pentru vânzători, deoarece s-ar putea să nu fie la fel de motivați.

3. Oferta invitată:

Ofertele calificate trebuie păstrate private pentru a garanta un rezultat echitabil. Cea mai bună practică este să încheiați licitația la data scadentă și să deschideți toate ofertele. Analizați ofertele între timp și pregătiți-vă cererile de eșantion. Organizați-le informațiile de contact pentru a trimite mesaje ulterioare. 

4. Licitație inversă:

Într-o licitație inversă, vânzătorilor li se cere să depună cele mai mici oferte. Atunci când niciun furnizor nu corespunde obiectivului de preț specificat, o licitație inversă poate fi utilizată ca a doua etapă a procesului de selecție a cererii de cerere.

Procesul RFQ în 5 pași

Pasul 1: faza de pregătire a documentului RFQ

Începeți cererea dvs. de cerere prin adunarea documentelor necesare. Pentru a vă asigura că ați acoperit toate bazele, primiți feedback de la părțile interesate interne despre ceea ce au nevoie. Aceasta ar trebui să includă lucruri precum:

Definirea elementelor necesare, inclusiv specificațiile exacte

• Specificatii pentru livrare
• cantităţi
• Termeni de plata
• Tehnica de evaluare propusă
• Termenul de luare a deciziilor și procedura de revizuire
• Condițiile contractului obligatoriu
• Criterii predefinite pentru depunere
• Cele mai mici criterii de calificare
• Creați o listă de furnizori

Cererea de participare ar putea fi pusă la dispoziția tuturor potențialilor ofertanți. 

Pasul 2: Trimiteți RFQ

Cererea de cerere trebuie să ofere instrucțiuni clare și un termen limită de depunere. Acordați suficient timp unui ofertant să răspundă. Termenii și condițiile cumpărătorului ar trebui să fie atașați la șabloanele RFQ. Fiecare furnizor potențial trebuie să fie capabil să pună întrebări și să obțină explicații. 

Pasul 3: Primiți răspunsuri și analizați rezultatele

Ofertele calificate trebuie păstrate private pentru a garanta un rezultat echitabil. Cea mai bună practică este să încheiați licitația la data scadentă și să deschideți toate ofertele.

Pasul 4: Alegeți cel mai profitabil furnizor în termeni de plată.

Alegeți ofertantul care oferă cel mai mic preț pentru produsele sau serviciile specificate, îndeplinind în același timp toate criteriile de selecție. Poate fi necesară o procedură de clarificare și mici discuții pentru a obține rezultatul dorit. Tranzacția nu este finalizată până la semnarea contractului.

Pasul 5: Informați furnizorii nereușiți după procesul de achiziție

Informați ofertele rămase că contractul a fost atribuit. Mulțumiți-le pentru timpul acordat; este posibil să aveți nevoie de ele din nou în viitor.

Lectură recomandată: Cele mai bune 7 moduri de a utiliza RFQ Alibaba

Cerere de ofertă vs. Cerere de ofertă

Mulți oameni care lucrează în domeniul business-to-business trimit și primesc solicitări de propuneri și cotații atunci când vorbesc cu persoane care doresc să cumpere produsele și serviciile dvs.

Distincția principală este scopul dintre procesul RFQ și RFP. Un RFQ este trimis atunci când știți ce produs sau serviciu doriți și aveți nevoie de stabilire a prețurilor. O Cerere pentru Propunere este oferit atunci când situația este mai complexă și doriți să luați în considerare multe variabile, altele decât prețul, înainte de a selecta.

Propunerile includ strategia/funcțiile pe care le oferă. Cum te-ar ajuta în afacerile tale. Cererea de propuneri este adesea folosită mai întâi și apoi cererea de cotație pentru prețul final. 

Beneficiile unei cereri de ofertă (RFQ) 

Există mai multe avantaje în utilizarea unui RFQ în procesul de achiziție:

1. O cerere de cerere vă poate ajuta să vă asigurați că primiți oferte competitive de la furnizorii interesați. Filtrați ce furnizori sunt interesați de afaceri. Ca un prim pas în procesul de filtrare. 

2. Un RFQ vă poate ajuta să verificați furnizorii în funcție de capacitatea acestora de a îndeplini cerințele dumneavoastră specifice.

3. O cerere de cerere vă poate ajuta să identificați orice problemă potențială cu un furnizor înainte de a încheia un contract.

4. O cerere de cerere vă poate ajuta să vă protejați compania de creșterea prețurilor, forțând furnizorii să concureze la preț.

5. Un RFQ poate fi folosit ca instrument de negociere pentru a obține cei mai buni termeni posibili de la un furnizor. Negociați prețul sau cantitatea/calitate și chiar orice serviciu suplimentar. Întotdeauna este mai bine să cauți ceva în plus. 

Cum se scrie documentele RFQ?

Când scrieți un document RFQ, este esențial să fiți clar și concis atunci când descrieți produsul sau serviciul care trebuie realizat. 

1. Cererea de cerere trebuie să abordeze:

• Obiective
• Termeni de plată
• Cantitati necesare
• Orele de muncă estimate
• Lungimea proiectului
• Termeni și condiții contractuale
• Cerințe de depunere a cotațiilor
• Termene
• Criteriu de evaluare
• Procesul de atribuire și de închidere

2. Trimiteți cererea de cerere către diferiți furnizori.

În următoarea fază, veți schița o listă de alți furnizori de renume cu care ați mai lucrat. Trimiteți documentul RFQ tuturor părților interesate după colectarea tuturor informațiilor de contact. În prealabil, creați un FAQ pentru a evita interogările repetitive. Încorporați instrumente și proceduri administrative pentru a sprijini procesul de licitație și revizuire.

3. Obțineți și verificați feedback-ul.

Inspectați și examinați toate trimiterile. Poate suna simplu, dar poate fi un pas consumator de timp și crucial în întregul proces rfq. Vedeți ce preț și calitate oferă, în ce cantitate. Vedeți dacă au MOQ sau condiții de plată. Filtrați-le și închideți doar câteva dintre ele în decizia finală. Notificați toți vânzătorii după primire și evaluare.

4. Alegerea celui mai bun furnizor

După analizarea tuturor depunerilor, fiecare furnizor trebuie să îndeplinească cerințele de evaluare sau să livreze cea mai mică ofertă. Semnează contractul final după ce ai selectat furnizorul câștigător și ai mulțumit tuturor participanților.

Exemple pentru RFQ 

Agenția Internațională pentru Energii Regenerabile Solicitare de ofertă (IRENA) este un grup de țări care lucrează împreună pentru a ajuta țările în tranziția către energie regenerabilă. IRENA are, de asemenea, o mulțime de documente, politici și materiale educaționale importante. În mai 2021, IRENA a lansat o Cerere de propuneri (RFP) pentru furnizorii de servicii de consultanță pentru a ajuta cu sarcini specifice, cum ar fi consultarea cu părțile interesate și realizarea unui manual cu sfaturi practice. Lucrarea conține multe informații despre proiect, inclusiv datele exacte, termenii și condițiile de atribuire și criteriile de evaluare.

Cum ar trebui să trimit un RFQ?

Există câteva moduri diferite de a trimite un RFQ. Puteți face acest lucru prin e-mail, fax sau poștă. De asemenea, puteți utiliza un formular online sau un șablon RFQ. 

Când redactați cererea dvs. de cerere, includeți toate informațiile pertinente de care furnizorul selectat are nevoie pentru a vă oferi o ofertă exactă. Acesta constă într-o descriere detaliată a nevoilor, specificațiilor sau cantităților dvs. și a termenului limită. Trimiterea unui RFQ poate părea o mulțime de muncă, dar merită să obțineți cel mai bun preț pentru afacerea dvs.

Întrebări frecvente despre RFQ

Concluzie

Este una dintre cele mai bune modalități pentru cumpărători de a afla mai multe despre produsele și serviciile furnizorilor și de a obține mai multe informații despre prețurile și condițiile de plată ale acestora. Este o necesitate pentru întreprinderile mici să știe cum să desfășoare corect procesul de cerere de cerere. Această relație ar putea fi bună ani de zile, așa că este esențial să găsiți furnizorul potrivit pentru afacerea dvs. Pentru amândoi, această prietenie trebuie păstrată.

LeelineSourcing are o serie de servicii diferite. Cunoscuții noștri agenți de aprovizionare vă va ajuta când cumpărați ceva de la furnizori. Ne vom ocupa de procesul complicat și vom oferi servicii personalizate de inspecție a calității, în funcție de nevoile dumneavoastră. Dacă aveți nevoie de servicii conexe, vă rugăm Contacteaza-ne.