O que é uma solicitação de cotação (RFQ)

No mercado competitivo de hoje, os itens são projetados, precificados e cotados para garantir que tenham a combinação certa de recursos para cada pessoa que os compra. Os sites podem fornecer quanto custará sua solução, mas os compradores sérios sempre pedirão uma cotação para obter um valor mais preciso.

Agora você quer saber o que é RFQ e se é benéfico para você? Trabalhando com centenas de cenários e clientes como especialistas em sourcing experientes e com uma década de conhecimento em compras, estamos confiantes em nossa capacidade de ajudá-lo a descobrir a melhor fonte para qualquer produto específico. 

Este artigo o ajudará a redigir uma excelente RFQ e a concluir todo o procedimento e os critérios de avaliação com o mínimo de esforço.

O que é um Pedido de Cotação?

A solicitação de cotação (RFQ) é um processo no qual uma empresa solicita que fornecedores e vendedores façam ofertas em produtos ou serviços específicos que desejam comprar ou vender. Geralmente é uma pergunta sobre o preço do que você sabe que quer.

No entanto, um pedido de cotação geralmente inclui mais do que o preço das coisas. Também pode incluir informações específicas sobre o projeto e suas necessidades. Como resultado, quando alguém pede uma cotação, precisa saber tudo sobre o produto ou projeto.

Para obter uma cotação melhor do que outras empresas, você precisa fornecer o máximo de informações relevantes possível. Outra razão para esclarecer as cotações de preços é que elas podem ser usadas por motivos legais.

Quando você deve usar a solicitação de cotação (RFQ)?

Se você está pensando em usar uma solicitação de cotação (RFQ) para comprar bens ou serviços, precisa saber quando esse processo é adequado para você. Quando você deve usar um processo de RFQ:

• Você precisa comprar bens ou serviços complexos ou técnicos.
• Você precisa comprar bens ou serviços de um novo fornecedor.
• A quantidade de bens ou serviços que você precisa é significativa.
• Você tem tempo para realizar uma avaliação mais detalhada dos fornecedores.

Quando você envia uma RFQ, os fornecedores informam sobre seus preços e como eles podem atender às suas necessidades. Com esse método, você pode comparar fornecedores e escolher o melhor para o seu negócio. Melhor ter um modelo pré-fabricado para enviar todos eles. Olha qual responde rápido. Isso significa que ele prefere fazer negócios mais cedo. No entanto, aguarde 24 horas para enviar uma mensagem de acompanhamento. 

4 Tipos de RFQs

Existem quatro tipos de RFQs, e o período de preparação de propostas no processo de RFQ é crítico.

1. Lance aberto:

Uma licitação aberta é uma RFQ onde todas as partes podem ver as respostas a uma cotação. Os fornecedores podem fazer alterações em suas propostas apresentadas. Tornar os preços públicos pode encorajar mais competição entre os fornecedores. Nesses cenários, você obtém muitos lances do menor ao MAIS ALTO. Pergunte sobre sua qualidade ao selecionar lances de baixo preço. 

A RFQ pode ser disponibilizada a todos os licitantes em potencial. Melhor anunciar o lance em seu site, pois muitos fornecedores o descobrirão. No entanto, você também anuncia seus lances nos Marketplaces. 

2. Proposta Selada:

A RFQ está aberta a todos os licitantes qualificados usando uma oferta selada. O comprador vê as respostas depois que todos os lances são arquivados. Os lances selados são mais confiáveis ​​do que os lances abertos. Pode não ser tão bom para os vendedores, pois eles podem não ser tão motivados.

3. Proposta convidada:

As propostas qualificadas devem ser mantidas em sigilo para garantir um resultado justo. A melhor prática é encerrar a licitação na data de vencimento e abrir todas as ofertas. Analise os lances enquanto isso e prepare suas solicitações de amostra. Organize suas informações de contato para enviar mensagens de acompanhamento. 

4. Leilão Reverso:

Em um leilão reverso, os vendedores são solicitados a enviar seus lances mais baixos. Quando nenhum fornecedor atinge a meta de preço especificada, um leilão reverso pode ser usado como a segunda etapa do processo de seleção da RFQ.

Processo de RFQ de 5 etapas

Etapa 1: Fase de preparação do documento RFQ

Comece sua RFQ reunindo os documentos necessários. Para garantir que você cobriu todas as bases, obtenha feedback das partes interessadas internas sobre o que elas precisam. Isso deve incluir coisas como:

Definição dos itens necessários, incluindo especificações exatas

• Especificações para entrega
• quantidades
• Condições de pagamento
• A técnica de avaliação proposta
• Cronograma para a tomada de decisão e o procedimento de revisão
• Condições do contrato vinculativo
• Critérios predefinidos para envio
• Menor critério de qualificação
• Criar uma lista de fornecedores

A RFQ pode ser disponibilizada a todos os potenciais licitantes. 

Passo 2: Enviar RFQ

A RFQ deve fornecer instruções claras e um prazo de envio. Dê tempo suficiente para um licitante responder. Os termos e condições do comprador devem ser anexados aos modelos de RFQ. Todo provedor em potencial deve ser capaz de fazer perguntas e obter explicações. 

Passo 3: Receba respostas e analise os resultados

As propostas qualificadas devem ser mantidas em sigilo para garantir um resultado justo. A melhor prática é encerrar a licitação na data de vencimento e abrir todas as ofertas.

Passo 4: Escolha o fornecedor mais lucrativo em termos de pagamento.

Escolha o licitante que oferece o menor preço para os produtos ou serviços especificados, atendendo a todos os critérios de seleção. Um procedimento de esclarecimento e pequenas discussões podem ser necessários para obter o resultado desejado. A transação não está completa até que o contrato seja assinado.

Passo 5： Informar os fornecedores malsucedidos após o processo de aquisição

Informar as restantes propostas que o contrato foi adjudicado. Agradeça-lhes por seu tempo; você pode precisar deles novamente no futuro.

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Pedido de Cotação vs. Pedido de Proposta

Muitas pessoas que trabalham na área business-to-business enviam e recebem solicitações de propostas e orçamentos quando conversam com pessoas que desejam comprar seus produtos e serviços.

A principal distinção é o objetivo entre o processo de RFQ e RFP. Uma RFQ é enviada quando você sabe qual produto ou serviço deseja e precisa do preços. UMA Solicitação de Proposta é oferecido quando a situação é mais complexa e você deseja considerar muitas variáveis ​​além do preço antes de selecionar.

As propostas incluem quais estratégias/recursos ele está oferecendo. Como eles o ajudariam em seus negócios. A solicitação de propostas geralmente é usada primeiro e, em seguida, a solicitação de cotação para o preço final. 

Os benefícios de uma solicitação de cotação (RFQ) 

Há vários benefícios em usar uma RFQ no processo de aquisição:

1. Uma RFQ pode ajudar a garantir que você receba propostas competitivas de fornecedores interessados. Você filtra quais fornecedores estão interessados ​​no negócio. Como um primeiro passo no processo de filtração. 

2. Uma RFQ pode ajudá-lo a verificar os fornecedores com base em sua capacidade de atender aos seus requisitos específicos.

3. Uma RFQ pode ajudá-lo a identificar possíveis problemas com um fornecedor antes de firmar um contrato.

4. Uma RFQ pode ajudar a proteger sua empresa da manipulação de preços, forçando os fornecedores a competir em preço.

5. Uma RFQ pode ser usada como uma ferramenta de negociação para obter os melhores termos possíveis de um fornecedor. Negocie preços ou quantidade/qualidade e até mesmo qualquer serviço extra. É sempre melhor procurar algo extra. 

Como escrever documentos de RFQ?

Ao escrever um documento de RFQ, é essencial ser claro e conciso ao descrever o produto ou serviço que precisa ser feito. 

1. A RFQ deve abordar:

• Objetivos
• Termos de pagamento
• Quantidades necessárias
• Horas de trabalho estimadas
• Duração do projeto
• Termos e condições contratuais
• Requisitos de envio de cotação
• Prazos
• Critério de avaliação
• Processo de premiação e fechamento

2. Envie a RFQ para diferentes fornecedores.

Na próxima fase, você descreverá uma lista de outros fornecedores respeitáveis ​​com os quais já trabalhou. Envie o documento RFQ para todas as partes interessadas após coletar todas as informações de contato. Com antecedência, crie um FAQ para evitar consultas repetitivas. Incorporar ferramentas e procedimentos administrativos para auxiliar o processo de licitação e revisão.

3. Obtenha e verifique o feedback.

Inspecione e revise todos os envios. Pode parecer simples, mas pode ser uma etapa demorada e crucial em todo o processo de rfq. Veja qual preço e qualidade eles estão oferecendo em qual quantidade. Veja se eles têm qualquer MOQ ou quaisquer condições de pagamentos. Filtre-os e feche apenas alguns deles em sua decisão final. Notifique todos os fornecedores após o recebimento e avaliação.

4. Escolhendo o melhor fornecedor

Após analisar todos os envios, cada fornecedor deve cumprir os requisitos de avaliação ou entregar o lance mais baixo. Assine o contrato final após selecionar o fornecedor vencedor e agradecer a todos os participantes.

Exemplos para RFQ 

Solicitação de cotação da Agência Internacional de Energia Renovável (IRENA) é um grupo de países que trabalham juntos para ajudar os países na transição para as energias renováveis. A IRENA também possui muitos documentos, políticas e materiais educacionais importantes. Em maio de 2021, a IRENA lançou uma Solicitação de Propostas (RFP) para prestadores de serviços de consultoria para ajudar em tarefas específicas, como consultar as partes interessadas e fazer um manual com conselhos práticos. O documento contém muitas informações sobre o projeto, incluindo datas exatas, termos e condições de atribuição e critérios de avaliação.

Como devo enviar uma RFQ?

Existem algumas maneiras diferentes de enviar uma RFQ. Você pode fazer isso por e-mail, fax ou correio. Você também pode usar um formulário online ou modelo de RFQ. 

Ao redigir sua RFQ, inclua todas as informações pertinentes que o fornecedor selecionado precisa para fornecer uma cotação precisa. Isso consiste em uma descrição detalhada de suas necessidades, especificações ou quantidades e seu prazo. Enviar uma RFQ pode parecer muito trabalhoso, mas vale a pena obter o melhor preço para o seu negócio.

Perguntas frequentes sobre RFQ

Conclusão

É uma das melhores maneiras de os compradores saberem mais sobre os produtos e serviços dos fornecedores e obterem mais informações sobre seus preços e condições de pagamento. É uma obrigação para as pequenas empresas saberem como executar o processo de RFQ corretamente. Esse relacionamento pode durar anos, por isso é fundamental encontrar o fornecedor certo para o seu negócio. Para ambos, essa amizade deve ser mantida.

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