Os serviços de aquisição e fornecimento são essenciais para o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Esses são dois processos de negócios cruciais.
Aquisição e sourcing são dois departamentos separados que trabalham juntos para adquirir suprimentos para uma empresa.
Embora ambos os departamentos recebam suprimentos, eles trabalham de maneira diferente. Saber como os dois diferem pode ajudar os departamentos apropriados a se coordenarem com mais eficiência.
Você pode então garantir que sua empresa adote as estratégias certas para melhorar o sourcing versus o procurement.
Qual a diferença entre sourcing e procurement? Ao longo deste artigo, examinaremos as diferenças entre sourcing e procurement.
Com nosso agente de compras na China, você conhecerá as principais diferenças entre os dois.
O que é Sourcing?
Sourcing envolve identificar as necessidades de negócios e encontrar novos fornecedores.
Além disso, consiste em desenvolver uma rede de fornecedores alternativos. Seus recursos dependerão do nível de detalhe que você pode dedicar ao fornecimento.
Compreender as necessidades de uma empresa de sourcing é o primeiro passo no processo de sourcing. Em seguida, os gestores de sourcing estabelecem uma lista de fornecedores ideais e qualificados.
Após avaliação de todos os fornecedores, a empresa entra em contato com potenciais fornecedores e solicita mais informações sobre matérias-primas.
Além disso, eles pedem aos fornecedores que enviem uma cotação.
Quando a equipe de sourcing tem as informações certas, elas restringem suas opções e assinam contratos com os fornecedores certos.
É assinado um acordo com o fornecedor que melhor atende às necessidades da empresa. A partir daí, a empresa passa a estabelecer relações saudáveis com o fornecedor.
Processo de Sourcing
- Seleção de fornecedores
- Avaliação dos custos do fornecedor
- Obter informações do fornecedor
- Avaliação de fornecedores iniciais
- Pesquisa e desenvolvimento de fornecedores
- Análise de orçamento e definição de metas
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O que é aquisição?
Aquisição é todo o processo de aquisição de bens e serviços de fornecedores.
Muitas empresas utilizam softwares especializados de gestão de compras , como o Jira, para gerenciar essas atividades com eficiência. O Jira Procurement permite que tarefas como aprovação de solicitações, comunicação com fornecedores e acompanhamento de contratos sejam otimizadas em um local centralizado.
Um pedido de compra é dado ao fornecedor com base no contrato de fornecimento. Dessa forma, uma empresa pode garantir a entrega de bens e serviços e o pagamento pontual.
Aquisição refere-se a qualquer coisa que ajude uma empresa a comprar mercadorias. Se não houver uma estratégia sólida de compras, é difícil obter os produtos essenciais.
A capacidade de uma empresa de gerenciar todos esses processos de forma eficaz lhe confere uma vantagem ao longo do tempo. O planejamento estratégico pode ajudar uma organização a crescer. Além disso, cada etapa do processo pode funcionar em harmonia.
Processo de procuração
- Atividades de compras e sourcing estratégico.
- Gestão e negociação de fornecedores.
- Garantia de qualidade do fornecedor
- Escolhendo os produtos e serviços certos.
- Emissão de ordens de compra.
- Acompanhamento de recebimentos de materiais.
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Sourcing & Procurement: A Diferença Chave
Ambos tratam do fornecimento de materiais de que as empresas necessitam para gerir os seus negócios.
O processo de fornecimento simplifica a aquisição. O Sourcing fornece à organização uma lista dos fornecedores necessários. Em contraste, a aquisição lida com a aquisição dos suprimentos necessários para operar o negócio.
Eu ENTENDI DE PERTO o mecanismo de trabalho de ambos. O sourcing dá uma vantagem de fornecedores confiáveis e ganha os negócios.
O processo de fornecimento ocorre antes da aquisição. Envolve a identificação de fornecedores. Esse processo também coleta informações de fornecedores e produtos.
Encontrar o equilíbrio certo entre preço e margem de lucro é fundamental para o fornecimento estratégico. Em comparação, o processo de compras envolve buscar informações sobre produtos, comprá-los e entregá-los.
Uma estratégia eficaz é necessária para uma aquisição bem-sucedida.
O departamento de compras garante que a empresa receba todos os produtos e materiais de que precisa. Enquanto isso, o sourcing os torna disponíveis.
O departamento de sourcing assina o contrato com o comprador em termos e condições específicos. Ao contrário disso, o suprimento garante que a entrega seja confirmada de acordo com o pedido.
Uma equipe de sourcing acompanha os fornecedores alternativos enquanto uma equipe de compras monitora as datas de entrega e a qualidade. A equipe de sourcing procura fornecedores com preços mais baixos.
Ele permite que as empresas selecionem fornecedores econômicos de acordo com sua adequação para economizar dinheiro. Facilita relacionamentos de longo prazo com os fabricantes.
Por outro lado, as compras prestam atenção aos suprimentos de que necessitam. Envolve a aquisição de um produto ou serviço e liberação de pagamentos após a entrega.
As duas funções normalmente funcionam juntas, mas nem sempre é esse o caso.
Encontrar e avaliar fornecedores nem sempre exige uma equipe de compras. Os departamentos de compras podem gerenciar fornecedores indiretos. Além disso, devem garantir que os processos de aquisição de TI sejam eficazes e que os investimentos em tecnologia sejam otimizados para o alcance dos objetivos gerais.
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Como coordenar Sourcing & Procurement?
O sucesso de uma cadeia de suprimentos depende de uma comunicação eficaz. No entanto, esta é uma das maiores áreas de melhoria. Os departamentos de compras e compras podem enfrentar problemas de comunicação.
Já enfrentei grandes problemas como atrasos de material, recebimento de material errado, etc. É melhor COMUNICAR no prazo e obter resultados efetivos.
O sourcing requer dados de aquisição para garantir que a empresa trabalhe com fornecedores adequados.
Em contrapartida, o setor de compras exige estatísticas de fornecimento para prever gastos com precisão e reduzir custos.
Portanto, os profissionais de compras e o departamento de compras devem estar em comunicação. Você colherá os benefícios dessas equipes coordenando bem. Os recursos obrigatórios incluem:
Melhorando a comunicação
A coordenação adequada envolve uma comunicação eficaz entre as equipes de sourcing e procurement. Uma coordenação eficaz pode alcançar resultados positivos.
Quando a coordenação entre as equipes de compras e de fornecimento é boa, não há espaço para erros. Além disso, ter um plano de comunicação de crise garante que quaisquer desafios imprevistos sejam resolvidos de forma rápida e eficaz.
Impulsione a produtividade
Comunicação imprevisível e falta de coesão prejudicam a produtividade. Manter uma atitude profissional é essencial para aumentar sua produtividade.
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Quais são os melhores métodos de e-sourcing e e-procurement?
Um processo de eSourcing é usado para identificar e aprovar eletronicamente as necessidades de aquisição.
O uso de plataformas de e-Sourcing potencializa o processo de licitação.
No eSourcing, todos os processos de sourcing são conduzidos eletronicamente, e licitações, cotações e propostas de vários fornecedores são coletadas e processadas.
Prefiro eSourcing porque trabalho remotamente. Enquanto estou em meu escritório na CALIFÓRNIA, a equipe de sourcing faz tudo. Economiza tempo e dinheiro.
Em contrapartida, o eProcurement começa com o próprio contrato. O eProcurement consiste em gerenciar o processo de compras eletronicamente e garantir a conformidade.
A aquisição eletrônica é muito parecida com a aquisição manual, mas muito mais rápida.
As empresas agora têm que lidar com muitos fornecedores e compras. O e-sourcing tornou-se uma parte essencial da aquisição estratégica para as empresas.
O método de e-sourcing envolve a coleta das informações abaixo.
RFI – Pedido de Informação
Normalmente, o processo de sourcing online começa com solicitações de informações detalhadas (RFIs). Questionários de pré-qualificação (PQQs) são comumente usados para esse fim.
Os licitantes são obrigados a enviar RFIs ou PQQs antes de serem convidados publicamente para um evento de licitação.
O eSourcing salva todos os dados, permitindo que você localize rapidamente os detalhes do fornecedor e saiba mais sobre seus lances. Para entrar na sua sessão de eSourcing, os fornecedores devem enviar seus questionários para sua aprovação.
Isso ajuda você a identificar possíveis licitantes que podem não ser apropriados.
RFQ – Solicitação de Cotação
As solicitações de cotação (RFQ) podem ser úteis ao fazer uma licitação para determinar o preço de mercado atual.
Usando sua plataforma de eSourcing, você pode enviar RFQs para fornecedores que preencheram RFIs anteriormente. As cotações são úteis para definir pontos de partida para sessões de eSourcing.
A utilização deste sistema é benéfica para empresas com orçamentos rigorosos e propostas não complexas.
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RFP - Solicitação de Proposta
Solicitações de propostas podem ser preferíveis a RFQs. Normalmente, essa solicitação é para um documento detalhando a relevância da proposta para o projeto.
As RFPs descrevem como os fornecedores fornecerão os serviços especificados. Um benefício importante é que a RFP pode ser hospedada em uma plataforma de eSourcing.
As perguntas da RFP são compartilhadas em um espaço colaborativo, permitindo comparações mais simples entre as respostas.
Como as RFQs não são tão complexas quanto as RFPs, muitas empresas as preferem.
e-leilão
Depois de obter cotações de fornecedores, você pode considerar um eAuction. Os licitantes competem por contratos por meio de eAuctions dinâmicos e competitivos.
É comum utilizar eAuctions para encontrar o melhor preço disponível no mercado.
Em contraste, um ciclo de eProcurement é semelhante a um ciclo de aquisição tradicional.
Durante o processo de aquisição, existem várias etapas:
Produtos de necessidades do cliente
O processo de compra começa identificando ou antecipando o que o cliente deseja.
Para determinar a necessidade, eles contam com documentos eletrônicos. Por exemplo, requisição de compra, verificação de parada e rotinas de reordenamento.
Aprovação de compra
Várias etapas podem estar envolvidas nesta fase com base no tamanho e na natureza da compra.
Compras de pequeno valor são permitidas através de sistemas de compras eletrônicas ou softwares de compras digitais, sem necessidade de aprovação.
Submissão Eletrônica
Algumas organizações usam envios eletrônicos, enquanto outras dependem de correio ou fax para liberação de material.
A utilização da troca eletrônica de dados (EDI) pode reduzir o tempo de entrega do ciclo de pedidos.
Usando o software de compras
A compra e venda de bens e serviços pode ser feita online com software de compras.
O software de compras oferece ferramentas digitais e automatizadas para a tomada de decisões. O software de compras eletrônicas facilita a conclusão de todos os processos de compras. A incorporação de um software de faturamento eletrônico pode otimizar ainda mais seus processos de compras, automatizando a emissão de faturas, garantindo a conformidade e reduzindo erros manuais.
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Perguntas Frequentes
Qual a importância do processo de compras na cadeia de suprimentos?
As operações de negócios estão intrinsecamente ligadas à gestão de compras e cadeia de suprimentos.
Essas duas funções não podem ser separadas. A aquisição eficaz desempenha um papel vital no sucesso de qualquer empresa.
As cadeias de suprimentos não podem funcionar sem problemas se a aquisição for ignorada ou vice-versa.
Portanto, a aquisição é ainda mais importante.
Vale a pena reduzir custos na cadeia de suprimentos?
O custo de sua cadeia de suprimentos geralmente infla o preço de venda de um produto ou serviço.
Custos mais baixos são repassados aos clientes. O lucro líquido dobrará quando os custos da cadeia de suprimentos forem reduzidos de 9% para 4%.
Aumentar os lucros sem aumentar as vendas é o grande atrativo da redução de custos em uma cadeia de suprimentos.
Portanto, é crucial focar na redução de custos da cadeia de suprimentos.
O que significa fonte dupla?
Essencialmente, o dual sourcing está trabalhando com mais de um fornecedor para o mesmo produto.
Dois fornecedores são usados para a mesma matéria-prima, produto, serviço ou componente.
Como o fornecimento duplo envolve trabalhar com várias empresas, geralmente é mais econômico.
Além disso, o dual sourcing facilita os processos de sourcing. O fornecimento duplo deve ser justificado para gerenciar riscos e simplificar processos.
As empresas usam uma abordagem de fonte dupla para reduzir o risco de optar por uma única fonte.
No entanto, os gerentes de compras tomam uma decisão consciente de buscar uma fonte única.
Qual software de aquisição e fornecimento está disponível?
No mercado, uma variedade de software está disponível para aquisição e fornecimento.
Com a fácil integração de dados do QuickBooks , essas soluções de software podem agilizar e impulsionar todo o seu processo de compras.
Além disso, você pode receber relatórios em tempo real sobre suas compras.
Escolher o software certo para gerenciar seu sourcing é, no entanto, uma escolha crítica. Portanto, faça sua escolha com cuidado.
Se precisar de ajuda para fazer sua escolha, você pode fazer perguntas padrão ao seu fornecedor, como quantidades mínimas de pedido, requisitos e qualidade do material.
Como os processos de compras podem ajudar a gerenciar as cadeias de suprimentos?
Uma etapa importante na cadeia de suprimentos é o processo de aquisição.
Você pode otimizar o processo de compras e a cadeia de suprimentos escolhendo os melhores fornecedores e negociando os melhores contratos.
Consequentemente, o tempo e os custos de produção diminuirão.
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Considerações finais
Como parte de uma cadeia de suprimentos bem-sucedida, o fornecimento e a aquisição andam de mãos dadas.
Um sem o outro não tem o mesmo impacto. A cadeia de suprimentos funciona adequadamente quando ambos estão disponíveis.
Com o avanço da tecnologia, as empresas agora estão adquirindo materiais por meio de serviços eletrônicos. A estratégia de fornecimento eletrônico e a aquisição economizam tempo e esforço das empresas.
Além disso, ajuda a reduzir custos, agilizar os relacionamentos com fornecedores e melhorar a manutenção de registros.
