Documento di imballaggio: guida definitiva per controllare 2024

Hai iniziato la tua attività e ti stai chiedendo cosa sia un documento di trasporto? Ti abbiamo coperto.

Con oltre decenni di esperienza, forniamo soluzioni e aiutiamo i nostri clienti a far crescere le loro attività in tutto il mondo. Abbiamo preparato questa guida definitiva sui documenti di trasporto sulla base di giorni di ricerca e anni di esperienza di spedizione. Ottieni un processo di spedizione PIÙ LISCIO e PIÙ VELOCE anche con zero esperienza.

Dopo aver letto questo articolo (che richiede solo meno di 30 minuti), imparerai: 

• Qual è la distinta di imballaggio
• Perché usare una distinta di imballaggio?
• La differenza tra la distinta di imballaggio e la fattura rispetto all'etichetta di spedizione
• Quali informazioni dovrebbe includere una distinta di imballaggio?
• Come creare una distinta di imballaggio?
• E altre domande frequenti.

Prendi il tuo tè e iniziamo!

Qual è la distinta di imballaggio?

Hai notato il pezzo di carta attaccato insieme all'interno del pacco di spedizione? 

Se vedi l'elenco delle merci ordinate su quel foglio, congratulazioni! Hai trovato il documento di trasporto.

Il documento di trasporto è un documento di spedizione fornito dal venditore. Esso elenca le informazioni rilevanti per TUTTI gli articoli inclusi nell'intero ordine. Puoi visualizzarlo come un ordine riepilogo dell'imballaggio dove il venditore fa riferimento all'ID dell'ordine per imballare gli articoli. 

Lo scopo dell'utilizzo di una distinta di imballaggio

L'esistenza di documenti di trasporto avvantaggia sia il venditore che l'acquirente. Diamo un'occhiata. 

Evita l'errore di imballaggio 

Gli spedizionieri utilizzano il documento di trasporto per doppia conferma i prodotti in ordine al momento dell'imballaggio. È un rapido riferimento per i venditori per controllare gli articoli GIUSTI in un pacchetto. I corrieri lo usano per controllare RAPIDAMENTE la presenza di articoli non corrispondenti prima di sigillare la scatola, prevenendo spese di spedizione extra.

EVITA anche le cattive impressioni dalla consegna degli articoli sbagliati o degli articoli mancati. 

Accelera lo sdoganamento dell'importazione 

La distinta di imballaggio può essere utilizzata come scheda di sicurezza dei materiali per una spedizione sospetta. DIMOSTRA che la spedizione non contiene merci pericolose, accelerare lo sdoganamento all'importazione.

Riferimento del cliente per confermare i prodotti giusti 

I clienti fanno riferimento alla bolla di accompagnamento per verificare la data dell'ordine, il numero d'ordine, i prodotti e la quantità. MIGLIORA la soddisfazione del cliente e MIGLIORA le aspettative. 

È davvero necessaria una distinta di imballaggio?

No, ma è meglio includerlo risparmia problemi su imballaggio e spedizione. Il documento di trasporto RIDUCE l'errore umano e RISPARMIA i costi.

Il risultato? PIÙ clienti felici. PIÙ ordini! 

Tuttavia, una lista di imballaggio è a NECESSARIE salvaguardia contro la spedizione di spedizioni errate certificato. Le liste di imballaggio per l'esportazione sono molto più dettagliate delle liste di imballaggio nazionali a causa dei severi requisiti di tutte le parti.

Il fornitore della logistica di spedizione rilascerà il Polizza di carico (BOL) utilizzando il documento di trasporto. Il BOL è una ricevuta che conferma che sono state ricevute merci di esportazione o importazione. Questo documento legale è vitale per qualsiasi merce in transito, fornendo un processo di consegna PIÙ LISCIO.

La differenza tra una distinta di imballaggio e una fattura rispetto all'etichetta di spedizione

Documento di imballaggio vs fattura 

Una fattura è un documento finanziario indispensabile per tutte le aziende, mentre un documento di trasporto non lo è.

Inoltre, il modello sia per un documento di trasporto che per una fattura è simile. Ma questi documenti servono a scopi diversi. 

Un documento di trasporto è un elenco dettagliato che elenca 

• Dimensioni e peso del pacco
• Le quantità del prodotto. 

Al contrario, mostra una fattura commerciale

• I numero di fattura
• L'elenco dei prodotti
• Le quantità del prodotto
• Il prezzo unitario 
• L'importo del pagamento
• I termini di pagamento concordati
• Il metodo di pagamento.

Documento di imballaggio rispetto all'etichetta di spedizione 

Un'etichetta di spedizione è una carta incollata sul pacco di spedizione. È PRINCIPALMENTE per il vettore e servizi di spedizione. Questo documento SEMPLIFICA le procedure di tracciabilità della spedizione per i partner di consegna e il team di magazzino. Contiene principalmente 

• Le informazioni sull'indirizzo del destinatario e del mittente
• Un codice a barre o QR code.

Un documento di trasporto è un documento backup dell'etichetta di spedizione. Supponiamo che ci siano danni sull'etichetta di spedizione. In tal caso, il corriere può comunque fare riferimento alla bolla di accompagnamento per la consegna.

Quali informazioni dovrebbe includere una distinta di imballaggio?

Ci sono molti modelli gratuiti di documenti di trasporto online. Ecco cosa devi includere in un documento di trasporto: 

• Dettagli del mittente

Rappresenta chi devi spedire i prodotti a. Dovresti fornire informazioni legali e accurate sulla tua attività, tra cui: 

• Nome
• Indirizzo
• Numero di contatto 
• Nome e logo dell'azienda
  
• Dettagli del destinatario 

Rappresenta a chi stai effettuando la spedizione. Tieni presente che il nome del destinatario potrebbe essere diverso da quello dell'acquirente. Questo documento dovrebbe includere:

• Nome del destinatario 
• Indirizzo di fatturazione
• Indirizzo di spedizione
• Numero di contatto
  
• Numero dell'ordine di acquisto (PO).

Il numero dell'ordine di acquisto è un identificatore univoco dell'ordine. Identifica e consegna gli ordini corretti per RIDURRE GLI ERRORI nella consegna.

• Data dell'ordine e ID scontrino

È un approccio eccellente per aggiungere l'ordine DateTime nella distinta di imballaggio. L'assegnazione di tagliandi con un numero progressivo può essere utile per riferimento incrociato.

• Elenco dettagliato degli articoli ordinati

Elenca TUTTI i prodotti ordinati. Verifica che tutti gli articoli siano stati prelevati e inclusi nel pacco prima della spedizione. I destinatari possono anche ricontrollare che ciò che hanno ricevuto è ciò per cui hanno pagato. Migliore reputazione del marchio.

Se ci sono articoli esauriti nell'ordine, elencali e prendi nota.

Oltre ai nomi dei prodotti, dovresti includere anche quanto segue:

• Codice prodotto
• Descrizione del prodotto (se presente)
• Quantità
• Informazioni su dimensioni e peso 
• Istruzioni speciali (se presenti)

Perché i documenti di trasporto sono importanti per le aziende di e-commerce?

Aloha, è l'era del mondo digitale! 

Tutto è digitalizzato. Riduce l'utilizzo della carta (salva gli alberi!) e le persone si abituano ad accedere alla cronologia degli ordini online. Ma perché i documenti di trasporto sono ancora cruciali per le attività di eCommerce?

Garantire l'accuratezza della spedizione

L'imballaggio degli ordini online è ancora svolto dagli esseri umani. (Scusate se state usando i robot)

Gli errori umani sono imprevedibili. I documenti di trasporto assicurano che TUTTI gli ordini lo siano a posto prima di etichettare e sigillare. Gli spedizionieri possono controllare gli articoli facilmente con questa lista di spedizione per RIDURRE AL MINIMO gli errori.

Facile tracciabilità di tutti gli ordini

A volte, gli articoli vengono immagazzinati in magazzini diversi per un unico ordine. Pertanto, richiede spedizioni multiple in più scatole per lo stesso ordine.

Con i documenti di trasporto, i pacchi sono etichettati ed in modo organizzato con l'ausilio di numeri d'ordine di riferimento. Sarebbe CONVENIENTE sia per gli spedizionieri che per i destinatari monitorare i propri ordini. 

Riconosci gli oggetti danneggiati

Potrebbero verificarsi alcuni scenari in cui un prodotto viene danneggiato durante il trasporto o smarrito. Oppure i clienti non sono soddisfatti di ciò che hanno ricevuto e desiderano restituire il prodotto. 

I documenti di trasporto possono identificare rapidamente prodotti difettosi e velocizzare il processo di reso.

Il processo è SEMPLICE e VELOCE. Rimborsare o rispedire un pacco NON è più un mal di testa. 

Conferma della consegna del pacco 

Vuoi EVITARE gli articoli mancanti nel pacco di consegna? Usa la lista di imballaggio per controllare tutti gli articoli prima di spedirli. 

DOPPIA assicurazione. Semplicemente carino. 

Lettura suggerita: Spedizione più economica dalla Cina

Come creare una distinta di imballaggio?

Ci sono alcuni modi per creare documenti di trasporto. La regola universale è garantire documenti di trasporto SEMPLICI e CHIARI. Ritenere

• Trovare modelli di distinta di imballaggio GRATUITI online
• Abbonamento al software di gestione dell'inventario per le generazioni di slip
• Personalizzazione dei modelli di distinta di imballaggio in Excel o Fogli Google

Fare riferimento ai passaggi di riepilogo per creare un documento di trasporto:

1. Prepara le informazioni necessario per i campi nei documenti di trasporto
2. Scegli o DESIGN il modello della distinta di imballaggio 
3. Inserisci i dati correlati nel modello della distinta di imballaggio 
4. Stampa una copia su garantire allineamenti accurati 
5. Stampa i documenti di trasporto con un servizio di etichettatura 

Ecco! Il tuo documento di trasporto è pronto. Usali in tutte le tue consegne per processi PIÙ FACILI e clienti PIÙ FELICI.

Alcune considerazioni sui documenti di trasporto

I documenti di trasporto sono EFFICACI per tenere traccia della tua spedizione.

Non sorprende che una bolla di accompagnamento sia essenziale per il processo di evasione dell'ordine. Registra i dettagli degli articoli spediti e se sono stati inviati al posto giusto.

Ottieni un buona impressione quando un cliente riceve il pacco con una bolla di accompagnamento. Presumono che il mittente sia organizzato, strutturato e responsabile. 

Ma…

Poiché gli slip sono fatti di carta, non sono ecologici. Immagina migliaia di ordini in un giorno e più pacchi hanno più distinte di imballaggio. 

Questo è pazzesco. 

Pertanto, suggeriamo di utilizzare carta riciclata per stampare i documenti di trasporto per salvare la nostra terra. Questi documenti hanno meno effetti negativi sull'ambiente. Ed eccoti qui: un'azienda sostenibile attenta all'ambiente.

Ultime parole

I documenti di trasporto sono semplici documenti che portano MOLTO valore alla tua attività. Brandizza la tua attività in modo professionale con i documenti. Con quello, esso leviga l'intero processo di evasione degli ordini.

Usa saggiamente i documenti di trasporto e vedi la differenza. 

PIÙ risparmio sui costi. PIÙ affari organizzati. PIÙ clienti soddisfatti. ALTRI ordini ripetuti.

Domande frequenti sulla distinta di imballaggio

Qual'è il prossimo

Le distinte di imballaggio sono essenziali per qualsiasi attività di e-commerce. Ti garantisce di spedire i prodotti giusti ai tuoi clienti. Voi risparmia problemi sulle spedizioni con l'utilizzo di documenti di trasporto. 

Cerchi altre soluzioni di spedizione per RISPARMIARE i costi e AUMENTARE i profitti? Noi, Approvvigionamento Leeline, sono qui per aiutare con i nostri anni di esperienza nel trasporto merci. Siamo felici di assistervi per qualsiasi necessità oggi per avere la tua consulenza personalizzata!