Una RFI è il primo passo nel processo di appalto per garantire una transazione commerciale equa e di alta qualità con altre aziende. Pertanto, le aziende inviano una richiesta di informazioni ai potenziali fornitori quando hanno bisogno di un partner affidabile.
Ma cos'è esattamente una Richiesta di Informazioni e perché è importante?
In qualità di esperti di sourcing con esperienza, abbiamo inviato centinaia di RFI nella nostra decennale carriera. Pertanto, sappiamo esattamente come scrivere RFI che garantiscano le risposte dei fornitori.
Questo articolo spiegherà perché e come dovresti preparare un documento RFI per i tuoi progetti. Continua a leggere!
- Che cos'è una richiesta di informazioni?
- Perché i professionisti utilizzano le richieste di informazioni?
- Come funziona una RFI?
- Vantaggi dell'utilizzo della richiesta di informazioni
- Come scrivere una richiesta di informazioni (RFI)？
- 7 Suggerimenti per l'invio di una richiesta di informazioni
- Esempio RFI
- Domande frequenti su una richiesta di informazioni
- Qual'è il prossimo
Che cos'è una richiesta di informazioni?
La richiesta di informazioni è anche conosciuta come RFI. Un'azienda utilizza questo documento per richiedere informazioni scritte dettagliate a potenziali fornitori. Un RFI è la prima parte di tutti i processi di approvvigionamento. Viene utilizzato principalmente per sollecitare informazioni per decidere cosa fare dopo per un progetto specifico.
Ottenere informazioni pertinenti da diversi potenziali fornitori consente a un'azienda di confrontare le RFI. Avere più fornitori per il confronto rende più facile sapere quale fornitore è più adatto per il progetto.
Perché i professionisti utilizzano le richieste di informazioni?
I professionisti utilizzano RFI per chiedere dettagli e porre domande specifiche a un'azienda sui prodotti e servizi che forniscono. Viene spesso utilizzato nelle ricerche di mercato ed è la prima parte di ogni processo di approvvigionamento.
Alcuni professionisti delle informazioni che richiedono in una RFI sono:
- Esperienze del fornitore per progetti simili
- Domande sul servizio offerto dall'azienda fornitrice
- Una sequenza temporale per quando possono fornire servizi al progetto
- Il processo di gestione del progetto del fornitore
I professionisti utilizzano spesso un normale modello RFI. Un modello RFI è utile per progetti di approvvigionamento ricorrenti. Rende più facile per i team di approvvigionamento trovare profili di fornitori adatti a progetti simili in futuro. Conservo il mio modello RFI in Google Docs e lo copio e incollo per inviarlo a tutti i fornitori. Basta fare un piccolo cambiamento per adattarsi alla situazione.
Come funziona una RFI?
Ecco i quattro passaggi del processo RFI:
Passo 1: Un acquirente sviluppa una RFI.
RFI è un documento scritto che fornisce un processo standardizzato per il reperimento di informazioni specifiche. Qui, l'acquirente pone ai fornitori domande o dettagli concisi in un formato chiaro. Se il documento iniziale viene creato su Word, a Convertitore da Word a PDF viene utilizzato per finalizzare il file. Una RFI consente al venditore di comprendere facilmente le esigenze dell'acquirente.
Passo 2: Un venditore risponde alla RFI.
Gli acquirenti di solito assegnano una scadenza affinché i fornitori rispondano all'RFI. Gli acquirenti confrontano tra loro le risposte raccolte da RFI. Questo passaggio aiuta le aziende a decidere quale fornitore e servizi si adattano meglio al progetto.
Passo 3: L'acquirente esamina le risposte del venditore.
Dopo la scadenza, l'azienda esamina la risposta RFI inviata da ciascun fornitore. L'acquirente cerca informazioni generali su ciascuna azienda e sui potenziali conflitti che possono sorgere lavorando con loro. Questa parte riguarda la ricerca delle informazioni di base dei fornitori. Controllo queste informazioni da database disponibili pubblicamente, come numeri di licenza e dati di registrazione dai siti governativi.
La revisione delle risposte del fornitore aiuta l'acquirente a decidere quale risposta RFI deve ottenere per procedere al passaggio successivo.
Passo 4: Il passo successivo nel processo di appalto: processo RFP
Dopo aver scelto un fornitore tra i fornitori appropriati, l'acquirente passa alla RFP, la richiesta di proposta.
Lettura suggerita: Richiesta di proposta (RFP)
Vantaggi dell'utilizzo della richiesta di informazioni
Una richiesta di informazioni può fornire diversi vantaggi per un'azienda.
Quando si lavora con progetti di approvvigionamento ricorrenti, gli acquirenti possono sempre tornare ai potenziali fornitori che hanno trovato utilizzando i modelli RFI. Altri vantaggi dell'utilizzo di RFI sono:
- RFI mostra ai fornitori che c'è concorrenza nella tua attività.
La raccolta delle risposte RFI fa capire ai fornitori che c'è concorrenza per la tua attività. La creazione di una RFI rende il tuo progetto più desiderabile. Dà inoltre ai fornitori l'urgenza di essere reattivi per essere scelti per la proposta. Aumenta anche la fiducia tra fornitore e acquirente. Poiché l'acquirente chiede RFI, è seriamente intenzionato a condurre affari, non solo una persona a caso che chiede preventivi.
- Ottieni una panoramica dettagliata di ciascun fornitore.
Le RFI consentono agli acquirenti di comunicare direttamente con i fornitori. Rispetto alle loro informazioni disponibili per la visualizzazione pubblica su Internet, le risposte dei fornitori al tuo documento RFI saranno molto più credibili. Ciò garantisce che otterrai il servizio che i fornitori stessi hanno promesso di fornire.
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Come scrivere una richiesta di informazioni (RFI)？
Ci sono molti modelli RFI di progetto disponibili online. Tuttavia, ti forniremo un modello di richiesta di informazioni semplice ma efficace per avviare il processo di approvvigionamento per il tuo progetto. Ecco cosa dovresti includere nella tua RFI:
1. Panoramica
Dovresti fornire il contesto della tua attività nel documento RFI. Scrivere in questo modo incoraggerà i fornitori a puntare a essere attivamente il tuo potenziale partner. Farà loro anche sapere se possono fornire soluzioni disponibili alle tue esigenze attuali o meno.
Ricorda, negli affari, le aziende costruiscono relazioni per generare profitto. I fornitori devono rendersi conto che la tua proposta nel passaggio successivo può avvantaggiarli proprio come può avvantaggiare te. Fornisci le tue credenziali a ogni potenziale fornitore e aumenta le tue possibilità di ottenere risposte.
2. Qualifiche
In questa parte del modulo di richiesta di informazioni, fornisci ai fornitori i dettagli specifici dei servizi che stai cercando. Fornisci una comunicazione chiara sui prodotti, i servizi e i metodi di consegna che desideri ottenere. La risposta in questa parte diventerà il fattore principale nel tuo processo decisionale. Quindi, presta molta attenzione a questa parte del documento modello informativo.
Se esegui bene questa parte, avrai un confronto dettagliato di ogni risposta che ricevi.
3. Informazione richiesta
In questa parte del modello di richiesta di informazioni, raccogli informazioni sulla credibilità, capacità, controllo di qualità, ecc. del fornitore. Poni domande specifiche. Le risposte a queste domande ti aiuteranno ulteriormente a prendere decisioni informate come acquirente. Alcune persone chiedono il loro numero di licenza commerciale per ricontrollare i loro record dai database pubblici. Ti dà anche la data di registrazione, il che significa che più sono anziani, più saranno affidabili.
4. Aspettative di risposta
Annota anche le tue aspettative di risposta nel tuo modello RFI. Concedi ai fornitori tutto il tempo per rispondere, ma non dimenticare di fissare una scadenza. Se hai intenzione di utilizzare un criterio di valutazione, indicalo in questa parte, così i fornitori sapranno cosa stai cercando.
Puoi anche aggiungere una clausola di riservatezza qui come parte degli allegati inclusi.
7 Suggerimenti per l'invio di una richiesta di informazioni
- Studia a fondo il tuo progetto
Il primo passo per inviare una RFI è capire prima il tuo progetto. Conosci ogni dettaglio del tuo progetto e riempi le lacune nelle tue informazioni. Non sarai in grado di dichiarare correttamente le tue esigenze ai fornitori se non sai quali sono.
Inoltre, avere una descrizione solida del tuo progetto garantirà ai fornitori che ne varrà la pena.
2. Formulare domande cruciali
Poni domande rilevanti per il tuo progetto nel tuo documento RFI. Ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando si formulano domande:
- Sii specifico.
Prima di porre la tua domanda, fornisci un contesto su quale parte del progetto è correlata. Non aggiungere linee bluff e parole non necessarie nel tuo modello. Sii preciso e attento quando usi le parole.
- Fornire documenti giustificativi.
Se hai bisogno di immagini per rendere più chiare le tue domande, non esitare a includere i documenti allegati nella tua RFI.
3. Segui il formato corretto
Alcuni fornitori forniscono il proprio modello di richiesta di informazioni che si aspettano che i potenziali clienti utilizzino. Prima di inviare una RFI generica, assicurarsi che le aziende non abbiano prima il formato previsto. Oppure, la tua RFI potrebbe essere ignorata da fornitori severi.
4. Rivedi il tuo documento RFI
Esamina in modo critico l'intero modello RFI e assicurati di includere tutto ciò che desideri sapere. Poni le domande necessarie ma allo stesso modo assicurati di non fare domande a cui puoi rispondere tu stesso. Controlla la struttura, la grammatica e la chiarezza del tuo documento.
In questo modo ti presenterai come un'azienda affidabile e professionale.
5. Invia la tua richiesta
Dopo esserti assicurato che il tuo documento includa e richieda tutte le informazioni necessarie, invia la tua RFI. Alcuni fornitori impostano intervalli specifici per le query in corso che desiderano che tu utilizzi quando invii la tua query. Quindi, assicurati di rispettare l'intervallo richiesto. Non inviare una domanda ogni volta che hai una domanda. Compila le domande in una query e inviale al momento opportuno.
6. Gestire le query RFI in corso
Prepara un piano per la gestione delle tue query RFI. Alcuni fornitori risponderanno immediatamente e altri non risponderanno affatto. I fornitori potrebbero anche porre domande di follow-up. Assicurati di avere un piano per tutti i possibili scenari in modo che il processo RFI del tuo progetto proceda senza intoppi.
7. Rispondere alle domande in tempo e in modo dettagliato
Quando i fornitori inviano domande cercando di chiarire qualcosa, non tardare a rispondere. Se lo fai, i fornitori potrebbero percepire il tuo ritardo come poco professionale. Ricorda di scrivere sempre in modo specifico e con grande dettaglio. La vaghezza può causare problemi di comunicazione che possono essere dannosi per un progetto.
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Esempio RFI
Diciamo Nike ha bisogno di progetti ODM da fornitori in Cina. Quindi, hanno deciso di inviare una RFI a vari fornitori cinesi che conoscono.
Ecco le informazioni che devono includere nella loro RFI.
Panoramica delle attività aziendali: In questo esempio, Nike afferma di aver bisogno di nuovi modelli di scarpe per la loro collezione di fine anno.
Titolo di studio: Nike dichiara le loro esigenze esatte dai fornitori. Diciamo che hanno bisogno di dieci nuovi modelli di scarpe. Includono questo nel documento RFI in modo che i fornitori sappiano qual è il servizio che l'azienda si aspetta da loro.
domande: In questo esempio, la NIKE può porre ai fornitori domande come:
- Al momento sono disponibili modelli a marchio del distributore per le scarpe?
- Quanto tempo è il tuo tempo di consegna negli Stati Uniti?
- Quante paia di scarpe riesci a produrre in un giorno?
aspettative: In questo esempio, Nike può allegare i criteri per i modelli di scarpe di cui hanno bisogno. Oppure possono anche allegare criteri per il fornitore che stanno cercando.
Domande frequenti su una richiesta di informazioni
Chi dovrebbe utilizzare il modello RFI?
Ogni azienda che desidera una transazione equa con un fornitore dovrebbe utilizzare un modello RFI. Ci sono più modelli su Internet di quanti tu possa contare, quindi scegli quello che fa per te.
Quali informazioni includere in una RFI?
Una RFI include la panoramica della tua attività, i servizi che stai cercando e le tue domande per ciascun fornitore. Queste tre sono le informazioni più importanti che non dovresti mai dimenticare nei tuoi documenti RFI.
Quando utilizzare un modello RFI?
Utilizzare i modelli di richiesta di informazioni quando si invia qualsiasi documento RFI ai fornitori. Che si tratti di un progetto di approvvigionamento una tantum o di un progetto di approvvigionamento ricorrente, non sbaglierai mai nell'utilizzo di un modello RFI.
Tutti i fornitori rispondono a RFI?
Non tutti i fornitori risponderanno a una RFI. È importante scrivere RFI dettagliate per aumentare le possibilità che i fornitori ti rispondano.
Qual'è il prossimo
Devi pianificare e realizzare con cura il tuo documento RFI per avere le migliori possibilità di trovare fornitori affidabili. Come in ogni fase di qualsiasi progetto aziendale, una RFI non dovrebbe essere affrettata. Assicurati che la tua RFI sia dettagliata, diretta al punto e concisa. Non essere vago in modo che i fornitori siano incoraggiati a continuare a lavorare con te.
Se hai difficoltà a trovare potenziali fornitori a cui inviare RFI, possiamo aiutarti. Leelinesourcing è in contatto con centinaia di fornitori all'ingrosso, quindi CONTATTACIe noi ti aiuteremo.
