Che cos'è una richiesta di preventivo (RFQ)

Nel mercato competitivo di oggi, gli articoli sono progettati, valutati e quotati per garantire che abbiano il giusto mix di funzionalità per ogni persona che li acquista. I siti Web possono indicare quanto costerà la loro soluzione, ma gli acquirenti seri chiederanno sempre un preventivo per ottenere una cifra più precisa.

Ora ti chiedi cos'è RFQ e se è vantaggioso per te? Lavorando con centinaia di scenari e clienti in qualità di esperti di approvvigionamento e con un decennio di conoscenza degli appalti, siamo fiduciosi nella nostra capacità di assistervi nella scoperta della migliore fonte per qualsiasi prodotto specifico. 

Questo articolo ti aiuterà a scrivere un'eccellente richiesta di offerta e a completare l'intera procedura e i criteri di valutazione con il minimo sforzo.

Che cos'è una richiesta di preventivo?

La richiesta di offerta (RFQ) è un processo in cui un'azienda chiede a fornitori e venditori di fare offerte su prodotti o servizi specifici che desiderano acquistare o vendere. Di solito è una domanda sul prezzo di ciò che sai di volere.

Tuttavia, una richiesta di preventivo di solito include più del prezzo delle cose. Può anche includere informazioni specifiche sul progetto e le sue esigenze. Di conseguenza, quando qualcuno chiede un preventivo, deve sapere tutto sul prodotto o sul progetto.

Per ottenere un preventivo migliore rispetto ad altre società, è necessario fornire quante più informazioni pertinenti possibile. Un altro motivo per chiarire le quotazioni dei prezzi è che potrebbero essere utilizzate per motivi legali.

Quando dovresti utilizzare la richiesta di preventivo (RFQ)?

Se stai pensando di utilizzare una richiesta di preventivo (RFQ) per acquistare beni o servizi, devi sapere quando questo processo è adatto a te. Quando è necessario utilizzare un processo di richiesta di offerta:

• È necessario acquistare beni o servizi complessi o tecnici.
• Devi acquistare beni o servizi da un nuovo fornitore.
• La quantità di beni o servizi di cui hai bisogno è significativa.
• Hai tempo per condurre una valutazione più dettagliata dei fornitori.

Quando invii una RFQ, i fornitori ti comunicheranno i loro prezzi e quanto bene possono soddisfare le tue esigenze. Come risultato di questo metodo, puoi confrontare i fornitori e scegliere quello migliore per la tua attività. Meglio avere un modello prefabbricato per inviarli tutti. Guarda quale risponde velocemente. Significa che preferisce fare affari prima. Tuttavia, attendi 24 ore per inviare un messaggio di follow-up. 

4 Tipi di richieste di offerta

Esistono quattro tipi di richieste di offerta e il periodo di preparazione dell'offerta nel processo di richiesta di offerta è fondamentale.

1. Offerta aperta:

Un'offerta aperta è una RFQ in cui tutte le parti possono vedere le risposte a un preventivo. Le forniture possono apportare modifiche alle offerte presentate. Rendere pubblici i prezzi può incoraggiare una maggiore concorrenza tra i fornitori. In questi scenari, ricevi molte offerte dalla più bassa alla PIÙ ALTA. Chiedi informazioni sulla loro qualità durante la selezione di offerte a basso prezzo. 

La RFQ potrebbe essere messa a disposizione di tutti i potenziali offerenti. Meglio pubblicizzare l'offerta sul tuo sito Web poiché molti fornitori lo scopriranno. Eppure annunciate anche le vostre offerte sui Marketplace. 

2. Offerta sigillata:

La RFQ è aperta a tutti gli offerenti qualificati che utilizzano un'offerta sigillata. L'acquirente vede le risposte dopo che tutte le offerte sono state archiviate. Le offerte sigillate sono più affidabili delle offerte aperte. Potrebbe non essere così buono per i venditori poiché potrebbero non essere così guidati.

3. Offerta invitata:

Le offerte qualificate devono essere mantenute private per garantire un risultato equo. La migliore pratica è terminare l'offerta alla data di scadenza e aprire tutte le offerte. Nel frattempo analizza le offerte e prepara le tue richieste campione. Organizza le loro informazioni di contatto per inviare messaggi di follow-up. 

4. Asta inversa:

In un'asta inversa, i venditori sono tenuti a presentare le loro offerte più basse. Quando nessun fornitore soddisfa l'obiettivo di prezzo specificato, un'asta inversa può essere utilizzata come seconda fase nel processo di selezione della richiesta di offerta.

Processo di richiesta di offerta in 5 passaggi

Passaggio 1: fase di preparazione del documento di richiesta di offerta

Inizia la tua richiesta di offerta raccogliendo i documenti necessari. Per assicurarti di aver coperto tutte le basi, ottieni feedback dagli stakeholder interni su ciò di cui hanno bisogno. Questo dovrebbe includere cose come:

Definizione degli articoli necessari, comprese le specifiche esatte

• Specifiche per la consegna
• Le quantità
• Modalità di pagamento
• La tecnica di valutazione proposta
• Tempistica per il processo decisionale e la procedura di revisione
• Condizioni del contratto vincolante
• Criteri predefiniti per la presentazione
• Criteri di qualificazione minimi
• Crea un elenco fornitori

La richiesta di offerta potrebbe essere resa disponibile a tutti i potenziali offerenti. 

Passaggio 2: Invia richiesta di offerta

La richiesta di offerta deve fornire istruzioni chiare e una scadenza per la presentazione. Concedi a un offerente un tempo sufficiente per rispondere. I termini e le condizioni dell'acquirente devono essere allegati ai modelli di richiesta di offerta. Ogni potenziale fornitore deve essere in grado di porre domande e ottenere spiegazioni. 

Passaggio 3: ricevere risposte e analizzare i risultati

Le offerte qualificate devono essere mantenute private per garantire un risultato equo. La migliore pratica è terminare l'offerta alla data di scadenza e aprire tutte le offerte.

Step4：Scegli il fornitore più redditizio in termini di pagamento.

Scegli l'offerente che offre il prezzo più basso per i prodotti o servizi specificati soddisfacendo tutti i criteri di selezione. Potrebbero essere necessarie una procedura di chiarimento e piccole discussioni per ottenere il risultato desiderato. La transazione non è completa fino alla firma del contratto.

Step5: Informare i fornitori che non hanno successo dopo il processo di approvvigionamento

Informare le restanti offerte che l'appalto è stato aggiudicato. Ringraziali per il loro tempo; potresti averne bisogno di nuovo in futuro.

Lettura suggerita: I 7 migliori modi per utilizzare Alibaba RFQ

Richiesta di preventivo vs. Richiesta di proposta

Molte persone che lavorano nel settore business-to-business inviano e ricevono richieste di proposte e preventivi quando parlano con persone che desiderano acquistare i tuoi prodotti e servizi.

La distinzione principale è l'obiettivo tra il processo RFQ e RFP. Una richiesta di offerta viene inviata quando sai quale prodotto o servizio desideri e ne hai bisogno prezzi. UN richiesta di proposta viene offerto quando la situazione è più complessa e si desidera considerare molte variabili diverse dal prezzo prima di selezionare.

Le proposte includono quale strategia/caratteristiche sta offrendo. Come ti aiuterebbero nei tuoi affari. La richiesta di proposte viene spesso utilizzata prima e poi la richiesta di quotazione per il prezzo finale. 

I vantaggi di una richiesta di preventivo (RFQ) 

Ci sono diversi vantaggi nell'utilizzo di una richiesta di offerta nel processo di approvvigionamento:

1. Una richiesta di offerta può aiutarti a ricevere offerte competitive dai fornitori interessati. Filtrate i fornitori interessati agli affari. Come un primo passo nel processo di filtrazione. 

2. Una richiesta di offerta può aiutarti a controllare i fornitori in base alla loro capacità di soddisfare i tuoi requisiti specifici.

3. Una richiesta di offerta può aiutarti a identificare eventuali problemi con un fornitore prima di stipulare un contratto.

4. Una richiesta di offerta può aiutare a proteggere la tua azienda dalla contraffazione dei prezzi costringendo i fornitori a competere sul prezzo.

5. Una RFQ può essere utilizzata come strumento di negoziazione per ottenere le migliori condizioni possibili da un fornitore. Negozia sul prezzo o sulla quantità/qualità e anche su qualsiasi servizio extra. È sempre meglio cercare qualcosa in più. 

Come scrivere documenti RFQ?

Quando si scrive un documento di richiesta di offerta, è essenziale essere chiari e concisi quando si descrive il prodotto o il servizio da realizzare. 

1. La richiesta di offerta deve riguardare:

• Obiettivi
• Termini di pagamento
• Quantità richieste
• Orario di lavoro stimato
• Lunghezza del progetto
• Termini e condizioni contrattuali
• Requisiti per la presentazione del preventivo
• Scadenze
• Criteri di valutazione
• Processo di aggiudicazione e chiusura

2. Inviare la richiesta di offerta a diversi fornitori.

Nella fase successiva, delineerai un elenco di altri fornitori affidabili con cui hai lavorato in precedenza. Inviare il documento RFQ a tutte le parti interessate dopo aver raccolto tutte le informazioni di contatto. In anticipo, crea una FAQ per evitare domande ripetitive. Incorpora strumenti e procedure amministrative per assistere il processo di offerta e revisione.

3. Ottieni e controlla feedback.

Ispezionare e rivedere tutti gli invii. Può sembrare semplice, ma potrebbe essere un passaggio cruciale e dispendioso in termini di tempo nell'intero processo rfq. Guarda quali prezzi e qualità stanno offrendo in quale quantità. Verifica se hanno MOQ o termini di pagamento. Filtrali e chiudine solo alcuni nella tua decisione finale. Avvisare tutti i fornitori dopo il ricevimento e la valutazione.

4. Scegliere il miglior fornitore

Dopo aver analizzato tutte le richieste, ciascun fornitore deve soddisfare i requisiti di valutazione o presentare l'offerta più bassa. Firma il contratto definitivo dopo aver selezionato il venditore vincitore e ringraziato tutti i partecipanti.

Esempi per RFQ 

Richiesta di preventivo dell'Agenzia Internazionale per le Energie Rinnovabili (IRENA) è un gruppo di paesi che lavorano insieme per aiutare i paesi a passare alle energie rinnovabili. IRENA ha anche molti importanti documenti, politiche e materiali didattici. Nel maggio 2021, IRENA ha pubblicato una Request for Proposals (RFP) per i fornitori di servizi di consulenza per aiutare con compiti specifici, come consultare le parti interessate e creare un manuale con consigli pratici. Il documento contiene molte informazioni sul progetto, comprese le date esatte, i termini e le condizioni di assegnazione e i criteri di valutazione.

Come devo inviare una richiesta di offerta?

Esistono diversi modi per inviare una richiesta di offerta. Puoi farlo tramite e-mail, fax o posta. Puoi anche utilizzare un modulo online o un modello di richiesta di offerta. 

Quando si redige la richiesta di offerta, includere tutte le informazioni pertinenti necessarie al fornitore selezionato per fornire un preventivo accurato. Consiste in una descrizione dettagliata delle vostre esigenze, specifiche o quantità e della vostra scadenza. L'invio di una richiesta di offerta può sembrare un sacco di lavoro, ma vale la pena ottenere il miglior prezzo per la tua attività.

Domande frequenti sulla richiesta di offerta

Conclusione

È uno dei modi migliori per gli acquirenti per saperne di più sui prodotti e servizi dei fornitori e ottenere maggiori informazioni sui loro prezzi e termini di pagamento. È fondamentale per le piccole imprese sapere come eseguire correttamente il processo di richiesta di offerta. Questa relazione potrebbe durare anni, quindi è fondamentale trovare il fornitore giusto per la tua attività. Per entrambi, questa amicizia deve essere mantenuta.

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