Como escrever um pedido de informações （RFI）

Um RFI é o primeiro passo no processo de aquisição para garantir uma transação comercial justa e de alta qualidade com outras empresas. Assim, as empresas enviam um Pedido de Informação a potenciais fornecedores quando necessitam de um parceiro de confiança.

Mas o que exatamente é uma Solicitação de Informações e por que é importante?

Como um experiente especialista em sourcing, enviamos centenas de RFIs em nossa carreira de uma década. Assim, sabemos exatamente como escrever RFIs que garantem respostas dos fornecedores. 

Este artigo explicará por que e como você deve preparar um documento RFI para seus projetos. Continue lendo!

O que é um pedido de informação?

A solicitação de informações também é conhecida como RFI. Uma empresa usa este documento para solicitar informações detalhadas por escrito de potenciais fornecedores. Um RFI é a primeira parte de todos os processos de aquisição. É usado principalmente para solicitar informações para decidir o que fazer em seguida para um projeto específico.

Obter informações relevantes de diferentes provedores em potencial permite que uma empresa compare RFIs. Ter mais fornecedores para comparação facilita saber qual é o fornecedor mais adequado para o projeto.

Por que os profissionais usam pedidos de informação?

Os profissionais usam o RFI para perguntar detalhes e fazer perguntas específicas a uma empresa sobre os produtos e serviços que eles fornecem. É frequentemente usado em pesquisas de mercado e é a primeira parte de todo processo de aquisição.

Alguns profissionais da informação que solicitam em uma RFI são: 

• Experiências do fornecedor para projetos semelhantes
• Dúvidas sobre o serviço oferecido pela empresa fornecedora 
• Um cronograma para quando eles podem fornecer serviços para o projeto
• O processo de gerenciamento de projetos do fornecedor

Os profissionais costumam usar um modelo RFI regular. Um modelo RFI é útil para projetos de aquisição recorrentes. Isso torna mais fácil para as equipes de compras encontrar perfis de fornecedores adequados para projetos semelhantes no futuro. Eu mantenho meu modelo de RFI no google docs e apenas copio e colo para enviar a todos os fornecedores. Basta fazer uma pequena mudança para se adequar à situação. 

Como funciona um RFI?

Aqui estão as quatro etapas do processo RFI: 

- Um comprador desenvolve um RFI.

RFI é um documento escrito que fornece um processo padronizado para encontrar informações específicas. Aqui, o comprador faz perguntas concisas ou detalhes aos fornecedores em um formato claro. Se o documento inicial for criado em Word, um Conversor de Word para PDF é usado para finalizar o arquivo. Uma RFI permite que o fornecedor entenda facilmente as necessidades do comprador. 

- Um fornecedor responde à RFI.

Os compradores costumam atribuir um prazo para que os fornecedores respondam à RFI. Os compradores comparam as respostas coletadas da RFI entre si. Esta etapa ajuda as empresas a decidir qual fornecedor e serviços melhor se adequam ao projeto. 

- O comprador analisa as respostas do fornecedor.

Após o prazo, a empresa revisa a resposta RFI enviada por cada fornecedor. O comprador busca informações gerais sobre cada empresa e possíveis conflitos que possam surgir ao trabalhar com elas. Esta parte trata de pesquisar as informações básicas dos fornecedores. Eu verifico essas informações em bancos de dados disponíveis publicamente, como números de licença e dados de registro de sites do governo. 

A revisão das respostas do fornecedor ajuda o comprador a decidir qual resposta RFI deve seguir para a próxima etapa.

- O próximo passo no processo de aquisição: processo de RFP

Depois de escolher um fornecedor dentre os fornecedores apropriados, o comprador segue para a RFP, a Solicitação de Proposta.

Leitura sugerida: Solicitação de proposta（RFP）

Benefícios de usar a solicitação de informações

Um pedido de informação pode proporcionar diferentes benefícios para uma empresa. 

Ao trabalhar com projetos de compras recorrentes, os compradores sempre podem retornar aos fornecedores em potencial que encontraram usando modelos RFI. Outros benefícios do uso do RFI são:

• A RFI mostra aos fornecedores que há concorrência no seu negócio. 

A coleta de respostas de RFI faz com que os fornecedores percebam que há concorrência para o seu negócio. Elaborar um RFI faz com que seu projeto pareça mais desejável. Também dá aos fornecedores a urgência de serem receptivos para serem escolhidos para a proposta. Também aumenta a confiança entre fornecedor e comprador. Como o comprador está solicitando RFI, ele leva a sério a condução dos negócios, não apenas uma pessoa aleatória solicitando cotações. 

• Você obtém uma visão geral detalhada de cada fornecedor. 

As RFIs permitem que os compradores se comuniquem diretamente com os fornecedores. Em comparação com as informações disponíveis para exibição pública na Internet, as respostas dos fornecedores ao seu documento RFI serão muito mais confiáveis. Isso garante que você obterá o serviço que os próprios fornecedores prometeram que poderiam fornecer.

Como escrever um pedido de informação (RFI)？

Existem muitos modelos de RFI de projeto disponíveis online. Mas, forneceremos a você um modelo de solicitação de informações simples, mas eficaz, para iniciar o processo de aquisição do seu projeto. Aqui estão o que você deve incluir em sua RFI:

 1. Visão geral

Você deve fornecer o contexto do seu negócio no documento RFI. Escrever dessa maneira incentivará os fornecedores a tentar ser seu parceiro em potencial ativamente. Ele também permitirá que eles saibam se podem fornecer soluções disponíveis para suas necessidades atuais ou não.

Lembre-se, nos negócios, as empresas constroem relacionamentos para gerar lucro. Os fornecedores precisam perceber que sua proposta na próxima etapa pode beneficiá-los, assim como pode beneficiá-lo. Forneça suas credenciais para cada fornecedor em potencial e aumente suas chances de obter respostas. 

 2. qualificações

Nesta parte do formulário de solicitação de informações, forneça aos fornecedores os detalhes específicos dos serviços que você está procurando. Forneça uma comunicação clara sobre os produtos, serviços e métodos de entrega que você deseja alcançar. A resposta nesta parte se tornará o principal fator em sua tomada de decisão. Portanto, preste muita atenção a esta parte do documento de modelo de informações. 

Se você fizer bem essa parte, terá uma comparação detalhada de cada resposta que receber. 

 3. Informação requerida

Nesta parte do modelo de solicitação de informações, colete informações sobre a credibilidade, capacidade, controle de qualidade etc. do fornecedor. Faça perguntas específicas. As respostas a essas perguntas o ajudarão ainda mais a tomar decisões informadas como comprador. Algumas pessoas perguntam sobre o número da licença comercial para verificar novamente seus registros nos bancos de dados públicos. Ele também fornece a data de registro, o que significa que quanto mais velhos forem, mais confiáveis ​​serão. 

 4. Expectativas de resposta

Anote também suas expectativas de resposta em seu modelo RFI. Dê aos fornecedores tempo suficiente para responder, mas não se esqueça de definir um prazo. Se você for usar um critério de avaliação, indique-o nesta parte, para que os fornecedores saibam o que você está procurando. 

Você também pode adicionar uma cláusula de confidencialidade aqui como parte dos anexos incluídos.

7 dicas para enviar uma solicitação de informações

1. Estude bem seu projeto

O primeiro passo para enviar uma RFI é entender seu projeto primeiro. Conheça cada detalhe do seu projeto e preencha as lacunas em suas informações. Você não poderá declarar adequadamente suas necessidades aos fornecedores se não souber quais são. 

Além disso, ter uma descrição sólida do seu projeto garantirá aos fornecedores que trabalhar com você valerá a pena.

      2. Formule perguntas cruciais 

Faça perguntas relevantes para o seu projeto em seu documento RFI. Aqui estão algumas dicas para ter em mente ao formular perguntas:

• Seja específico. 

Antes de fazer sua pergunta, forneça contexto sobre a qual parte do projeto a pergunta está relacionada. Não adicione linhas de bluff e palavras desnecessárias em seu modelo. Seja preciso e cuidadoso ao usar as palavras.

• Fornecer documentos comprovativos. 

Se você precisar de imagens para esclarecer suas dúvidas, não hesite em incluir os documentos anexos em sua RFI. 

    3. Siga o formato adequado

Alguns fornecedores fornecem seu modelo de solicitação de informações que esperam que os clientes em potencial usem. Antes de enviar uma RFI genérica, certifique-se de que as empresas não tenham primeiro o formato esperado. Ou então, seu RFI pode ser ignorado por fornecedores rigorosos. 

    4. Revise seu documento RFI

Revise criticamente todo o modelo RFI e certifique-se de incluir tudo o que deseja saber. Faça as perguntas necessárias, mas da mesma forma, certifique-se de não fazer perguntas que você mesmo possa responder. Verifique a estrutura, gramática e clareza do seu documento. 

Fazer isso irá apresentá-lo como um negócio confiável e profissional. 

    5. Envie sua consulta

Após certificar-se de que seu documento inclui e solicita todas as informações necessárias, envie sua RFI. Alguns fornecedores definem intervalos específicos para consultas em andamento que desejam que você use ao enviar sua consulta. Portanto, certifique-se de respeitar o intervalo solicitado. Não envie uma pergunta sempre que tiver uma pergunta. Compile as perguntas em uma consulta e envie-as no momento apropriado.

   6. Gerenciar consultas de RFI em andamento

Tenha um plano para gerenciar suas consultas RFI. Alguns fornecedores responderão imediatamente e outros não responderão nada. Os fornecedores também podem fazer perguntas de acompanhamento. Certifique-se de ter um plano para todos os cenários possíveis para que o processo de RFI do seu projeto ocorra sem problemas. 

    7. Responda às perguntas no prazo e com detalhes

Quando os fornecedores enviam perguntas tentando esclarecer algo, não demore muito para responder. Se você fizer isso, os fornecedores podem perceber seu atraso como não profissional. Lembre-se de sempre escrever em detalhes e com grande detalhe. A imprecisão pode resultar em falta de comunicação que pode ser prejudicial para um projeto. 

Exemplo de RFI

Digamos Nike precisa de projetos ODM de fornecedores na China. Então, eles decidiram enviar uma RFI para vários fornecedores chineses que eles conhecem.

Aqui estão as informações que eles precisam incluir em seu RFI.

Visão geral da empresa: Neste exemplo, a Nike menciona que eles precisam de novos designs de tênis para sua coleção de fim de ano. 

Qualificações: A Nike declara suas necessidades exatas dos fornecedores. Digamos que eles precisem de dez novos designs de sapatos. Eles incluem isso no documento RFI para que os fornecedores saibam qual é o serviço que a empresa espera deles.

Questões: Neste exemplo, a NIKE pode fazer perguntas aos fornecedores como:

• Atualmente, você tem designs de marca própria para sapatos disponíveis? 
• Quanto tempo é o seu tempo de espera para os Estados Unidos? 
• Quantos pares de sapatos você pode produzir em um dia?

expectativas: Neste exemplo, a Nike pode anexar os critérios para os designs de calçados que eles precisam. Ou também podem anexar critérios para o fornecedor que estão procurando. 

Perguntas frequentes sobre um pedido de informações

Qual é o próximo

Você precisa planejar e elaborar cuidadosamente seu documento RFI para ter a melhor chance de encontrar fornecedores confiáveis. Como em todas as etapas de qualquer projeto de negócios, uma RFI não deve ser apressada. Certifique-se de que seu RFI seja detalhado, direto ao ponto e conciso. Não seja vago para que os fornecedores sejam incentivados a continuar trabalhando com você.

Se você estiver tendo problemas para encontrar fornecedores em potencial para enviar RFIs, podemos ajudar. Leelinesourcing está em contato com centenas de fornecedores atacadistas, então Contacte-nos, e nós o ajudaremos.